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  • Uriel B. Soto Becerra

6 Consejos de cómo implementar una Oficina Lean en la industria de AEC


Un ex consultor muy respetado de Toyota declaró que la mayoría de los fabricantes parecen estar enfocados en lograr una ganancia de productividad de 35 a 40 por ciento en un período de tres a cinco años como medida de éxito en sus esfuerzos Lean actuales. Continuó diciendo que los fabricantes deberían estar realmente enfocados en una mejora de 400 por ciento en la productividad en 10 años para lograr el camino para convertirse en Lean. Pero, ¿por qué existe una disparidad tan grande en la medición del éxito?1


Hoy en día, incluso 28 años después de que se acuñara el concepto de producción Lean, muchas empresas siguen pensando que Lean es un sistema que sólo se puede implementar en las áreas de producción. Sin embargo, existen grandes oportunidades para aumentar la productividad mediante el uso de Lean tanto en las áreas de producción como en las no productivas. Cada vez que realizo un Mapeo de Flujo de Valor (VSM) en un proceso de producción, me doy cuenta de que la mayoría de los cuellos de botella y oportunidades para reducir el tiempo de entrega provienen de decisiones tomadas desde las áreas administrativas y gerenciales como compras, ventas, mercadeo, diseño, contabilidad y recursos humanos.


Este puesto está organizado alrededor de 6 grandes conceptos diseñados para ayudarle a implementar o inspirar a otros a implementar la Oficina Lean en la Industria AEC.


1. LIDERAR LA MEJORA CONTINUA BASADA EN LAS NECESIDADES REALES DE LOS CLIENTES

A diferencia de lo que mucha gente piensa, los departamentos de ventas (y otros) tienen un gran impacto en el sistema de producción de una empresa. Según mi experiencia, la mayoría de las veces estos departamentos están absolutamente desconectados del sistema de producción y de las necesidades del cliente.


Recuerde que el principio Lean de "Tirar" no es un concepto a ser implementado solamente en las áreas de producción, sino que también debe ser implementado en las ventas, compras, mano de obra, entrenamiento, etc. Cuando trate de optimizar sus procesos, siempre mire el sistema de manera holística. Enfoque su inversión en las necesidades reales del cliente.


Dentro de una organización hay clientes internos y externos. Los clientes internos son personas que trabajan en los diferentes departamentos para los que producimos el trabajo. Los clientes externos son los usuarios finales fuera de nuestra organización. Una mejora sólo es útil si mejora algo que los clientes valoran. Antes de hacer cualquier trabajo, debemos saber quién es el cliente y cuáles son sus condiciones de satisfacción para poder entregar el valor deseado.


2. REDUCIR LOS PASOS INNECESARIOS

Dibuja un Mapa del Flujo de Valor y conecta las áreas de producción con las áreas no productivas. Enseñe a su gente a distinguir entre las actividades de valor añadido, las actividades necesarias sin valor añadido y los residuos. Estandarice sus procesos. Incluso los procesos creativos pueden ser estandarizados. Algunos expertos dicen que alrededor del 80-90% de un proceso supuestamente creativo está compuesto de procesos repetitivos o pasos metodológicos.


3. IMPLEMENTAR LOS 5S Y EL MANTENIMIENTO DE LA CASA

Sin tener un ambiente de oficina bien organizado, será bastante difícil implementar cualquier programa de mejora continua Lean. Las soluciones en la imagen de abajo muestran herramientas lean simples y tradicionales que no necesitan mucha inversión. Usted puede ver un ejemplo de 5S en la primera foto y un sistema Kanban administrado por un código de color para la compra de suministros de oficina en la segunda foto.



Ejemplo de 5S en Iturralde & Sagüés, ingenieros, Pamplona, España


4. UTILIZAR LA GESTIÓN VISUAL PARA CONTROLAR EL FLUJO DE TRABAJO

Utilizar los principios de gestión visual para proporcionar visibilidad de los trabajos en curso (es decir, el estado de los pedidos, proyectos, informes, etc.). Un sistema de comunicación visual asegura que los estándares están en su lugar para que el trabajo se complete en el tiempo previsto. La gestión visual debe implementarse tanto en las áreas de oficina como en las áreas de producción.


5. APROVECHAR LAS HERRAMIENTAS DIGITALES

En primer lugar, recomiendo el uso de soluciones y herramientas tradicionales Lean hechas a mano, tales como tarjetas de color, notas de post-its y tableros para estandarizar el proceso. Cuando haya estandarizado el proceso, debería aprovechar las herramientas digitales, incluyendo aplicaciones, pantallas táctiles y herramientas de computación en nube. Mi recomendación es empezar con versiones menos sofisticadas o gratuitas de aplicaciones y software. Una vez que haya dominado las reglas y rutinas, busque herramientas más poderosas, costosas o sofisticadas si es necesario. Recuerda el octavo principio del Toyota Way: "Utiliza sólo tecnología fiable y probada a fondo que sirva a tu gente y a tus procesos", un principio que todavía no es bien entendido por muchas empresas.



Ejemplo de implementación de herramientas digitales para la gestión de proyectos Lean


6. CO-LOCALIZACIÓN

Finalmente, aproveche la co-ubicación, una estrategia de trabajo Lean IPD. Utilice la co-localización para mejorar la productividad de su equipo y hacer más ágil la toma de decisiones.


Mientras que en este post, mi objetivo era resaltar la importancia de implementar Lean office en la industria de AEC, mi próximo post proporcionará más ejemplos de Lean office y nuevas tecnologías que le ayudarán a implementar Lean en las áreas gerenciales...



Referencias:

1. Keyte, Beau & Locher, Drew (2004). The complete lean enterprise. Value Stream Mapping for Administrative and Office Processes. Productivity Press, New York, USA. 2. Locher, Drew (2011). Lean Office and Service Simplified: The Definitive How-To Guide. Productivity Press, New York, USA. 3. Bicheno, John, (2008). The Lean Toolbox for Service Systems. PICSIE Books, Buckingham, UK. 4. Implementing IT to Lean Project Management & benefits of LEAN in an Architecture Office.


Fuente:

https://leanconstructionblog.com/6-Tips-On-How-To-Implement-A-Lean-Office-in-the-AEC-Industry.html


Acerca del Autor

Juan Felipe Pons trabaja como ingeniero de construcción desde 1998. Es Master en Dirección de Construcción y PgCert en Lean Manufacturing (Universidad Politécnica de Valencia). Actualmente, JFP trabaja como formador y consultor en Lean construction para varias empresas y organizaciones. Ha escrito dos libros y ha sido invitado como ponente en varios MSc de Project Management, programas MBA y conferencias internacionales.

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