Ciclo PDCA: un concepto determinante en la mejora de procesos





Definición de PDCA


Son las iniciales de las palabras en inglés:

  • Plan

  • Do

  • Check

  • Act

En español significa:

  • Planear

  • Hacer

  • Chequear

  • Actuar

Como su nombre indica, se trata de un ciclo. Por lo tanto, la mejora se hace continua y cada vez que el ciclo se activa, vuelve a su comienzo


Concepto del ciclo PDCA


La base de esta herramienta es la repetición. Se aplica sucesivamente a los procesos que se pretende mejorar de forma continua. En este contexto, la planificación, la estandarización y la documentación son prácticas importantes y también son mediciones precisas.

Otros factores que aborda el ciclo PDCA son los talentos y habilidades de los profesionales involucrados.


Significado del PDCA:


PDCA es un acrónimo que da su nombre a una herramienta que se utiliza en la gestión de calidad de los procesos. El enfoque es la resolución de problemas siguiendo las cuatro fases indicadas por las letras (Plan, Do, Check y Act = Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Como es una herramienta de uso cíclico, también promueve la mejora continua de los procesos.


Las 4 etapas del ciclo PDCA


Plan


Planificar en español. Es la etapa en la que se analizan los problemas que se deben resolver siguiendo el siguiente orden:

  • Definición de los problemas

  • Determinación de los objetivos

  • Elección de los métodos

  • Preguntarse 5 veces porque se ha producido el problema, siempre haciendo una respuesta más completa.

Aquí, el concepto de PDCA está empezando a mostrarse: la repetición estructurada y organizada para encontrar soluciones.


Los 5 por qué y el proceso PDCA


No hay un plan para resolver un problema sin identificar su causa inicial, la raíz del problema, que es realmente la razón inicial de todo.

Por ejemplo, imagínese que usted descubre un problema en su hogar: la luz no se enciende en un ambiente en particular.


Usted puede preguntarse: ¿Por qué la luz no se enciende? La respuesta es obvia, la lámpara debe estar quemada.


Usted comprueba la lámpara y descubre que en realidad está quemada, pero ¿Por qué la lámpara quemó?

Al comprobar la caja de luz, usted descubre que el interruptor de esta habitación está “desactivado”.  Usted llega a la conclusión de que cuando esto sucedió, así mismo, la lámpara quemó antes de que se desactivara el interruptor.


Usted podría activarlo sencillamente, pero se pregunta: ¿Por qué se desactivó el interruptor?

Por lo general, esto sucede cuando hay una subida de tensión, más allá de la capacidad del interruptor.

Pero ¿por qué ocurrió esta sobrecarga de energía?

Usted vuelve a la habitación y nota que hay varios dispositivos conectados en la misma toma de corriente, a través de un adaptador, lo que llevó a una sobrecarga en ese circuito.

Pero ¿por qué colocaron tantos aparatos en la misma toma?

Por último, usted descubre que otra toma de esa habitación, anteriormente utilizada para conectar uno de los aparatos a la red, está bloqueada por un cambio en la disposición de los muebles.


Si al principio de esta conversación alguien dijera que la luz de la habitación no encendía porque cambiaron el lugar de un mueble, ¿usted lo consideraría una respuesta adecuada? Posiblemente no, por eso se utiliza tanto el método de los 5 porqués.

Vea la secuencia de “porqués” que se utilizaron para descubrir la verdadera causa del problema que había que resolver:

  1. ¿Por qué la luz no se enciende?

  2. ¿Por qué se quemó la lámpara?

  3. ¿Por qué se desactivó el interruptor?

  4. ¿Por qué ocurrió esta sobrecarga de energía?

  5. ¿Por qué ponen tantos aparatos en la misma toma?


Do


Hacer. Es hora de ponerlo en práctica e implementar lo que se determinó en el paso anterior:

  • Practicar el método

  • Ejecutar

  • Realizar los cambios necesarios

  • No tender a la perfección, sino a lo que se puede hacer de una manera práctica

  • Medir y registrar los resultados

Es interesante observar que en esta etapa del modelo PDCA, a pesar de ser llamado DO (hacer) no se comienza realmente haciendo algo que va a resolver el problema, sino capacitando a las personas que tendrán que actuar, arremangarse y poner las cosas en la práctica.

Sin una formación adecuada, sin duda se verá comprometida la ejecución del ciclo PDCA.

Hay un dicho atribuido al presidente estadounidense Abraham Lincoln que ilustra bien esta situación en la que la preparación es tan importante como la acción:




Otro punto importante en la etapa de DO (hacer) del proceso PDCA, es no buscar la perfección, pero lo que se puede lograr de una manera práctica. Como cualquier buen estadístico, Deming sabía que cuando se llega a un cierto nivel de excelencia, ir más allá buscando la perfección puede ser más caro que los pequeños problemas que puedan surgir.

