El poder de las reuniones diarias: cómo construir equipos y proyectos más sólidos
- Areli Alvarez Arteaga
- hace 11 minutos
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Introducción a las reuniones diarias
Al reflexionar sobre los cambios más transformadores que he presenciado en la construcción, las reuniones diarias encabezan la lista. Estas reuniones breves y enfocadas se han convertido en un pilar fundamental de nuestra trayectoria Lean en Skiles Group, ayudándonos a construir no solo mejores proyectos, sino también mejores equipos. En un mundo donde las fallas de comunicación pueden arruinar incluso los planes mejor trazados, las reuniones diarias son el antídoto, ya que fomentan la alineación, la responsabilidad y una cultura de mejora continua.
Por qué son importantes las reuniones diarias
En la construcción, el ritmo es implacable y hay mucho en juego. Cada día trae nuevos desafíos, desde cambios en los horarios hasta restricciones imprevistas. Al principio de mi carrera, vi con qué facilidad los equipos podían desincronizarse. Las entregas fallidas, la duplicación de esfuerzos y los pequeños malentendidos podían convertirse en costosas demoras.
Ahí es donde entran en juego las reuniones diarias. Creamos un entendimiento común de los objetivos y obstáculos del día reuniendo al equipo, los líderes de campo, los socios comerciales y, a veces, incluso a los clientes, para una conversación breve y estructurada. No se trata solo de cumplir con los requisitos; se trata de generar confianza y respeto por las contribuciones de todos.
¿Qué hace que una reunión diaria sea excelente?
Una reunión diaria exitosa es más que pasar lista. Esto es lo que he aprendido que funciona mejor:
Coherencia: Realicen reuniones a la misma hora y en el mismo lugar todos los días. Esta rutina demuestra que la comunicación es una prioridad.
Brevedad y enfoque: Que no dure más de 15 minutos. El objetivo es abordar los problemas clave, no resolverlos todos de inmediato.
Comunicación visual: Use tableros o herramientas digitales para que los planes y las restricciones sean visibles para todos. Ver el flujo de trabajo ayuda a todos a mantenerse alineados.
Diálogo abierto: Fomente todas las voces. Incluso el miembro más discreto del equipo podría detectar un problema que otros pasan por alto.
Orientado a la acción: Concluya con compromisos claros y seguimiento. ¿Quién hace qué y para cuándo?
El lado humano de las reuniones diarias
Uno de mis recuerdos favoritos es de un proyecto en el que el equipo tuvo dificultades para coordinarse. Empezamos a reunirnos a diario y, al principio, nos sentimos incómodos: la gente se mantenía al margen y la participación era mínima. Pero a medida que persistimos, algo cambió. El equipo empezó a abrirse, compartiendo novedades del proyecto, pequeños logros y logros personales. La reunión se convirtió en un espacio para conectar, no solo para coordinar.
Recuerdo a un superintendente que al principio se mostró escéptico. Dijo: «Keyan, no tengo tiempo para otra reunión». Pero después de unas semanas, admitió que las reuniones le ahorraron tiempo al plantear los problemas con anticipación y mantener a todos concentrados. Ese es el poder de hacer de la comunicación un hábito diario.
Impulsando la rendición de cuentas y la mejora continua
Las reuniones diarias son una opción natural para la Construcción Lean porque promueven dos principios fundamentales: el respeto por las personas y la mejora continua. Cuando damos espacio para que todos hablen y escuchen, aprovechamos la sabiduría colectiva del equipo. Los problemas se plantean antes de que se conviertan en problemas; las soluciones provienen de quienes están más involucrados en el trabajo.
También utilizamos reuniones para reforzar la responsabilidad. Los miembros del equipo se comprometen con acciones específicas cada día y, al día siguiente, revisamos el progreso. Este sencillo ciclo de compromiso y seguimiento genera confianza e impulsa los resultados.
Errores comunes y cómo evitarlos
Por supuesto, no todos los equipos adoptan reuniones diarias de la noche a la mañana. Los obstáculos comunes incluyen:
Pérdida de tiempo percibida: A algunos les preocupa que sea solo una reunión más. Yo contrarresto esto demostrando el tiempo que se ahorra al evitar la repetición del trabajo y la falta de comunicación.
