La gestión del tiempo eficaz en la oficina es la forma en la que te preparas para asumir diversas responsabilidades y desarrollar el éxito en cada una de ellas. En otras palabras, aprovechar el tiempo lo máximo posible. Para lograr dicha gestión debes conocer tus habilidades y capacidad en poder demostrar un rendimiento ante las tareas personales, profesionales, así como evitar en lo posible la pérdida de tiempo que –en la mayoría de las veces- se produce de forma involuntaria.
Por ello, si lo que deseas tener un mejor desenvolvimiento en la empresa y específicamente dentro de la oficina, debes tener en cuenta que uno de los factores a disipar deben ser aquellos que te restan y no suman tiempo en tus actividades.
Ladrones de tiempo
Como hemos dicho, diversos son los factores que te restan tiempo y que se cataloga como “pérdida”, ya que podría ser usado en otras actividades. Estos factores, conocidos como ladrones de tiempo se dividen en:
Ladrones de tiempo externos
Llamadas de teléfono inesperadas y extensas: aquellas realizadas por motivos casi insignificantes en tiempo de actividades laborales. Se debe desconectar el teléfono.
Correo electrónico: tener la bandeja del email casi siempre abierta puede resultar beneficioso, sin embargo se ha comprobado que éste a su vez genera pérdida de tiempo, sobre todo por aquellos mensajes de poca importancia que producen distracción. Debes establecer horas específicas para la revisión de los correos (3 veces al día es suficiente).
Reuniones: una reunión es lo más ineficiente que existe. En muchas ocasiones estas son necesarias, pero son muy poco preparadas, por lo que terminan extendiéndose. Lo recomendable es organizar mejor el itinerario de la reunión y hará que sea algo puntual, ganando así tiempo.
Conversaciones: como por ejemplo, las interrupciones de los colegas en la oficina.
La falta de comunicación e información.
Pésima organización de los que te rodean.
Procesos administrativos tediosos.
Ladrones de tiempo internos
Falta de planificación: es importante que al comenzar el día o semanalmente elabores una planificación de lo que será tu jornada diaria.
Objetivos: debes identificar las tareas que más beneficio y valor le aportan a tu jornada, establecer una priorización y límites para cada una.
Malos hábitos: saltar de una tarea a otra puede ser considerado como multitarea, pero ello resta energía y eficiencia en la oficina. Termina y avanza de tarea en tarea.
El perfeccionismo.
Desorden y desorganización.
No saber decir “No”.
El estrés.
No saber tomar decisiones.
Saber agrupar tareas
Agrupar tareas ahorra tiempo. Trabajar de forma más organizada te ayudará a racionar tu energía y evitar confusiones en la jornada laboral, por ello el agrupar tareas o actividades trae consigo resultados positivos que darán muestra de tu eficacia como trabajador y persona.
La recomendación es que organices una lista con todas las tareas que desarrollas en tu jornada diaria: desde la primera revisión del correo electrónico hasta el último chequeo al finalizar el día. Debes tener en cuenta que existen herramientas digitales para organizar estas actividades, sin embargo el uso de un lápiz y papel es el más usado.
Ten presente que no existe manera correcta de realizar esta agrupación, ya que obedece a la subjetividad de cada persona, pues es en la mente de ese individuo que se encuentra la clasificación y priorización de las tareas a realizar.
Tipos de tareas
Tareas importantes
Son aquellas que tienes que hacer hoy como dé lugar, ya que su importancia puede generar repercusiones en el futuro, bien sea positivas o negativas. Por ejemplo, redactar un informe y entregarlo al gerente para que sea aprobada la producción.
Tareas urgentes
Se refiere al tiempo de entrega o límite de realización, por lo que este tipo de tareas ocupa un lugar primero en la lista de priorizaciones. Por ejemplo, llamar a los proveedores para solicitar materia prima antes de que éstos se vayan de vacaciones.
Tareas no importantes
Son aquellas que no manifiestan ningún tipo de consecuencias de no realizarlas en el momento o postergarlas.
Tareas no urgentes
Como hemos mencionado, la urgencia involucra el tiempo y sus límites, si una tarea no posee fecha de entrega o un límite máximo, no es una tarea urgente.
Productividad
La productividad personal hace referencia a los esfuerzos, tiempo dedicado y resultados de una persona en el ámbito laboral. Cuanto menor sea el tiempo empleado para obtener los resultados deseados, se puede hablar de eficacia y productividad.
Reuniones eficientes
Una reunión eficiente garantirá el aprovechamiento del tiempo y su ahorro. Es de mencionar que este término genera algo de rechazo en la sociedad por ser catalogadas como algo “tedioso”, no obstante, son necesarias y para su total comprensión deben ser preparadas con anticipación.
Lo primero que debes preguntarte es si es necesaria la reunión que pautarás, establecer propósitos, invitar a los adecuados, desarrollar y llevar consigo una agenda, establecer lapsos a fin de que no se extienda y una vez dentro de la reunión deben respetarse los valores de puntualidad, derecho a hablar y ser escuchados y una evaluación posterior que defina los errores y las mejoras en cada una de ellas.
Cómo planificaciar tu tiempo
Para desarrollar actividades que concentren eficacia y excelente uso del tiempo es necesario que implementes una planificación diaria y constante: preparación de lista, asignación de prioridades y constancia.
Es por ello que aquí te dejamos algunos pasos a seguir de cinco minutos si quieres reformar tú jornada laborar y ser más productivo:
Comenzaremos desde el final del día laboral. Al culminar, debes cerciorarte de haber cumplido con todas las tareas asignadas en los tiempos especificados. Si queda algo pendiente, anótalo en la lista de mañana.
Visualiza las actividades de mañana. Ver y analizar las reuniones y compromisos del día siguiente para mantener la mente “fresca”.
Determinar el tiempo para cada cita o cada tarea, anexando también el tiempo gastado en situaciones que seguramente aparecerán como la comida, llamadas, correos, etc.
Arma tu listado de acciones y tareas a realizar en orden de priorización.
Define un tiempo para cada una de esas actividades del día siguiente, ese será tu plan de acción por día.
FUENTES:
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
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