Entendiendo la diferencia entre la organización del lugar de trabajo y el mantenimiento del hogar según las 5S
- Areli Alvarez Arteaga
- 2 mar 2025
- 3 Min. de lectura
Un error común es equiparar la organización del lugar de trabajo según las 5S con una simple tarea de mantenimiento, pero ambos tienen propósitos distintos.
5S es un sistema estructurado diseñado para mejorar la eficiencia operativa centrándose en la organización, la estandarización y la mejora continua. Involucra a toda la fuerza laboral en la creación y el mantenimiento de un sistema que optimice el espacio de trabajo para lograr una mejor productividad y flujo.
Por otro lado, la limpieza consiste en mantener la limpieza y el orden mediante tareas rutinarias, generalmente sin un sistema estructurado ni la participación de un amplio equipo.
Si bien ambos contribuyen a un entorno más seguro y organizado, es esencial reconocer que ordenar por sí solo no significa que hayas implementado las 5S.
Una comprensión profunda de esta diferencia es clave para impulsar mejoras en la eficiencia y la seguridad a largo plazo.
Recuerdo haber trabajado en un proyecto en un entorno de oficina en el que el equipo se enorgullecía de mantener todo limpio y organizado. Mi función era ayudarlos a mejorar la eficiencia operativa.
Después de enseñar al equipo, incluido el director, los principios de las 5S, vimos que la eficiencia mejoró en casi un 50%.
Todos los archivos, ya sean físicos o digitales, se organizaban, etiquetaban y colocaban sistemáticamente en el punto de uso. Los archivos del proceso se marcaban como correspondía y los que se completaban se almacenaban según las políticas departamentales.
Un asociado del director compartió cómo, antes de 5S, era difícil encontrar los archivos correctos cuando el director no estaba disponible, aunque la oficina siempre estaba ordenada.
Al principio, el equipo pensó que el sistema 5S era innecesario porque ya mantenían la oficina limpia. Sin embargo, reconocieron su valor después de aprender cómo funciona un sistema 5S: todo está etiquetado, codificado por colores y ubicado de manera que sea fácil acceder a él.
La transformación no se detuvo en los espacios físicos. El equipo utilizó herramientas como SharePoint, OneDrive y OnBase para organizar los archivos electrónicos y hacerlos fácilmente accesibles en menos de 5 segundos.
Estas herramientas ya estaban disponibles, pero fue la estructura de 5S la que las hizo verdaderamente efectivas.
Para sostener estas mejoras, el equipo implementó auditorías periódicas y recorridos Gemba, asegurando una organización y eficiencia continuas en todas las áreas.
En este caso en particular, vemos cómo este equipo reconoció la diferencia entre la organización del lugar de trabajo según las 5S y el mantenimiento del lugar de trabajo. El simple hecho de realizar un mantenimiento adecuado y regular no mejoró la eficiencia. Este equipo necesita un sistema que los ayude a crear una mejor estructura para recuperar archivos físicos o electrónicos.
ACERCA DEL AUTOR.
Alen Ganic
Alen Ganic es coach senior de Lean y Six Sigma en Gemba Academy y cuenta con más de 24 años de experiencia en la transformación de empresas a través del poder de las capacidades de equipo. Reconocido por sus excepcionales habilidades de capacitación, coaching y mentoría, Alen tiene un historial comprobado de impulsar la mejora continua y la excelencia operativa. Antes de unirse a Gemba Academy, Alen ocupó varios puestos clave, entre ellos, gerente regional de mejora continua, ingeniero de mejora continua, gerente de inventario y activos y gerente de operaciones. A Alen le apasiona el coaching, la enseñanza y la mentoría, y se dedica a mejorar las habilidades de las personas e influir positivamente en sus vidas.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
