Me encuentro pasando por movimientos similares en las etapas iniciales de la planificación del proyecto. Nuestro equipo ha presentado programas CPM según los requisitos del propietario y ha pasado a seleccionar a los contratistas. Esto comienza como el típico proceso de construcción hasta ahora. Para romper el ciclo, nuestro equipo se ha comprometido a implementar el Sistema del Último Planificador en este proyecto. Es emocionante para mí porque los miembros de nuestro equipo tienen experiencia en el uso de LPS. Es emocionante porque nuestro equipo cuenta con el apoyo de la dirección de operaciones y del nivel ejecutivo.
A medida que seleccionamos los contratistas para las primeras fases de este proyecto, enviaremos invitaciones para el plan de extracción. Comienzo a elaborar la invitación y me distraigo. Mi mente recuerda los planes de atracción que he facilitado en el pasado. Me siento inspirada a sacar los libros de composición y notas de revisión, más/deltas, y comentarios de pasadas sesiones de planificación del pull. Aunque cada sesión de extracción involucró a diferentes personas, actividades e hitos, tenían una cosa en común: los deltas, los aspectos negativos de las sesiones de extracción que las personas compartían. ¿Por qué estas sesiones de extracción tenían comentarios similares para mejorar? Después de preguntar por qué 4 veces más y de sentirme inseguro sobre mi capacidad para facilitar un plan de extracción, se reveló un plan de mejora. Había anotado los deltas de las sesiones anteriores. Me di cuenta de que los estaba usando como excusa para evaluar por qué la sesión de extracción no había sido efectiva. Los deltas están pensados para ser usados como oportunidades para mejorar y NO como excusas para el fracaso.
A continuación se ofrecen consejos para preparar su próxima sesión de extracción para el éxito, basados en las lecciones aprendidas de una variedad de sesiones de planificación de extracción.
1. USTED NECESITA UNA MEJOR INVITACIÓN Y AGENDA PARA SU SESIÓN DE PLANIFICACIÓN PULL
Tenga en cuenta que los contratistas que asistan necesitan saber por qué, qué y cómo se estructurará la sesión. Describa en detalle el hito del que el equipo se valdrá. Describa los nombres de las áreas o fases en las que se trabajará. Establezca la expectativa de que el capataz del oficio desarrolle actividades y planifique el trabajo que conoce y entiende.
2. SE NECESITA UN FACILITADOR, NO UN DICTADOR
Haga más preguntas. Recuerde que la planificación de la extracción requiere la colaboración entre las personas para discutir los traspasos y las promesas de trabajo. Si su facilitador trata de dictar las actividades, puede resultar en que los contratistas siempre estén de acuerdo y que el plan no sea confiable. Un buen facilitador siempre debe hacer las preguntas correctas para eliminar las actividades de valor agregado basadas en las necesidades de otros oficios. Asegúrese de reconocer y abordar sus expectativas en cuanto a la promesa o entrega. Las personas tienen diferentes percepciones y suposiciones. Un buen facilitador se asegurará de que todas las partes tengan un entendimiento común.
3. ES NECESARIO ABANDONAR LAS FECHAS DEL CALENDARIO
Sólo pida la duración del trabajo para la actividad y déjelo así. Esto permite que su equipo se concentre en secuenciar el trabajo de la mejor manera posible para cada uno y para el proyecto. Explique al equipo que durante el proceso de preparación del LPS, las actividades del plan de extracción serán evaluadas por lo que se puede hacer, lo que llevará a una fecha de inicio más predecible.
4. DEJAR AL EQUIPO QUERIENDO MÁS
Usted pidió a los expertos en su campo que se reunieran y crearan un plan. Todos están entusiasmados y esperando ejecutar el plan que han creado. No dejes que el plan de tirar desaparezca, exhíbelo en la sala grande, en las áreas de acurrucamiento diario y en cualquier otro lugar donde los comerciantes realicen la planificación de LPS. Permita que los comerciantes se apropien de su plan. Dígales lo que sigue. Sea transparente acerca de las medidas que el proyecto está usando para llevar la cuenta. Muéstreles lo que sucede cuando las personas se apropian de las restricciones para eliminarlas. Hágales saber que sus logros serán celebrados. Explíqueles los beneficios y expectativas de los procesos de planificación de trabajo semanal y de preparación. Asegúrese de que todos entienden el "por qué" del LPS. Pídase a cada uno que se comprometa con el LPS y asegúrese de que los miembros del equipo sepan que tienen apoyo.
La mayoría de los equipos de proyectos son vulnerables a volver a dictar cómo se completará el trabajo. Los planes de atracción a menudo se olvidan, ya que los dolores del día a día crean el caos. Espero que las acciones descritas anteriormente ayuden a su equipo a utilizar el plan de extracción para ejecutar los otros procesos de LPS. ¿Qué acciones han tomado sus equipos de proyecto para asegurar que los planes de extracción sean utilizados a lo largo del proceso de construcción? Por favor, comparta sus ideas en el campo de comentarios que aparece a continuación.
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Acerca del Autor
Frank Coln ha ayudado a los equipos a entregar mejores proyectos mediante el uso de prácticas ajustadas. Ha asumido diferentes funciones que van desde la ingeniería de campo hasta la gestión de proyectos. Su pasión por ver el trabajo realizado y por mejorar el flujo de las actividades de construcción le ha llevado a su actual puesto de superintendente de proyectos. Ha servido como presidente de la Comunidad de Práctica del Instituto de Construcción Lean de Dallas/Fort Worth. También está listado como instructor mejorado para el Sistema de Último Planificador e Introducción a Lean a través del Instituto de Construcción Lean.