En todas las organizaciones, los problemas son una parte inevitable de las operaciones diarias. Ya sea un contratiempo en la línea de producción, una queja de un cliente o un contratiempo inesperado, los problemas surgen constantemente y exigen atención y solución. Sin embargo, la forma en que las organizaciones abordan y resuelven estos problemas a menudo puede marcar la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento. En esta publicación del blog, profundizaremos en el arte y la ciencia de la resolución de problemas dentro de las organizaciones, explorando problemas comunes y estrategias efectivas para enfrentar los desafíos de frente mediante el desarrollo de la capacidad de resolución de problemas.
El problema con la resolución de problemas
Antes de profundizar en las soluciones, abordemos algunos problemas comunes que afectan el proceso de resolución de problemas en muchas organizaciones:
1. Centrarse en la certificación por encima de la capacidad
Muchas organizaciones priorizan las certificaciones y las cualificaciones formales por sobre las habilidades reales para resolver problemas. Este énfasis en las credenciales puede generar una fuerza laboral mal preparada para enfrentar desafíos del mundo real de manera efectiva.
2. Dependencia excesiva de herramientas
Utilizar la misma herramienta de resolución de problemas para cada asunto es como tratar cada problema como si fuera un clavo porque sólo se dispone de un martillo. Las organizaciones suelen caer en la trampa de confiar únicamente en un enfoque, como el A3, sin considerar si es el más adecuado para el problema en cuestión.
3. No abordar las causas profundas
El mero hecho de contener los problemas sin investigar más a fondo para identificar y abordar las causas fundamentales es una receta para que los problemas vuelvan a aparecer. Si no se abordan los problemas subyacentes, las organizaciones se encuentran lidiando con los mismos problemas una y otra vez.
4. Descuidar el método PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)
Pasar directamente a las soluciones sin seguir un proceso estructurado de resolución de problemas como el PDCA puede dar lugar a soluciones ineficaces o de corto plazo. Sin un enfoque sistemático, las organizaciones corren el riesgo de implementar soluciones que no aborden el problema central.
5. Sobrecarga de liderazgo
Cuando los líderes intentan resolver todos los problemas por sí solos, se sienten abrumados y no pueden concentrarse en entrenar y desarrollar a sus equipos. Este enfoque reactivo hace que los líderes apaguen los incendios en lugar de empoderar a sus equipos para que afronten los desafíos de manera autónoma.
6. Falta de habilidad y tiempo
La falta de habilidades para la resolución de problemas, junto con las limitaciones de tiempo, puede prolongar el proceso de resolución, lo que genera frustración e ineficiencia. No basta con comprender la teoría de la resolución de problemas; las personas también deben poder aplicarla de manera eficaz en situaciones del mundo real.
7. No captar ni visualizar los problemas
Sin un mecanismo para capturar y visualizar los problemas, las organizaciones tienen dificultades para priorizar y abordar los problemas de manera sistemática. Esta falta de visibilidad puede provocar que los problemas pasen desapercibidos y queden sin resolver.
Cuatro tipos de problemas
No todos los problemas son iguales y las organizaciones deben adaptar su enfoque al tipo específico de problema en cuestión. El marco de Art Smalley clasifica los problemas en cuatro tipos:
Tipo 1 – Solución de problemas: abordar problemas inesperados o reactivos.
Tipo 2 – Brecha respecto del estándar: manejo de desviaciones de las normas o estándares establecidos.
Tipo 3 – Condición objetivo: Perseguir mejoras proactivas hacia objetivos predefinidos.
Tipo 4 – Abierto: Abordar desafíos complejos o novedosos que desafían una categorización fácil.
Cada tipo de problema requiere un enfoque y un nivel de análisis diferentes, desde la resolución rápida de problemas sencillos hasta la resolución práctica de problemas más complejos y estratégicos. Ser consciente de las diferencias mejora la capacidad de resolución de problemas.
Resolución de problemas: propósito, proceso y personas
En el centro de una solución eficaz de problemas se encuentra una comprensión clara de su propósito y su importancia dentro de la organización. En lugar de ver los problemas como obstáculos que hay que evitar, las organizaciones deberían reconocerlos como oportunidades de crecimiento y desarrollo. La famosa cita de Taiichi Ohno, “No tener problemas es el mayor problema de todos”, subraya la importancia de aceptar los desafíos como catalizadores de la mejora.
Al abordar los problemas de manera sistemática, las organizaciones no solo mejoran su eficiencia operativa, sino que también fomentan una cultura de aprendizaje y desarrollo continuos. Además, la resolución de problemas sirve como vehículo para el crecimiento organizacional e individual, permitiendo a los empleados adquirir nuevas habilidades y competencias al tiempo que impulsan el éxito empresarial.
