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CARACTERÍSTICA – Este fabricante brasileño pudo lograr mejoras significativas en sus procesos en solo una semana gracias a kaizen.

Palabras: Claudio Marcelo Macedo y João Marcos Linares

 

En solo cinco días, como parte de su segunda Kaizen Week, Tilibra, fabricante de notebooks y organizadores personales, logró mejoras superiores al 50% en varios indicadores comerciales, entre ellos el número de defectos, el cumplimiento del plan de producción y el OEE.

Estos son algunos de los resultados que lograron:


Todos estos resultados impactaron directamente en el flujo de producción, reduciendo el número de paradas de los equipos y el tiempo muerto del operador, en la seguridad y en la calidad de los productos. Esto fue posible gracias al compromiso de los participantes en la elaboración de un Value Stream Map, que sirvió para identificar los principales obstáculos del proceso y las oportunidades de mejora que generaron. Dichas mejoras se alinearon con el plan de acción que se ejecutó durante la Semana Kaizen. En el transcurso de los cinco días, se hicieron 71 sugerencias, abordando mejoras en equipos, procesos, calidad, 5S y planificación, y 52 se implementaron de inmediato.


Tilibra opera en un nicho de mercado extremadamente estacional: la demanda de libretas y organizadores personales no es muy alta entre marzo y noviembre, pero crece de manera exponencial a fines e inicios de año, durante la transición entre años escolares. La empresa quiere estar preparada para esa estacionalidad, de modo que pueda satisfacer el aumento de la demanda que se produce cada año. Por lo tanto, buscaron alternativas, tanto culturales como técnicas, que les ayudaran a alejarse del modelo de producción forzada y servir mejor a sus clientes. Pronto apareció Lean Thinking como el mejor modelo de gestión.


Para su primera etapa en Lean Thinking, Tilibra se familiarizó con el concepto de "oficina ajustada", es decir, la aplicación de la reducción en entornos administrativos. El presidente de la empresa se mostró, desde el principio, muy entusiasmado con la perspectiva de utilizar lean en los departamentos administrativos de Tilibra. Sin embargo, decidieron comenzar con un piloto en el área de manufactura, con la idea de aprender más sobre los principios para luego aplicarlos en la oficina.


Primero querían alcanzar la madurez en sus operaciones de fabricación. Entonces, organizaron dos Semanas Kaizen: la primera fue un kaizen piloto, cuyos resultados positivos fueron suficientes para impulsar a la organización y alentarla a sumergirse en la segunda etapa con confianza. Esa segunda Semana Kaizen fue un testimonio de la madurez que la organización ha podido alcanzar después de solo unos meses trabajando con Lean: fue más fluida que la primera y condujo a los resultados impresionantes que mencionamos anteriormente.


Entonces, aquí hay algunos consejos y lecciones aprendidas que a Tilibra le gustaría compartir con la Comunidad Lean, sobre cómo hacer que una Semana Kaizen sea un éxito.


Consejo #1: Una Semana Kaizen requiere disciplina

Llevar a cabo una Semana Kaizen requiere la total dedicación y compromiso de todos los participantes. Es vital que todos se concentren en los objetivos definidos en el A3, participando activamente en las discusiones sobre las contramedidas y en su implementación. Por supuesto, esto significa que las personas deben estar abiertas al cambio que seguirá a las mejoras. Un buen indicador del compromiso durante la Semana Kaizen es la capacidad del equipo para ceñirse a la agenda: ¿estamos llevando a cabo acciones de acuerdo con lo que planeamos? ¿Estamos respetando el cronograma que establecimos? Responda estas preguntas para asegurarse de que está aprovechando al máximo su Semana Kaizen.


Consejo #2: Todo comienza con el liderazgo

Una condición previa para el compromiso es que el liderazgo encabece la iniciativa. Sin la participación activa de los líderes y su esfuerzo por incorporar a todos, la participación del personal de primera línea será limitada. Los líderes son responsables no solo de la planificación de la semana, sino también de compartir los resultados obtenidos durante la Semana. ¡Todos en la organización deben saber que se está llevando a cabo una Semana Kaizen!


