• Uriel B. Soto Becerra

10 maneras fáciles de llevar a cabo una reunión Lean



Trato de aplicar el "pensamiento esbelto" en todos los aspectos de la vida, no sólo en el trabajo y ciertamente no sólo en los proyectos de construcción (si alguna vez me conoces en persona, pídeme que te diga cómo manejo la lista semanal de la compra de mi familia). Al tratar de inspirar el pensamiento esbelto en otros, los animo a que escojan algo que les moleste - no importa lo que sea - y que a partir de ahí trabajen hacia atrás. La meta es hacer la vida más fácil reduciendo el desperdicio y/o agregando valor; encontrando maneras de simplificar el proceso acelerando o eliminando los pasos y las entregas siempre que sea posible.


He aquí un ejemplo de la vida real. Las reuniones en el sitio me molestan. A menudo empiezan y terminan tarde. Por lo general, no hay una agenda - o si la hay, puede ser que no esté estructurada. Las notas de las reuniones y los puntos de acción son borrosos, no se envían a los asistentes a tiempo, y nadie los mira hasta 10 minutos antes de la siguiente reunión (lo que probablemente significa que no se completaron).


Con estos puntos difíciles en mente, cambié la forma en que se llevan a cabo mis reuniones, lo que resultó en mejoras considerables en la eficacia de mis reuniones. La retroalimentación tanto de los clientes como de los compañeros de trabajo fue muy positiva. Los siguientes puntos ofrecen algunas sugerencias prácticas y fáciles de implementar para mejorar sus reuniones:.


1. Indique el objetivo de la reunión

En la parte superior de la agenda de su reunión, indique el objetivo. El objetivo debe responder a lo que estamos allí para discutir, a las soluciones que pretendemos ofrecer y a las decisiones que vamos a tomar. Esto ayuda a reducir el enfoque de la reunión.


2. Asigne tiempo para cada tema de la agenda

Dividir el objetivo de la reunión en puntos de la agenda le permitirá dividir el tiempo de la reunión, permitiendo un número determinado de minutos para cada punto de la agenda. Es poco probable que la reunión se sobrepase porque se ha esbozado para ser más eficiente, y todos tienen claro cuánto tiempo tienen para cada punto.


3. Asigne un cronometrador, un anotador, un facilitador

Si quieres honrar el reloj, necesitarás a alguien que sea responsable de eso. El cronometrador hace un seguimiento del tiempo asignado y documenta el tiempo real utilizado. El anotador es responsable de capturar los elementos de acción y las notas de la reunión y el facilitador está a cargo de la gestión de todo el proceso.


4. Comenzar a tiempo, terminar a tiempo

No esperes a los rezagados, empieza a tiempo. Una vez que la gente se entere de que no los esperas, harán un esfuerzo extra para llegar a tiempo. Respete el tiempo de cada uno cumpliendo con su horario y no permita que los elementos auxiliares o las conversaciones descarrilen su reunión. Utilice un estacionamiento para cualquier tema o cuestión que surja que esté fuera del alcance de la reunión pero que requiera una mayor discusión.


5. Diferenciar las notas de la reunión de las acciones

"Quién dijo qué" es diferente de "quién necesita hacer qué para cuándo" - querrás que tu anotador haga un seguimiento por separado de ambos para que la diferencia sea clara y no se pierdan los elementos de acción.


6. Asigne responsabilidades y una fecha de vencimiento para las acciones

Las cosas que necesitan ser atendidas, contestadas, aprendidas o seguidas deben ser asignadas a personas específicas. Documente estas acciones con el nombre de la persona responsable. A medida que se identifique cada uno de ellos, aclare e indique la fecha de entrega prevista.


7. Articular el objetivo de la próxima reunión

Cuando termine esta reunión, establezca su plan para la siguiente. Articula el objetivo ahora, con todos en la sala para que estés de acuerdo y se manejen las expectativas.


8. Establezca la hora, la fecha, el facilitador, el anotador y el cronometrador para la próxima reunión.

Cuanto más trabajo haga aquí para poner las cosas en piedra para su próxima reunión, más fácil será para todos. Rote los roles para que tenga diferentes personas manejando diferentes partes en cada reunión. Esto también ayuda a crear empatía por los roles dentro del equipo.


9. Realice una rápida evaluación Plus/Delta de la reunión

Tómese un minuto o menos al final para realizar un Plus/Delta. Plus = lo que estuvo bien; Delta = lo que necesita cambiar/estarse mejor. Pregunte: ¿nos hemos mantenido en el camino? ¿Empezamos y terminamos a tiempo? ¿Cumplimos nuestro objetivo? ¿Aclaramos los siguientes pasos? ¿Participaron todos? ¿Se aprovechó bien este tiempo? ¿Qué podemos hacer para mejorar este proceso para la próxima reunión? Anote los más y los menos en las actas de la reunión.


10. Complete las notas de la reunión en vivo y envíelas inmediatamente después

Debido a que ha capturado las actas de la reunión, notas y elementos de acción a medida que se producían, el documento final está listo para ser distribuido al final de la reunión. Tómese unos minutos para revisar las actas, añada más detalles si es necesario y envíelas. Los asistentes recibirán las actas mientras la reunión aún está en marcha y los elementos de acción están claramente definidos. Todos conocen la fecha y el objetivo de la próxima reunión y quién necesita lograr qué antes de dicha reunión.


En el espíritu de la mejora continua, sé que nunca "terminaré" de hacer cambios en este proceso y cada nueva reunión produce algún pequeño detalle que hace que la siguiente sea mejor. La retroalimentación que he recibido me dice que estoy en algo y espero que se sientan inspirados a mirar sus reuniones y cómo podrían hacerlas más eficientes. Haga clic aquí si desea una copia de mi plantilla de agenda de la reunión.



Fuente:

https://leanconstructionblog.com/10-Easy-Ways-to-Run-a-Lean-Meeting.html


Acerca del Autor

Keyan Zandy es un líder reconocido en la industria de la Construcción Esbelta que ha hablado tanto a nivel nacional como internacional sobre el tema de la Construcción Esbelta y varios otros temas. Su experiencia como orador incluye presentaciones en los 15 y 18 Congresos de LCI, y hará una presentación sobre el tema "Utilización de Herramientas y Metodologías Lean en Pequeños Proyectos" en la Convención Anual de AGC 98 en Las Vegas en marzo de 2017.

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