Esfuerzos de mejora de procesos ágiles
- Areli Alvarez Arteaga
- 2 mar
- 4 Min. de lectura
En los tiempos de escasez actuales, las empresas se ven obligadas a examinar con atención sus inversiones y, por desgracia, los programas de mejora de procesos, como las iniciativas de calidad, suelen estar entre los primeros en eliminarse. Estos programas suelen percibirse como soluciones a largo plazo con beneficios que tardan en materializarse, como reducciones de gastos o aumentos de ingresos.
Además, muchos proyectos de mejora tienden a producir más ahorros blandos (mejoras en eficiencia, tiempo o productividad) que ahorros duros y tangibles (reducciones directas de costos), lo que hace difícil para las empresas justificar estos programas durante períodos de restricciones financieras.
Sin embargo, recortar los programas de calidad por falta de beneficios inmediatos es una actitud miope. La clave para cambiar esta percepción es desarrollar un enfoque más rápido y ágil para la mejora de procesos que acelere la obtención de beneficios comerciales.
Hay tres aspectos críticos para lograr esto:
Mejor desarrollo de enunciados de problemas
Un planteamiento del problema bien definido es la base de una mejora eficaz de los procesos. El enfoque tradicional suele ser demasiado amplio o carece de foco, lo que da lugar a proyectos muy largos con resultados poco claros. Muchas veces, un planteamiento del problema deficiente hará que un proyecto se cancele antes de que esté realmente terminado.
En cambio, las empresas pueden beneficiarse del uso del enfoque Objeto, Defecto, Impacto (ODI):
Objeto: Define el objeto o proceso específico que quieres mejorar.
Defecto: Expresar claramente qué está mal o qué se debe solucionar. Esto se hace con datos cuantificados y lo que Gemba Academy denomina un cuadro de métricas primarias.
Impacto: describa el impacto mensurable del defecto en el negocio (por ejemplo, pérdida de ingresos, mayores gastos). Esto muestra el valor comercial de la mejora y brinda la respuesta a la pregunta "¿y qué?" sobre por qué estas mejoras son importantes.
Al centrar la atención en estos elementos, los equipos pueden concentrarse rápidamente en las áreas clave que conducirán a beneficios más rápidos.
Mayor frecuencia de datos
Esperar a que se disponga de datos mensuales o trimestrales para medir el éxito de un proyecto de mejora de procesos lo ralentiza todo. Para ver los beneficios más rápidamente, los equipos deben centrarse en aumentar la frecuencia de recopilación y análisis de datos.
Ya sea diariamente, cada hora o incluso en tiempo real, obtener comentarios rápidos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) permite a los equipos realizar ajustes informados más rápido y comprender el impacto de sus esfuerzos antes.
Esta mayor frecuencia de datos facilita la detección de tendencias, la prueba de soluciones y la realización de mejoras iterativas sin tener que esperar semanas o meses para saber si una solución funcionó.
Es por eso que los eventos Kaizen funcionan tan bien: tienes acceso a datos inmediatos y puedes ver los resultados de tus esfuerzos inmediatamente.
Centrarse en la causa raíz (regla 80/20)
El principio de Pareto, o regla 80/20, es un método probado a lo largo del tiempo para priorizar las mejoras de los procesos. Normalmente, el 80 % de los problemas se originan en el 20 % de las causas. Concentrar los esfuerzos de mejora en la identificación y el abordaje de estas áreas clave proporciona el camino más rápido hacia los beneficios mensurables.
El uso del análisis de causa raíz para determinar el “qué” y el “dónde” de los problemas de proceso más significativos permite a los equipos centrar sus esfuerzos en las áreas que producirán los mayores y más rápidos beneficios. Este enfoque específico ayuda a las empresas a evitar distribuir demasiado los recursos entre problemas de menor impacto.
En resumen
Para adoptar un enfoque más ágil y centrado en la mejora de procesos, céntrese en tres cosas: mejores enunciados de los problemas, una frecuencia de datos más rápida y la selección de una causa raíz a la vez.
Las empresas pueden acelerar su camino hacia beneficios tangibles y los profesionales de la mejora de procesos demostrarán rápidamente su valor, lo que demuestra rápidamente la relevancia de la mejora de la calidad.
Proteja sus iniciativas de calidad para que no queden en segundo plano durante tiempos financieros difíciles y asegúrese de que las mejoras de procesos sigan generando valor, incluso en el corto plazo.
ACERCA DEL AUTOR.
Juan nudos
Como Master Black Belt de Lean Six Sigma, John tiene más de 30 años de experiencia en excelencia operativa. Trabajó durante 21 años en la Fuerza Aérea de los EE. UU., 11 de ellos como asesor y consultor interno. Lideró iniciativas de estrategia y cambio con Booz | Allen | Hamilton para 18 clientes. Fue asesor y consultor interno para Fortune 100, United Services Automobile Association. Y ha sido un emprendedor individual que ha hecho crecer, escalar y mejorar empresas durante más de 12 años. Además de múltiples certificaciones en gestión de cambios, gestión de proyectos, ágil y tecnología de la información, John tiene una licenciatura en administración, una maestría en gestión de sistemas de calidad y un doctorado en psicología industrial y organizacional.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