Así que esté atento y no se exceda en la búsqueda de una calidad inalcanzable. Establezca normas que se puedan lograr y mida si la variación está de acuerdo con los límites aceptables.


Check


Este es uno de los pasos más importantes que definen el concepto de PDCA en un ciclo. Después de comprobar, vamos a intentar actuar de forma mejorada:

  • Comprobar si se obedece la norma

  • Ver lo que funciona y lo que va mal

  • Preguntarse por qué, a cada etapa (de nuevo, si se detecta un problema, se recurre a los 5 por qué)

  • Con las respuestas, probar el método definido

¿El diagrama de Ishikawa puede ayudar en el modelo PDCA?

De hecho, al igual que los cinco porqués, el diagrama de Ishikawa, también conocido como espina de pescado, puede ayudar tanto en la fase de planificación, al descubrirse el problema, como en la fase de verificación.

Además, se utiliza el método de los 5 porqués junto con el diagrama de Ishikawa, como se verá a continuación.

Vea este diagrama del método Ishikawa antes de proceder a leer:




Ishikawa determinó 6 causas posibles de problemas que se deben investigar con la ayuda del método de los 5 porqués:

  1. Método: El método utilizado, en sí mismo puede ser la causa del problema. Es necesario comprobar si es realmente el más apropiado.

  2. Material: materiales de baja calidad, defectuosos, inapropiados o fuera de las especificaciones requeridas.

  3. Mano de obra: se debe analizar la selección, la cantidad, la formación, la motivación en el trabajo, la capacitación, entre otros factores.

  4. Maquinaria: ¿los equipos están actualizados? ¿El funcionamiento es apropiado? ¿Las máquinas están reguladas debidamente? ¿El mantenimiento está en día?

  5. Mediciones: ¿las métricas seleccionadas son eficaces para controlar los resultados esperados? ¿Los instrumentos de medición están calibrados y son fiables? ¿La manera de calcular la métrica es simple y fácil de aplicar?

  6. Medio ambiente: ¿el ambiente de trabajo es adecuado? ¿Está adecuadamente protegido de la intemperie, sonidos, gases y otros elementos?

Analizar cuidadosamente cada uno de estos puntos, puede hacer que el método de trabajo que resuelve el problema sea aún más firme y eficaz.


Act


Es hora de actuar con mayor firmeza.

  • ¿Las cosas están como estaba previsto? ¡Siga así!

  • De hecho, ¿hay casos de incumplimiento? ¡Entonces tome medidas para corregir y prevenir los errores!

  • Mejorar el sistema de trabajo

  • Repetir las soluciones que demostraron ser adecuadas

Al final de la cuarta etapa, el concepto de PDCA recomienda reiniciar el ciclo para obtener una mejora continua e ininterrumpida.

Cuando se establece y comienza a aplicar el método, las mediciones deben ser aún más intensas, para buscar los errores y desviaciones. Si se encuentran casos de incumplimiento, se reanuda el proceso PDCA, en busca de la mejora continua del proceso.


Si usted desea saber aun más sobre el modelo PDCA, vea este video interesante, en inglés:


Cuidados al aplicar el método PDCA

  • Sólo proceda a la fase de HACER después de haberse dedicado a fondo a la fase PLANIFICAR

  • Si nota que en la fase de ACTUAR existe un exceso de repeticiones e intentos, vuelva a la fase de PLANIFICAR

  • Evite un cortocircuito en el ciclo, saltando etapas o no dedicando suficiente tiempo para las preguntas y la búsqueda de las causas.

Ciclo de vida en la Gestión por Procesos


El PDCA es un enfoque muy amplio y aplicable en diversas situaciones, pero a veces tenemos que crear especializaciones para ayudar en la solución de problemas específicos. Vea en este video cómo el PDCA puede ayudar en la gestión de procesos de negocio.

PDCA es un concepto simple, pero requiere dedicación


Muchos se engañan a sí mismos cuando aplican el PDCA creyendo que es una herramienta que no requiere trabajo dedicado y meticuloso. Entre los errores más comunes podemos destacar:

  • La falta de fundamentos al responder a los 5 porqués

  • Análisis de escenarios incompleta

  • Formación ineficiente

  • Registros incompletos

  • Mediciones inexactas

  • Estandarización poco detallada


Fuente: https://www.heflo.com/es/blog/pdca/ciclo-pdca-concepto/

Transcripcción: Javier De Jesús Reyes Cobá . Lean Construcción México (R)

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