¿Quieres una pequeña ayuda para lograr mejores resultados y proyectar un futuro más rentable en tu empresa?
Entonces, continúa conmigo y entérate de los motivos para confiar plenamente en la 5W2H.
¿Qué es la 5W2H?
Quien busca una herramienta de gestión eficaz, no puede prescindir de una 5W2H.
A pesar que el nombre te suene un poco extraño, ese instrumento es muy sencillo de entender y fácil de aplicar.
Y mejor todavía: no importa cuál sea el tamaño de tu negocio, elaborar un plan de acción 5W2H, te acercará a tus metas.
Como verás en este artículo, la metodología ofrece uno de las más completas formulaciones en términos de planificación estratégica.
Es suficiente identificar un problema y construir una tabla 5W2H para guiarte hacia su solución.
La 5W2H es una herramienta de gestión empleada durante la planificación estratégica de las empresas. Su punto de partida es una meta destinada a organizar las acciones y a determinar todo aquello que debe hacerse para alcanzarla.
Es decir, establecer por cuál motivo, por quién, cómo, cuándo y dónde será hecho, además de estimar cuánto costará.
Generalmente presentada en forma de plantilla o tabla, la metodología suele ser utilizada en proyectos para evaluar, acompañar y garantizar que las actividades sean ejecutadas con claridad y excelencia por parte de los involucrados.
Funciona como una especie de guía que permite enumerar paso a paso la estrategia.
No es mera casualidad que representa una excelente alternativa para elaborar un plan de acción, sea cual fuere la necesidad o el problema.
Debido a sus características, se trata de una solución aplicable a todos los tipos de empresas, en las más variadas áreas.
¿Qué significa 5W2H?
Como lo dije antes, el nombre puede asustar al oírlo por primera vez, pero el proceso de la herramienta 5W2H es muy sencillo.
Básicamente, se parte de un problema y se realiza un análisis de cómo enfrentarlo mediante siete preguntas – que son las que originaron el nombre: 5W2H.
Las cinco “uve doble” representan (en inglés): qué (what), por qué (why), dónde (where), cuándo (when) y quién (who).
Las dos “hache” indican: cómo (how) y cuánto cuesta (how much).
Ahora todo tiene más sentido, ¿verdad?
Pero el significado puede mostrarse aún más claro con un ejemplo.
Imaginemos que tu empresa tiene un problema X.
A continuación, te presentamos una explicación del método 5W2H. Este te ayudará a resolver la dificultad con eficiencia:
What?: ¿qué debe hacerse?
Antes que nada es hora de identificar y describir el problema de forma adecuada. ¿Su nivel de gravedad varía durante el año? ¿Las definiciones operacionales son claras? ¿El sistema de medición de resultados es preciso y repetible?
Luego, determina cuál es la meta.
Why?: ¿por qué debe hacerse?
Debe ser presentada una explicación que contribuya a la solución del problema.
Es necesario enumerar los motivos que justifican la la meta.
Where?: ¿dónde debe hacerse?
Si alguna falla aparece en el proceso, ¿en dónde buscar? Una hoja de localización puede echarte una mano para ubicarla.
Por medio de ese diagnóstico es más simple determinar en cuál sector de la empresa será enfrentado el problema en cuestión.
When?: ¿cuándo debe hacerse?
Tú tienes una meta trazada, por lo tanto, será necesario que establezcas cuándo debe llevarse a efecto cada una de las tareas propuestas y también delimitar su duración.
Siendo así, un calendario de acciones es un útil instrumento de apoyo.
Who?: ¿quién debe hacerlo?
Primero, analiza quiénes son las personas vinculadas al problema. ¿Cuáles son los clientes que reclaman? ¿Cuáles operadores presentan dificultades?
Enseguida, asigna quién será el responsable por cada acción prevista para llegar a la meta.
How?: ¿cómo debe hacerse?
En las etapas anteriores definiste casi todo. Aunque, no hay como poner la estrategia en marcha, sin entrar en los pormenores de cómo debe hacerse.
