Con demasiada frecuencia, los candidatos a coaching de mejora de procesos tienen dificultades para encontrar ideas prácticas y efectivas de mejora de procesos que puedan utilizar en sus proyectos de certificación. A menudo recomiendo integrar dos metodologías bien establecidas: 5S y DMAIC. Cuando observe lo que hace cada enfoque, es posible que usted también vea la alineación.
Basándome en mi experiencia personal, gracias a mi certificación Lean Six Sigma Green Belt, completé con éxito un proyecto 5S en un almacén de herramientas en una operación local de Boeing. Como equipo, organizamos un evento de mejora rápida/kaizen de cinco días y logramos ahorros tangibles de 125 000 dólares. Esta experiencia agilizó las operaciones y demostró el profundo impacto de los procesos ordenados y eficientes en un entorno de fabricación.
Entendiendo DMAIC
Si no está familiarizado con Lean Six Sigma y el proceso DMAIC, DMAIC significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Gemba Academy tiene un excelente curso de descripción general de ocho videos que explica el enfoque en solo 12 minutos. El proceso DMAIC es una parte fundamental de los proyectos Lean Six Sigma, pero se aplica ampliamente en varios escenarios de mejora de procesos. Cada fase se centra en un aspecto diferente de un proyecto de mejora, desde la identificación del área problemática hasta la implementación de soluciones que superen la causa raíz y garanticen que sean sostenibles.
Entendiendo las 5S
El sistema 5S es un método para crear y mantener un lugar de trabajo ordenado y limpio. Los cinco pasos simples (clasificar, ordenar, pulir, estandarizar y mantener) están diseñados para exponer los desperdicios y facilitar la identificación de problemas o anomalías a medida que surgen. La implementación del sistema 5S elimina los desperdicios, agiliza los procesos de trabajo, mejora el flujo de trabajo operativo general y ahorra dinero.
Correlaciones entre 5S y DMAIC
La combinación del enfoque estructurado de DMAIC con la claridad organizativa de 5S puede generar mejoras significativas en cualquier proceso. Estas metodologías, aunque se originan en filosofías diferentes, se complementan entre sí e impulsan la eficiencia y la calidad en los proyectos. Para quienes buscan emprender o guiar un proyecto de certificación, aprovechar estos pasos puede brindar un marco sólido para lograr mejoras tangibles y sostenibles.
Definir
Definir es un paso independiente que no está alineado con los cinco pasos de 5S, pero inicia todo el proyecto.
En la fase de definición del proceso DMAIC, el enfoque se centra en identificar y enunciar claramente el proceso que requiere una mejora, el problema cuantificado que se debe resolver y el impacto cuantificado en el negocio actual. Esta fase implica recopilar la voz del cliente (VOC), determinar la necesidad empresarial (voz del negocio), definir los objetivos del proyecto y medir el problema actual (voz del proceso). Es fundamental identificar el alcance del proyecto, las partes interesadas involucradas y los miembros del equipo involucrados. Estas cosas se formulan en un acta de constitución del proyecto. Este paso inicial sienta las bases para todas las fases posteriores al proporcionar una dirección clara y un proyecto bien definido. Esto garantiza que el equipo se mantenga concentrado en abordar los problemas correctos.
En la fase de definición de DMAIC, existen varias herramientas que ayudan a aclarar el problema y definir el alcance del proyecto de manera eficaz. Entre ellas se incluyen:
Una carta del proyecto, que es un documento que describe el propósito, el alcance y los objetivos del proyecto, junto con las partes interesadas clave.
Un gráfico de métricas primarias que comparte el defecto cuantificado de manera visual.
Un diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes) proporciona una descripción general de alto nivel del proceso a mejorar.
Herramientas de la voz del cliente (VOC)/voz del negocio (VOB): Se utilizan técnicas como entrevistas, encuestas y grupos de discusión para recopilar los requisitos y expectativas de los clientes. En Gemba Academy, enseñamos el Cuadro de mando de las tres voces en la Escuela de Six Sigma.
Un análisis de las partes interesadas es una herramienta de gestión de cambios que ayuda a identificar y evaluar el impacto del proyecto en aquellos involucrados o afectados.
Al prepararse para una iniciativa 5S, siguiendo un enfoque DMAIC, es importante capturar la situación cuantificada de tres maneras. Estas maneras se describen en las siguientes herramientas: Se toman fotografías iniciales del área en cuestión, que muestran desorganización y la situación general desordenada.
Una auditoría 5S se utiliza antes y después de un proyecto para medir cualitativamente el estado de la situación.
El líder del proyecto puede realizar un estudio de tiempos previo al proyecto. Identifique de 10 a 20 elementos que se utilizan regularmente en el área de trabajo. Mida cuánto tiempo les lleva a las personas encontrarlos y utilizarlos para el trabajo. Luego, identifique la cantidad promedio de veces que se usan estos elementos por día o semana. El tiempo promedio que lleva encontrar y utilizar un elemento, multiplicado por la cantidad de veces que se usa en promedio, puede brindarle un promedio de tiempo anual dedicado a buscar elementos de trabajo importantes.
Medir y analizar alineados con Ordenar
DMAIC: Medir y analizar
En la fase de medición del proceso DMAIC, el objetivo es recopilar datos para establecer una línea de base para el desempeño actual del proceso. Esto implica medir con precisión los aspectos clave del sistema actual para identificar áreas de posible mejora. A continuación, en la fase de análisis, se examinan estos datos para identificar las causas fundamentales de las ineficiencias o los defectos. El objetivo es descubrir por qué se producen los defectos y en qué puntos el proceso se desvía de los estándares de desempeño.