Participación inconsistente: Los líderes deben ser un ejemplo de compromiso. Cuando los superintendentes y gerentes de proyecto se presentan, otros los siguen.
Falta de estructura: una agenda simple (qué está planificado, qué obstaculiza y qué se necesita) mantiene las cosas encaminadas.
Si le cuesta conseguir la aceptación, comience con un equipo piloto. Recopile opiniones y ajuste el formato según sea necesario. Celebre los logros rápidos, como la prevención de retrasos o la mejora de la seguridad, y comparta las historias de éxito con toda la organización.
Integrando la comunicación visual
La comunicación visual es un complemento eficaz para las reuniones diarias. Usamos pizarras blancas, notas adhesivas y paneles digitales en nuestros proyectos para hacer visibles los planes, las limitaciones y el progreso. Cuando todos pueden ver el flujo de trabajo, es más fácil detectar cuellos de botella y coordinar las entregas.
Por ejemplo, en un proyecto reciente de atención médica, utilizamos un panel de planificación con código de colores para nuestras reuniones diarias. Cada socio comercial tenía un color diferente y las tareas se movían por el tablero a medida que avanzaban. Esto no solo facilitó ver quién era responsable de qué, sino que también fomentó un sentido de responsabilidad compartida. El equipo pudo identificar rápidamente dónde se necesitaba ayuda y adaptarse en tiempo real.
Tablero de notas adhesivas con plan de extracción
El efecto dominó: cultura y moral
El impacto de las reuniones diarias va más allá de las métricas del proyecto. Sí, vemos menos retrasos y una mejor coordinación. Pero la verdadera magia está en el cambio de cultura. Los equipos que se reúnen a diario están más comprometidos, es más probable que planteen sus inquietudes con anticipación y se involucran más en el éxito mutuo.
He visto a nuevos miembros del equipo encontrar su voz, a socios comerciales colaborar más estrechamente, e incluso a escépticos de larga data cambiar de opinión al ver los beneficios tangibles. Desarrollamos un sentido de pertenencia y un propósito compartido cuando comenzamos el día juntos.
Consejos prácticos para el éxito
Comenzar y finalizar a tiempo: Respetar el horario de todos.
Rotar al facilitador: dar a diferentes miembros del equipo la oportunidad de liderar.
Utilice elementos visuales: haga que la información sea accesible y procesable.
Fomente la franqueza: cree un espacio seguro para recibir comentarios honestos.
Seguimiento: Realice un seguimiento de los compromisos y celebre el progreso.
Conclusión
Las reuniones diarias son una herramienta aparentemente sencilla con un gran impacto. Representan los principios Lean: respeto por las personas, mejora continua y un enfoque incansable en el valor. Si busca fortalecer a su equipo, mejorar los resultados de los proyectos y fomentar una cultura de confianza, comience con la reunión diaria. Es una pequeña inversión que rinde frutos, todos los días.
ACERCA DEL AUTOR. Keyan Zandy, Grupo Skiles
Keyan es un entusiasta y defensor de Lean desde hace mucho tiempo, con gran curiosidad por cómo los procesos y herramientas Lean pueden mejorar la formación y el trabajo en equipo en la construcción. Como director ejecutivo de Skiles Group, Keyan es responsable de impulsar el crecimiento corporativo y guiar la dirección estratégica de la empresa, manteniendo un doble enfoque en el servicio al cliente y fomentando una cultura empresarial progresista. Con énfasis en el avance tecnológico, la mejora continua y la innovación en la construcción, Keyan lidera el compromiso de la empresa con la mejora de los procesos de ejecución de proyectos mediante iniciativas de Lean Construction y planificación de proyectos. Es coautor de The Lean Builder: A Builder's Guide to Applying Lean Tools in the Field, que simplifica y articula con claridad los beneficios de siete conceptos Lean principales, presentándolos de forma intuitiva, de aplicación inmediata y práctica. Keyan también preside Smart Safety, una galardonada herramienta de comunicación para la gestión de crisis y respuesta a emergencias.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