Hay que definir un plan específico para cada acción, de tal forma que la meta inicial sea alcanzada.
How much?: ¿Cuánto costará?
De nada sirve crear un plan fantástico, si no se ajusta a la realidad financiera de la empresa.
Es hora de darle un vistazo a la caja y destinar un presupuesto viable de acuerdo a la meta.
Dependiendo de tu capacidad financiera, habrá que hacer ajustes en los plazos e incluso, en las propias acciones.
La importancia de la plantilla 5W2H
El método 5W2H puede resultar un gran aliado de las empresas que desean crecer y mantenerse activas por un largo período. Y sobretodo, un instrumento que permite proyectar un futuro mejor.
Considerando el actual escenario económico, con un mercado altamente competitivo, el no contar con una planificación estratégica puede generar impactos negativos tanto en tus acciones como en tus procesos.
En consecuencia, se originan perjuicios que podrían haber sido previstos, y además, se reduce la capacidad de competir.
El análisis 5W2H sobresale en relación a las otras metodologías de gestión por ser una herramienta manejable, completa y que optimiza tu tiempo.
De igual forma, es bastante dinámica, permite adaptaciones y modificaciones oportunas, inclusive, después de la implementación de tu plan de acción.
La capacidad de solución de problemas que la 5W2H proporciona puede ser utilizada por cualquier persona enfocada en los negocios o en otro tipo de intereses personales.
De cierto modo, podemos establecer una analogía entre la estructura de la plantilla y el dictado que dice "dividir y conquistar", una vez que la planificación se subdivide minuciosamente en varias etapas.
Luego, hay una comprensión más amplia, facilitando la sistematización y puesta en funcionamiento de las ideas.
Mi empresa es pequeña. ¿Vale la pena usar el método 5W2H?
El gran triunfo de esa metodología es la practicidad con la que se aplica.
Esta cualidad posibilita que las empresas pequeñas, medianas y grandes adopten el método para solucionar un problema o ejecuten algún otro tipo de acción.
De igual manera, no requiere de un equipo técnico especializado en planificación.
Es suficiente tener a alguien que sepa cómo funciona y cómo se desarrolla todo el proceso, que conozca cómo estructurarlo para que garantice el éxito de las acciones.
Aún en emprendimientos individuales, en los que el gestor actúa solo, es perfectamente viable colocar en práctica la 5W2H.
¿Cuál es el mejor momento para usar la herramienta?
De acuerdo con lo que hablamos, una cuestión interesante es que la 5W2H puede ser aplicada en diversas circunstancias, hasta en contextos que no tengan que ver específicamente con los negocios.
¿Quieres saber cómo la herramienta puede cambiar tu vida personal?
Vamos a suponer que tu grupo de amigos y tú decidieron viajar en un feriado cualquiera.
Quien ya se aventuró a algo por el estilo, debe de saber cómo puede ser complicado organizar todos los aspectos, principalmente, el relacionado a los gastos, ¿cierto?
Pero mira, si montas una simple tabla siguiendo ese método, vas a darte cuenta que tendrás un mayor control.
Así, te evitarás problemas y preocupaciones innecesarias.
Si la 5W2H puede ayudarte a realizar un viaje con tus amigos, imagina lo que la metodología es capaz de hacer en beneficio de una empresa.
La herramienta puede ser provechosa para montar un plan de acción dirigido a las más diversas situaciones del negocio.
¿Quieres ejemplos?
Va desde el lanzamiento de un nuevo producto al mercado, hasta la reducción de costos con gastos internos de la empresa tales como energía y agua. Genial, ¿verdad?
Al final de cuentas, el método tiene por objetivo optimizar la planificación de cualquier actividad y, como todos sabemos, puede variar de un negocio a otro, conforme el nicho en que se actúa.
Y si ya estás casi convencido, pero todavía necesitas más sectores en los cuales la 5W2H hace la diferencia, pon atención a algunos de ellos:
Mantenimiento de equipos.
Planificación estratégica centrada en la rentabilidad.
Configuración de un proceso de reclutamiento y selección de colaboradores en el departamento de Recursos Humanos.