5S: Ordenar
En el paso de clasificación de las 5S, el objetivo es eliminar los elementos innecesarios del espacio de trabajo. Esto implica revisar todas las herramientas, materiales y documentos y conservar solo lo que es esencial para las operaciones diarias. Los elementos no esenciales se etiquetan con una etiqueta roja y se eliminan, lo que ayuda a reducir el desorden y liberar espacio.
Correlación entre Medir/Analizar y Ordenar
La correlación entre las fases de medición y análisis de DMAIC y el paso de clasificación de 5S radica en el enfoque en la identificación y eliminación de elementos que no agregan valor. En DMAIC, la medición y el análisis de datos ayudan a identificar ineficiencias dentro del proceso, de manera similar a cómo la clasificación en 5S identifica y elimina elementos físicos innecesarios que obstaculizan el flujo de trabajo.
Herramientas utilizadas
Para las fases de medición y análisis de DMAIC, se utilizan habitualmente herramientas como software estadístico para el análisis de datos, mapeo de procesos para identificar el flujo de trabajo actual y diagramas de causa y efecto para rastrear las causas fundamentales. Por el contrario, el paso de clasificación de 5S utiliza etiquetas rojas para identificar elementos no esenciales, listas de verificación de clasificación físicas o digitales para agilizar el proceso y quizás incluso las hojas de auditoría de 5S para comprender lo que está sucediendo y garantizar el cumplimiento de los criterios de clasificación.
Mejorar alineado con Poner en Orden y Brillar
DMAIC: Mejorar
La fase de mejora en DMAIC implica el desarrollo y la implementación de soluciones a los problemas identificados durante la fase de análisis. Esto podría implicar el rediseño de procesos, la eliminación de desperdicios o la introducción de nuevos métodos o tecnologías para mejorar la eficiencia de los procesos y la calidad de los productos.
5S: Ordena y brilla
El segundo y tercer paso de la metodología 5S son Set in Order y Shine. Set in Order implica organizar todas las herramientas y equipos para promover la eficiencia, a menudo siguiendo el principio de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Shine se centra en la limpieza del espacio de trabajo y el equipo, asegurando que todo se mantenga en perfectas condiciones para un rendimiento óptimo.
Correlación entre Mejorar y Poner en Orden/Brillar
La fase de mejora de DMAIC se alinea bien con las fases de orden y limpieza de 5S, ya que todos estos pasos tienen como objetivo optimizar el espacio de trabajo para lograr eficiencia y eficacia. Al organizar y limpiar, las fases de orden y limpieza garantizan que las mejoras estén respaldadas físicamente por un entorno ordenado y eficiente, de manera similar a cómo la fase de mejora de DMAIC busca consolidar las ganancias a través de un mejor diseño e implementación de procesos.
Herramientas utilizadas
En la fase de mejora de DMAIC, son comunes las herramientas como pruebas piloto para probar nuevos procesos, kaizen para mejoras continuas y diagramas de flujo de trabajo para proponer nuevos diseños de procesos. Para la fase de orden y limpieza de 5S, las herramientas incluyen sistemas de etiquetado, tableros de sombras para indicar dónde se deben colocar las herramientas y programas de limpieza para mantener un entorno de trabajo limpio.
Control alineado con Sustain y Estandarizar
DMAIC: Control
En la fase de Control de DMAIC, el enfoque se centra en mantener los logros alcanzados en la fase de Mejora. Esto incluye la implementación de sistemas de control para supervisar los procesos y garantizar que cualquier desviación del objetivo se corrija antes de que se traduzca en defectos. Además, durante esta fase, medimos nuestros resultados y beneficios.
5S: Sostener y estandarizar
Mantener y estandarizar son los pasos cuarto y quinto de las 5S. Estandarizar tiene como objetivo formalizar las mejores prácticas en el área de trabajo, asegurando que las mejoras y eficiencias establecidas durante las fases anteriores se apliquen de manera consistente. Mantener se centra en mantener estos estándares y mejorar continuamente, lo que implica capacitación, auditorías periódicas y participación de los empleados.
Correlación entre control y sostenimiento/estandarización
El control en DMAIC y el mantenimiento/estandarización en 5S tienen como objetivo incorporar mejoras en las rutinas diarias. Al estandarizar las mejores prácticas y utilizar controles para mantener la integridad del proceso, ambas metodologías garantizan que se logren mejoras y se mantengan en el tiempo.
Herramientas utilizadas
Las herramientas de la fase de control en DMAIC incluyen gráficos de control estadístico de procesos (CEP), gráficos de control para monitorear la producción en curso y planes de respuesta para cuando los procesos se salen de control. Para mantener y estandarizar en 5S, las herramientas pueden incluir sistemas de gestión visual, auditorías regulares de 5S y programas de capacitación continua para reforzar los estándares establecidos. Mediante imágenes del área mejorada, una nueva auditoría comparada con la auditoría original y tiempos actualizados, podemos medir nuestros resultados y beneficios.
ACERCA DEL AUTOR.
Juan nudos
Como Master Black Belt de Lean Six Sigma, John tiene más de 30 años de experiencia en excelencia operativa. Trabajó durante 21 años en la Fuerza Aérea de los EE. UU., 11 de ellos como asesor y consultor interno. Lideró iniciativas de estrategia y cambio con Booz | Allen | Hamilton para 18 clientes. Fue asesor y consultor interno para Fortune 100, United Services Automobile Association. Y ha sido un emprendedor individual que ha hecho crecer, escalar y mejorar empresas durante más de 12 años. Además de múltiples certificaciones en gestión de cambios, gestión de proyectos, agilidad y tecnología de la información, John tiene una licenciatura en administración, una maestría en gestión de sistemas de calidad y un doctorado en psicología industrial y organizacional.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®