Cuando era niño, solía querer ganar a toda costa. Esto es lo que mi padre me enseñó. No llevan la cuenta por nada fue la mentalidad. A medida que he ido creciendo, he ido aceptando que no se trata tanto del resultado final como del viaje para llegar allí y mi hija ha reforzado esto más que nada. Mi hija me ha enseñado a concentrarme siempre en mejorar y si no siempre alcanzamos nuestra meta, o ganamos, entonces está bien siempre y cuando reflexione sobre su progreso, acepte los errores como una forma de aprender y mejorar. Sé que muchos padres tienen un enfoque similar.
¿Por qué es que enseñamos a nuestros hijos la mejora continua pero no enseñamos a nuestros empleados y nos olvidamos de nosotros mismos? Abordamos esta pregunta en BSA LifeStructures los últimos 3 años. Nos hemos dado cuenta de que hay tres componentes de la mejora continua que son igualmente importantes:
1. Liderazgo
2. Metodología
3. Tecnología
Liderazgo es tener a la cúpula de su organización impulsando la mejora continua. Comenzamos con una mentalidad de "base" y encontramos que esto proporciona una mejora regional pero carece del impacto corporativo general. Al no compartir las mejoras a través de toda la empresa, se empieza a crear trabajo no estándar y empieza a ser contraproducente cuando los equipos de ingeniería o arquitectura tienen que colaborar.
La metodología consiste en decidir cómo hacer una mejora continua. Daré fe de que aquí es donde aprendimos más y pasamos una cantidad de tiempo inadecuada. El no planear cómo hacer la mejora causó frustraciones y retrabajos innecesarios. Aceptamos el hecho de no saberlo todo y hemos adoptado una mentalidad de mejora continua a la forma en que hacemos la mejora continua. Ejemplos de donde hemos mejorado es realmente enfocarnos en grupos más pequeños y enseñarles como entrenar a otros. También hemos cambiado nuestra plataforma tecnológica, de papel a Excel a un software proporcionado por un tercero para apoyar mejor la forma en que capturamos, gestionamos y comunicamos las mejoras.
La tecnología puede definirse como la herramienta que apoya la metodología. El uso del papel para capturar y comunicar las mejoras demostró ser muy efectivo cuando éramos un grupo de 10 personas en un mismo lugar. El papel no era escalable ya que nos comprometimos con otros, especialmente cuando no estaban ubicados en el mismo lugar. Excel demostró ser escalable, pero resultó en una cantidad extraordinaria de trabajo y carecía de las capacidades de reporte y de compartir que necesitábamos. No fue hasta que encontramos una tecnología que apoyaba nuestra metodología que realmente comenzó a hacer clic.
Aprendimos mucho en los últimos tres años. Mirando hacia atrás, aquí hay algunas preguntas clave que usted necesita responder si está buscando iniciar una cultura estructurada de mejora continua en su empresa:
Empiece en pequeña escala, practique en pequeña escala y poco a poco involucre a los demás. La gente no va a cambiar o participar a menos que vean el valor. Trabaje con sus primeros adoptadores y campeones internos para construir éxitos que pueda compartir y usar como plataforma para involucrar a más personas.
Identifique a los campeones internos y entrénelos sobre cómo entrenar a otros.
Defina un sistema o estructura de gestión para la mejora continua. Hay muchas preguntas que tendrá que responder, y tener un plan por adelantado aliviará muchas de las frustraciones.
¿Quiénes participarán? ¿Esto es algo de nivel C o estamos animando a todo nuestro personal?
Cuando se presenta una idea de mejora, ¿a dónde va y cómo llega? Todos hemos escuchado las historias de desconexión asociadas con los buzones de sugerencias, así que tenga cuidado aquí.
¿Cómo se "aprobarán" las ideas de mejora?
¿Cómo compartirá sus mejoras con el resto de su empresa?
¿Cómo incorporará la mejora continua en su cultura?
¿Qué es el éxito? ¿Es el número de ideas presentadas? ¿Es el número de ideas con resoluciones? ¿Es el ahorro de costes, es el ahorro de tiempo, es el compromiso de los empleados o es la seguridad? Estos son importantes y comienzan a formar su mensaje y estrategia para construir la cultura.
¿Qué tecnología va a utilizar para ayudar a apoyar su esfuerzo de mejora continua? Probamos con papel y descubrimos que no era escalable. Excel era una carga para el personal para administrar y mantenerse al día. Encontramos una solución de software que apoyaba o respondía a muchas de las preguntas anteriores. Cada compañía necesitará encontrar su respuesta.
El liderazgo debe ser un participante activo en la mejora continua.
¿No fue mucho más divertido lanzar bolas curvas que preocuparse por los KPI, el ROI y quién gana? La mejora continua es una situación en la que todos ganan, tanto el empleado como la empresa. Volvamos todos a ser niños, donde nos centramos en mejorar cada día.
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Acerca del Autor
Jake es ingeniero de diseño en BSA LifeStructures y es uno de los más firmes defensores de la implementación de Lean en los proyectos de diseño. Jake también ha sido un líder de oficina en la adopción de los principios Lean por parte de la propia firma. Un cinturón amarillo de salud Lean y un cinturón verde de Six Sigma, Jake ya ha creado mejoras medibles usando métodos Lean en proyectos con un contrato integrado, DPI y proyectos tradicionalmente contratados. Jake aporta una perspectiva fresca al diseño mecánico y tiene experiencia en el diseño de instalaciones de atención médica, educación superior e investigación.