Aumento de la productividad, compromiso y motivación de los equipos.
Gerenciamiento adecuado de la la relación con los clientes y su correspondiente expansión gradual.
En resumen: para empezar a usar la 5W2H, es suficiente identificar una necesidad. ¿Cuál es la tuya?
¿Hay una forma ideal de aplicar el método 5W2H?
Recién vimos que la herramienta 5W2H puede aplicarse en distintos escenarios, de acuerdo a la realidad y a la demanda de cada empresa.
Entonces, no hay duda de su relevancia en el ambiente de negocios.
Si bien, ¿será que existe una manera idónea de aplicar el método?
No hay una única fórmula, sino caminos sugeridos.
Por ejemplo, antes que todo, el gestor debe considerar un plan estratégico, el cual incluya las respuestas previamente pensadas acerca de los problemas que desea resolver.
Una buena práctica es contar con la ayuda de los colaboradores en ese proceso.
Pueden participar empleados que están involucrados directa o indirectamente en el problema en cuestión.
Actividades tales como brainstorming resultan excelentes para interactuar con tu equipo y extraer las informaciones necesarias.
Vale destacar que es preciso tener en mente tres tópicos:
El espectro de acciones debe estar siempre relacionado a lo que causa los problemas y no a sus posibles efectos. En otras palabras, intenta crear soluciones duraderas y no paliativas.
El método 5W2H debe implementar soluciones objetivas, ya que así se evitan efectos colaterales que dan margen a una serie de otras acciones correctivas.
Nunca te conformes con la primera buena idea. Intenta buscar visiones diferentes al abordar los contextos que analizas. Este procedimiento aumenta las opciones y también el alcance de la acción.
Cómo elaborar la plantilla 5W2H
Ahora que llegaste hasta aquí, es hora de poner las manos en la masa y saber cómo se hace una plantilla 5W2H.
En primer lugar, no te olvides de especificar cuáles son las verdaderas causas del problema que se ha de resolver, es decir, la meta que debe alcanzarse.
No existe una regla para cada ordenamiento de las etapas/columnas de tu plantilla, sin embargo, lo ideal es que la primera sea “what”, ya que ésta representa la descripción del problema o meta.
Al final, tu plantilla será más o menos parecida al cuadro que te presentamos seguidamente.
Etapa Paso
Pregunta que debe responderse
¿Qué hay que rellenar?
1 ¿What?
¿Qué debe hacerse?
La respuesta no es nada más que la definición del problema o meta que desea obtenerse.
¿Aumentar las ventas? ¿Mejorar la producción?
Asegúrate que la definición sea lo más clara posible, para que todos los involucrados desempeñen sus funciones correctamente.
Al final de cuentas, nadie va a lograr leer tu pensamiento y saber lo que hay que hacer, si tú no lo dices explícitamente.
2 ¿Why?
¿Por qué debe hacerse?
Tras determinar el paso 1, es necesario justificarlo.
¿Por qué debe hacerse? ¿Para resolver el problema o algo más?
Recordando que cuando explicas los motivos concretos de tal procedimiento, los colaboradores tienden a comprometerse con mayor énfasis y trabajar para resolver el problema o llegar a la meta.
Es muy diferente de cuando simplemente se les solicita que desempeñen alguna tarea que no comprenden.
3 ¿Where?
¿Dónde debe hacerse?
En el caso de las pequeñas empresas, sin divisiones en departamentos, se suele omitir esta parte y atribuir el local a la empresa como un todo.
Pero cuando se trata de una empresa más grande, con varios departamentos trabajando en conjunto, es necesario detallar el lugar exacto donde será ejecutada la acción.
4 ¿Who?
¿Quién será el responsable?
¿Recuerdas la primera W de tu plantilla? El cuarto paso es estipular quién va a ayudarte a lograr el objetivo.
Nuevamente, en el caso de las grandes empresas con intenso flujo de personas y acciones, es necesario definir quién será el responsable por cada una de las tareas.
Es importante que estés atento para no asignarle una tarea a alguien que no sea lo suficientemente cualificado para cumplirla. Esto puede perjudicar tu plan de acción más adelante.
