A todos se nos ha encomendado en algún momento de nuestra vida la tarea de enseñar a alguien más sobre algo que conocemos, y ciertamente hay algunos temas que son más emocionantes para los estudiantes que otros. Cuando una materia, como la implementación de herramientas lean, no se entiende fácilmente porque es nueva o diferente de lo que ya se conoce, requiere que el profesor utilice diferentes enfoques. El primer paso para el profesor es entender a su audiencia y decidir qué enfoque funcionará mejor: entrenador, facilitador o capacitador.
Como entrenador, usted hace que el proceso de aprendizaje sea más personal a través de la educación uno a uno o en pequeños grupos. Debe haber igual confianza entre el entrenador y el estudiante, y un fuerte deseo por parte del estudiante de comprometerse a aprender y hacer cambios significativos. Como facilitador, usted ayuda a los grupos a trabajar juntos para lograr los resultados deseados. Usted puede dirigir un equipo a través de la resolución de problemas o conflictos, pero en última instancia su objetivo es preparar al grupo con un conjunto de herramientas para operar por su cuenta. Como capacitador, su meta principal es transferir el conocimiento a un grupo más grande. Es la mejor manera de difundir información sobre las herramientas que se utilizarán en un proyecto. Dicho esto, este puede ser el enfoque más difícil de usar. Usted está combinando muchos estilos de aprendizaje en un salón, y necesitará encontrar una técnica de enseñanza y materiales que atraiga a la mayoría (o con suerte a todos)1.
Soy parte de un equipo dentro de HKS que brinda apoyo a personas y proyectos que están utilizando herramientas y metodologías lean. Diariamente nuestro papel puede cambiar de educador a líder de grupo de apoyo, de consejero a animador, y a veces hasta nos sentimos un poco como anfitriones de un programa de juegos. Somos personas ajenas al equipo central de diseño y construcción que ofrecen orientación y un poco de alivio cómico para que el equipo pase por los momentos difíciles de la vida. Si divides el proceso en cuatro pasos: La fase de recién casados (Juego de Recién Casados), Superando Obstáculos (Pelea Familiar), Reunión en el Medio (Hagamos un Trato), y Alcanzando sus Metas (El Precio es Correcto), es más fácil detenerse y hacer ajustes si algo no está funcionando para el equipo.
Paso uno: La fase de recién casados. Nuestro papel en esta fase es ayudar al equipo a conocerse. El objetivo de un rompehielos no es hacer que las personas se sientan incómodas, sino descubrir quiénes son realmente las personas que están fuera de su rol en el proyecto y crear un terreno común. Puede que tengan trabajos diferentes, pero ambos tienen hijos o comen el mismo sabor de helado. Averiguar qué es lo que los conecta fortalecerá a su equipo y los salvará en el futuro si hay un conflicto. La creación de un conjunto de reglas de la Sala Grande en conjunto establece el tono del comportamiento del equipo. Haga que hacer cumplir las reglas sea divertido, lance un conejo de peluche a alguien si su conversación le está llevando a una madriguera de conejo, y recompense el buen comportamiento. La competencia amistosa para ganar un premio al final de una semana de equipo puede ser algo bueno.
Paso dos: Superar los obstáculos. Cada equipo se topará con un bache en el camino en algún momento del proyecto, nuestro papel es dirigir al equipo en una dirección positiva. Un buen facilitador debe: escuchar y respetar a todos los participantes, observar cómo se sienten las personas, ser asertivo pero no autoritario, ser enérgico y estar comprometido, comprender los diferentes puntos de vista y objetivos del grupo/reunión, estar seguro de que se puede encontrar una solución y tener una posición y perspectiva neutrales. El último punto puede ser el más difícil y puede requerir un cambio de facilitadores. Es importante moderar el flujo de la discusión para sacar a los callados y limitar a los que hablan mucho. Hacer más o menos religiosamente ayudará al equipo a mantenerse en el camino correcto. Siga haciendo lo que está haciendo bien y haga ajustes la próxima vez para mejorar lo que no está haciendo bien.
Paso tres: Reunión en el medio. Todos los miembros del equipo saben cómo hacer su trabajo, su compañía no los emplearía si no fuera así. El equipo debe reconocer a estos individuos como líderes de pensamiento por su disciplina, incluso si no son la persona de mayor rango de su compañía. Cuando se utiliza el Diseño de Valor Objetivo, estos líderes de pensamiento pueden liderar un equipo de innovación o un grupo de clusters, trabajando con otros equipos/grupos para el mejoramiento del proyecto. Nuestro papel aquí es reconocer las averías y ajustarlas antes de que nos encontremos con un obstáculo. ¿Hay algún equipo que esté luchando por alcanzar su objetivo? ¿Hay una falta de asistencia o de compromiso en las reuniones? Intente cambiar quién dirige la discusión de la planificación del pull, póngase de pie y establezca los horarios apropiados en la agenda para revisar su teléfono o correo electrónico. Considere un formato de "citas rápidas" para las sesiones de planificación del "pull" y la lluvia de ideas. Establezca "fechas" de 15 a 30 minutos para la interacción entre el equipo y el grupo, asegurándose de que todos los equipos interactúen.
Paso cuatro: Cumplir con sus metas. Nuestro papel es asegurarnos de que las metas sean claras y estén en la mente de todos los miembros del equipo. Esto se puede hacer a través de una variedad de estrategias de gestión visual. Un ejemplo sería colocar un tablero de seguimiento en la pared con el costo estimado, el costo objetivo, el costo permisible y nuestra brecha con respecto al objetivo. Este método no pretende degradar a un equipo que está luchando por alcanzar su objetivo, sino ayudarles a seguir su meta y animar a otros a ayudar. Adopte un lema de "Estamos todos juntos en esto". A veces las limitaciones del proyecto pueden hacernos sentir abrumados. Es importante recordar nuestro gran propósito y las personas que lo hacen posible. Celebre las victorias, grandes o pequeñas, publicándolas en un tablón de anuncios, llamando la atención especialmente sobre ellas en una reunión o llevando al equipo a cenar.
A lo largo de todo el proceso es imperativo que recuerde y crea que las personas apoyan lo que ayudan a crear. Crear las reglas de participación en un silo, poner barreras y en general mostrar falta de respeto por los demás llevará al fracaso en cada ocasión. Crear un ambiente seguro para el aprendizaje, la colaboración, la experimentación y el crecimiento le dará un mejor resultado del que nunca imaginó.
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Acerca del Autor
Andrea es Vicepresidenta y Diseñadora de Interiores Senior en HKS. Comenzó su viaje Lean hace seis años, e inmediatamente se sumergió en la filosofía de la mejora continua, la estandarización del trabajo y la eliminación del desperdicio para crear valor.
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