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Diez consejos para una gran reunión diaria

Si desea que sus reuniones sean productivas y mantengan a sus socios comerciales interesados, es importante establecer prácticas diarias de reunión . Aquí hay 10 consejos diarios para aumentar la productividad de sus reuniones y mejorar la colaboración en el lugar de trabajo.


10 consejos diarios para las reuniones de grupo

  1. Utilice nombres: utilizar nombres en una reunión diaria puede fomentar una sensación de conexión personal y familiaridad entre los miembros del equipo. Dirigirse a los demás por su nombre crea una atmósfera más inclusiva y amigable, promoviendo la comunicación y la colaboración abiertas. También ayuda a construir relaciones más sólidas y una cultura de equipo positiva, ya que las personas se sienten reconocidas y valoradas cuando se usa su nombre.

  2. Comience con una actividad para romper el hielo: Incluir una actividad para romper el hielo en una reunión diaria puede tener varios beneficios. Ayuda a romper el hielo y crear un ambiente más relajado y cómodo, especialmente si los miembros del equipo son nuevos o no están familiarizados entre sí. Los rompehielos pueden fomentar la unión del equipo, mejorar la comunicación y fomentar un sentido de camaradería. También pueden inyectar algo de diversión y energía en la reunión, impulsando el compromiso y estableciendo un tono positivo para el resto de la reunión.

  3. Facilite, no presente: Las reuniones efectivas implican pasar de presentar a facilitar. Mientras que la presentación normalmente implica un 80% de decir y un 20% de escuchar, la facilitación requiere un 20% de decir y un 80% de escuchar. En el contexto de una reunión, el papel del superintendente es crear un espacio donde los socios comerciales puedan discutir abiertamente sus tareas, ubicaciones, limitaciones y su cumplimiento de los compromisos descritos en el Plan de Trabajo Semanal. Un facilitador capacitado hace preguntas pertinentes para extraer información crítica y motiva al equipo a asumir compromisos confiables, promoviendo la responsabilidad y la colaboración.

  4. Sea breve: limite su reunión diaria a 15 a 20 minutos. Esto ayuda a mantener la atención de los participantes y garantiza que la reunión se mantenga centrada en los temas esenciales. Considere usar un cronómetro para ayudar a todos a acostumbrarse al período de tiempo más corto.

  5. Empieza y termina a tiempo: Valorar el tiempo de tus asistentes es crucial. Al comenzar y terminar la reunión puntualmente, fomenta la productividad y demuestra que cumple con sus compromisos.

  6. Sin teléfonos ni distracciones: fomente la participación activa prohibiendo el uso de teléfonos o cualquier otra distracción durante la reunión. Esto asegura que todos estén completamente presentes y atentos a la discusión.

  7. Ponte de pie: retira las sillas del espacio de reunión y haz que todos se pongan de pie. Este simple cambio ayuda a mantener a los participantes interesados ​​y enfocados en los asuntos en cuestión. Sentarse en sillas cómodas puede provocar desconexión y distraer la atención del propósito de la reunión.

  8. Establezca una rutina: anime a los líderes comerciales a responder preguntas específicas durante la reunión diaria. Estas preguntas pueden incluir: ¿En qué estás trabajando? ¿Donde estás trabajando? ¿Cuántas cuadrillas/trabajadores hay en el sitio? ¿Cuáles son sus limitaciones/necesidades? ¿Qué entregas de material se avecinan? Al hacer estas preguntas constantemente, promueve la colaboración y permite una coordinación eficiente entre los oficios.

  9. Manténgase encaminado: sin un enfoque intencional, las reuniones diarias pueden desviarse fácilmente del rumbo. Es importante identificar qué problemas o discusiones no son críticos para el progreso de la reunión. Para maximizar el valor de la reunión, introduzca la siguiente terminología:

 Regla de los Dos Minutos / ELMO: Si un tema se ha discutido durante dos minutos o más, o si se puede resolver fuera de la reunión o sin involucrar a todo el equipo, cualquier participante puede invocar la Regla de los Dos Minutos o ELMO ( Basta, Sigamos ). Esto permite una transición rápida y evita pérdidas de tiempo innecesarias. Como gesto alegre para señalar el final de un tema, considere lanzar en broma un animal de peluche llamado “Elmo” para romper la tensión.

 

El estacionamiento: una vez que se haya invocado la regla de los dos minutos o ELMO, coloque los elementos o temas en “el estacionamiento”. Esto significa anotarlos en una pizarra u otro espacio visible para abordarlos en una discusión separada con las personas relevantes después de la reunión. Esto asegura que los asuntos importantes no se olviden mientras se mantiene el enfoque de la reunión.

 10. Involucre a todo el equipo: para mejorar la productividad, invite al gerente de proyecto, al subgerente de proyecto y/o al ingeniero de proyecto del contratista general a asistir a la reunión. Su presencia puede proporcionar información valiosa y contribuir a resoluciones más rápidas, especialmente para limitaciones que involucran al equipo de diseño o al propietario. Cuando los socios comerciales ven a todo el equipo participando activamente, se fomenta un sentido de propiedad y cooperación.

 

Al implementar estos consejos diarios para las reuniones, puede promover la eficiencia, la colaboración y la responsabilidad en sus reuniones mientras mantiene a sus socios comerciales comprometidos y productivos.

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ACERCA DEL AUTOR.

Keyan es un entusiasta de Lean desde hace mucho tiempo y un defensor con curiosidad sobre cómo los procesos y herramientas Lean pueden mejorar la formación de equipos y el trabajo en equipo en la construcción. Como director ejecutivo de Skiles Group, Keyan es responsable de impulsar el crecimiento corporativo y guiar la dirección estratégica de la empresa, manteniendo al mismo tiempo un doble enfoque en el servicio al cliente y fomentando una cultura empresarial progresista. Con énfasis en el avance tecnológico, la mejora continua y la innovación en la construcción, Keyan lidera el compromiso de la empresa de mejorar los procesos de entrega de proyectos a través de iniciativas de planificación de proyectos Lean Construction y Lean. Es coautor de The Lean Builder: A Builder's Guide to Applying Lean Tools in the Field, que simplifica y articula claramente los beneficios de siete conceptos principales de Lean y los ofrece en un campo altamente identificable y de aplicación inmediata. -de manera amistosa. Keyan también se desempeña como presidente de Smart Safety, una herramienta galardonada de respuesta a emergencias y comunicación de gestión de crisis.


TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

 

 

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