Además de puntualizar quién será el responsable por efectuar cada acción, es interesante que expliques quién será beneficiado con su resultado.
Esto mantiene al equipo más comprometido, pues el colaborador sabe y entiende el propósito de su trabajo.
5 ¿When?
¿Cuándo debe hacerse?
Toda buena planificación debe tener un plazo estipulado para la ejecución de las acciones y el alcance de los objetivos.
Y, en el caso de la 5W2H, no sería diferente.
Por tal razón, fija adecuadamente dichos plazos y comunícaselos a los colaboradores.
En resumidas cuentas, a nadie le gusta que le exijan resultados antes de lo previsto, ni trabajar bajo presión.
6 ¿How?
¿Cómo debe hacerse?
Este es el momento de detallar cuál camino hay que seguir para conquistar el objetivo.
Lo ideal es que seas lo más específico posible, con el fin de evitar doble trabajo y fallas durante los procesos.
Si quien hará la acción, tiene experiencia en el asunto y sabe lo que está haciendo, ya es un buen adelanto.
Mas, si la persona no tiene mucho conocimiento, deberás guiarla para que todo se lleve a cabo como planeado.
7 ¿How much?
¿Cuánto costará?
Finalmente, es hora de calcular cuánto costará tu plan de acción para entrar en el terreno de juego.
Esta etapa es muy importante, visto que ayuda a analizar si los recursos que tienes, serán capaces de suplir la demanda de tu plan.
Si no, será necesario realizar ajustes en las etapas anteriores.
Ejemplos
Entonces ¿estás preparado para elaborar tu plantilla 5W2H?
Para darte otra ayudita en esta jornada, separamos algunos ejemplos de aplicación del método.
¡Haz un chequeo!
5W2H para las redes sociales
Las redes sociales están presentes en el cotidiano de prácticamente cualquier persona que posea un smartphone o tenga acceso a internet.
Por lo tanto, una plantilla 5W2H puede ser una buena salida para programar tus acciones en esos canales y alcanzar más fácilmente a tu público.
En el siguiente ejemplo, tenemos un plan de acción para el lanzamiento de un nuevo producto en Facebook:
5W2H para reducir los costos
Conforme mencionamos, el método es estupendo para probar los cambios en la empresa, ya sean estructurales, financieros o del personal.
5W2H para captación de personal
Tener un equipo de colaboradores que sabe desempeñar bien sus funciones es primordial para el éxito de cualquier empresa.
Ahora que ya dominas la herramienta 5W2H, di entonces: ¿cómo anda la presencia de tu empresa en el medio digital?
Si todavía no utilizas tu sitio o blog para capturar leads, te estás perdiendo una gran oportunidad.
Ya sea por medio de una invitación para suscribirse a una newsletter, recibir novedades por correo electrónico o descargar un libro electrónici, es necesario que te esmeres en la página de aterrizaje para ampliar los chances de confirmar las conversiones deseadas.
En ese momento, Klickpages es la herramienta ideal.
Observa los tres pasos básicos para crear la tuya:
Escoge tu modelo: conoce las opciones de alta conversión comprobada mediante pruebas.
Customiza la página: ahora, resta editar los textos, los colores y las imágenes, además de ocultar los elementos que poco o nada contribuyen.
Publica: con todo listo, publica tu propio dominio sin costos adicionales de hospedaje.
Conclusión
¿Viste como la 5W2H es sencilla y también una óptima aliada en el processo de tu planificación estratégica?
Con seguridad, la sigla es mucho más compleja que la propia aplicación de un método tan útil para alcanzar tus objetivos.
Como consejo final, recuerda poner en práctica un diagnóstico empresarial antes de avanzar a la construcción de tu plan de acción.
En suma, por más obvio que parezca, es necesario tener un problema claramente definido para que a partir de allí, se piense en su solución.
Y si tus acciones pasan por el marketing digital, tú tienes en Klickpages un importante aliado con el que puedes contar.
ACERCA DEL AUTOR:
Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®