• Uriel B. Soto Becerra

Cómo la visualización de sus recursos puede conducir a un mejor flujo y a compromisos más confiables


En una oficina, es importante organizar los recursos disponibles y asegurar compromisos confiables en las actividades diarias. Especialmente en empresas con diferentes proyectos, es muy importante tener una visión general fácilmente comprensible de la asignación de recursos del plan de trabajo semanal y del lookahead. En nuestra oficina nos ha costado mucho organizar a los miembros del equipo que trabajan en diferentes proyectos fuera de la oficina. En algunos casos un miembro del equipo no está disponible a corto plazo o hay cambios en los proyectos que afectan a la asignación de personal. En estas situaciones, es necesario evaluar de un vistazo quién está disponible en lugar de revisar todos los calendarios del equipo o preguntar a cada persona uno por uno.


CÓMO VISUALIZAR SUS RECURSOS

La visualización de la programación de la vigilancia de los recursos se puede hacer fácilmente a través de un tablero. La pizarra debe reflejar qué tipo de recursos se necesitan. Esos recursos pueden ser, por ejemplo, su personal, subcontratistas o máquinas. La pizarra debe ser ajustable para reaccionar a los cambios a corto plazo y accesible a todos los miembros del equipo.


Para resolver este problema, revisamos varias herramientas para organizar los recursos humanos. Acabamos utilizando Bit Planner (1) que es una solución basada en los ladrillos LEGO®. El tablero consiste en tres filas de placas montadas en la pared, que representan tres meses. Cada tabla está dividida en columnas que representan un día de la semana. Y cada miembro del equipo tiene su propia línea en el calendario. Los ladrillos de diferentes colores representan diferentes proyectos. La Figura 1 muestra el tablero que se está montando y usando en nuestra oficina.


Figura 1: Tablero de asignación de recursos


COORDINACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

Basándonos en su calendario, encontramos una manera de organizar nuestros recursos. Como tenemos proyectos con fases largas, era importante para nosotros planificar el año siguiente en lugar de sólo tres meses. Por eso nuestra pizarra está dividida en cuatro cuartos (Figura 2), colgada en la pared de nuestra oficina con la posibilidad de rotar los cuartos a medida que se va terminando.


Figura 2: El tablero de recursos dividido en cuatro cuartos


Como se muestra en la Figura 3, las columnas representan las semanas que consisten en cinco días. Cada miembro del equipo tiene una línea de dos knops marcada con un signo con las iniciales al principio de la línea. También codificamos por colores cada proyecto. En el caso de que un miembro del equipo esté en un proyecto durante todo un día, se coloca una piedra 2x1 con el color correspondiente. Si el proyecto es sólo de medio día, se coloca una piedra de 1x1. Además de los colores para los proyectos, las piedras transparentes marcan las vacaciones, el blanco representa las vacaciones y el negro los días de enfermedad. Además, las piedras redondas de 1x1 se utilizan para elementos de actuación especiales (por ejemplo, sesiones de programación de fases, el final del proyecto, etc.) y se colocan encima de las piedras del proyecto.


Figura 3: Detalle de un trimestre dividido en semanas


Organizamos nuestra junta de recursos en colaboración con todo el equipo en nuestra reunión del viernes. Cada miembro del equipo presenta su semana siguiente y dice si necesita apoyo en un proyecto. Después el moderador de la reunión señala las siguientes 3-4 semanas para ver si hay una falta de recursos en algún momento.


Según nuestra experiencia, la junta es muy útil y apoya la asignación eficiente de recursos. Es fácil ver qué persona es responsable de cada proyecto. En el caso de que un miembro del equipo esté enfermo, basta con revisar la pizarra e identificar si algún miembro del equipo no tiene una piedra puesta en ese día en particular. Esto indica cuál de los miembros del equipo está disponible para rellenar.


REFLEXIÓN

El uso del tablero de recursos simplificó notablemente nuestra planificación de recursos. De un vistazo, puedes ver en qué están trabajando tus colegas y si están disponibles. Los proyectos son más tangibles y el tablero es táctil y ajustable, ya que los ladrillos LEGO® son móviles. Con la implementación de este tablero, nunca hemos sobrevendido ni asignado mal nuestro recurso más importante, nuestro tiempo. Con la gestión visual y sin mucho esfuerzo, podemos ver rápidamente todo el cuadro y reasignar nuestro tiempo para manejar cualquier situación.


Referencias:

Bit Planner. (2018). Home. [online] Available at: http://www.bit-planner.com [Accessed 24 Jan. 2018].


Fuente:

https://leanconstructionblog.com/LEGO-Resource-Team-Board.html


Acerca del Autor

Maximilian Weik estudió Gestión e Ingeniería de Bienes Raíces en Stuttgart, Alemania. Después de unos años en desarrollo de proyectos e inversión inmobiliaria para una oficina familiar y como consultor senior para una consultoría de construcción, fundó la empresa PLACE Strategy. Se enfoca en la transformación digital hacia la mejora de lean en diseño y el desarrollo de sistemas personalizados de entrega de proyectos Lean. Por este trabajo fue honrado con el premio alemán de construcción de bienes inmuebles industriales 2018.

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