Consejo #3: El secreto es la objetividad

La simplicidad es la esencia del Pensamiento Lean y, por extensión, de una Semana Kaizen. Muchas veces, nuestros esfuerzos de mejora se estancan en acciones innecesariamente complejas y se atascan en cuestiones burocráticas. Esto dificulta el trabajo de mejora y, en la mayoría de los casos, nos impide alcanzar los resultados que esperamos. Lo que hace que una Semana Kaizen sea un éxito es su objetividad. Cuando esté presentando mejoras o cambios que queremos hacer, trate siempre de ser lo más directo posible, dejando en claro a todos lo que se debe hacer y cuándo. Y no olvides que usar más imágenes y menos palabras es la manera de hacer las cosas más fáciles de entender e implementar.


Consejo #4: La Semana Kaizen refleja tu cultura lean

No puedes ver una Semana Kaizen simplemente como unos pocos días de mejora. ¡Es mucho más que eso! Trabajar durante una semana entera con un enfoque en kaizen tiene que ser una experiencia única que promueva una inmersión completa en la cultura lean. De esta manera, es posible garantizar que se realicen más mejoras y se inicien más proyectos en diferentes áreas de un negocio en el futuro, tal es la promesa de yokoten . No lo olvides: la base de lean está en pensar antes de actuar y en ir a ver . Una Semana Kaizen debería ocurrir con una inversión mínima y una participación máxima. Practica el “trystorming”, trabaja duro y ensúciate las manos.


Consejo #5: ¡Diviértete!

Al final del día, la gente necesita divertirse durante una Semana Kaizen. Necesitan poder olvidarse de sus problemas personales, dejar atrás los teléfonos inteligentes y los correos electrónicos, y conectarse verdaderamente con el trabajo y con sus compañeros. Si la Semana Kaizen se siente como una carga para ellos, como algo que tienen que hacer, algo anda mal. Cree un entorno positivo para que las personas puedan ser felices durante toda la semana, celebrar cada resultado que se logre y llegar a un punto en el que no puedan esperar a que suceda la próxima semana kaizen.

 

SIGUE APRENDIENDO

Tilibra ha organizado dos Semanas Kaizen hasta la fecha. Aunque el primero ya había sido un gran éxito, el segundo realmente mostró un gran progreso. Aprendieron la importancia del trabajo en equipo: juntos, analizaron 71 problemas y propusieron contramedidas para tratar de resolverlos, algo que nadie podría hacer por sí solo. Al final, se implementaron el 73% de las contra-acciones diseñadas, el 94% de las cuales requirieron un esfuerzo relativamente pequeño (se utilizó una Matriz de Esfuerzo de Impacto para identificarlas). También aprendieron la importancia de planificar, compartir e involucrar a las personas en las actividades de una semana.


Dividieron la semana en tres etapas: el día 1, brindaron capacitación básica a las personas y les pidieron que comenzaran a buscar posibles mejoras; del día 2 al día 4 se realizaron las mejoras en el gemba; finalmente, el día 5 se celebraron los logros de la semana. Todos los departamentos (producción, mantenimiento, eficiencia operativa, almacén y planificación y control de producción) estuvieron involucrados, y toda la iniciativa se completó con un costo muy bajo.


Vivir con los problemas y luego aprender a verlos a través del Value Stream Map le dio al equipo de Tilibra una idea clara de los procesos y facilitó la identificación de más problemas, garantizando así una mejor alineación a lo largo de la cadena de valor. Finalmente, lograron llevar a cabo estas acciones sin burocracia, abrazando el verdadero espíritu kaizen. Llevar a cabo una Semana Kaizen significa más que simplemente mejorar; significa sumergirse profundamente en una nueva cultura que tiene como núcleo la mejora continua.

 

AUTORES.

Claudio Marcelo Macedo es Gerente de Proyectos en Lean Institute Brasil.




João Marcos Linares es Supervisor de Ingeniería y Coordinador Lean de Tilibra.




TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

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