Proceso: Elementos clave de la resolución de problemas
La resolución eficaz de problemas implica varios elementos clave, entre ellos:
Ir y ver: buscar problemas de forma proactiva y recopilar información de primera mano para fundamentar la toma de decisiones.
Enfoque científico: aplicar una metodología estructurada y basada en datos, como PDCA, para abordar sistemáticamente los problemas.
Pensamiento PDCA: adoptar una mentalidad de mejora continua e iteración para impulsar el aprendizaje organizacional.
Objetivo final: Mantener un enfoque claro en los resultados y objetivos deseados de los esfuerzos de resolución de problemas.
Personas: roles y responsabilidades en la resolución de problemas
La resolución eficaz de problemas mediante métodos lean no es responsabilidad exclusiva de unos pocos (esa es la diferencia clave entre lean y six sigma), sino un esfuerzo colectivo que involucra a personas de todos los niveles de la organización. Al fomentar una cultura de resolución de problemas y empoderamiento, las organizaciones pueden liberar todo el potencial de su fuerza laboral e impulsar una mejora sostenible.
Los líderes desempeñan un papel fundamental en el fomento de las capacidades de resolución de problemas en toda la organización, desde los equipos de primera línea hasta los altos ejecutivos. Al asignar tiempo y recursos a la capacitación y el desarrollo, los líderes pueden cultivar un grupo de personas hábiles para resolver problemas, capaces de impulsar la mejora y la innovación continuas.
Método de resolución rápida de problemas: una mirada más cercana
El método de resolución rápida de problemas ofrece un enfoque estructurado para abordar los desafíos de manera rápida y eficaz. Este método, que se centra en la preocupación, la contención, la causa, la contramedida y el control, proporciona un marco simple pero potente para la resolución de problemas en todos los niveles de la organización.
Cada paso del método de resolución rápida de problemas cumple un propósito específico, desde aclarar el problema hasta identificar las causas profundas, desarrollar contramedidas y evaluar los resultados. Al seguir este enfoque sistemático, las organizaciones pueden optimizar sus esfuerzos de resolución de problemas y lograr mejoras sostenibles en el rendimiento y la eficiencia.
Un viaje de aprendizaje: dominar las habilidades para resolver problemas
Para dominar las habilidades de resolución de problemas se requiere un enfoque sistemático e iterativo del aprendizaje y el desarrollo. Las organizaciones pueden facilitar este proceso mediante programas de capacitación estructurados, ejercicios prácticos y proyectos de resolución de problemas del mundo real.
El programa de aprendizaje de capacidades RPS desarrollado con Hologic ofrece una ilustración de un enfoque integrado para desarrollar capacidades y autosuficiencia. La parte del proceso de aprendizaje de “Nivel de habilidad 1: conocimiento” se lleva a cabo en línea mediante la plataforma Lean Learning Journey de LEA. El “Nivel de habilidad 2: comprensión” es una sesión de 4 horas en la que se utiliza un caso. Esto se puede realizar en el lugar o dividirse en sesiones de 1 hora en línea, ya que el caso es parte de nuestra plataforma de aprendizaje en línea. El “Nivel de habilidad 3: capaz” utiliza sesiones de coaching grupales a distancia, en las que se trabaja sobre problemas empresariales reales. El proceso utilizado se muestra en la siguiente tabla:
Compartimos el proceso durante el evento Lean Global Connection en noviembre de 2023. Aquí hay un informe de nivel 3 que muestra un problema real que se resolvió mientras se enseñaba el proceso RPS.
Finalmente, un grupo de personas que han avanzado de los niveles 1 a 3 desarrollan la capacidad de enseñar y entrenar a sus colegas. Esto hace que la organización desarrolle la autosuficiencia para utilizar el proceso internamente.
Al brindarles a los empleados las herramientas, los recursos y el apoyo que necesitan para sobresalir en la resolución de problemas, las organizaciones pueden fomentar una cultura de mejora continua e innovación. Desde cursos en línea hasta sesiones de coaching en vivo y talleres interactivos, existen innumerables oportunidades para que las personas mejoren sus capacidades de resolución de problemas e impulsen el éxito organizacional.
Conclusión
La resolución eficaz de problemas no es solo una habilidad técnica, sino una mentalidad y una cultura que permea todos los niveles de una organización. Al adoptar un enfoque estructurado para la capacidad de resolución de problemas, fomentar las capacidades de resolución de problemas y brindar apoyo y desarrollo continuos, las organizaciones pueden descubrir nuevas oportunidades de crecimiento, innovación y éxito.
En el dinámico y acelerado entorno empresarial actual, la capacidad de resolver problemas de manera rápida y eficaz es más importante que nunca. Al dominar el arte y la ciencia de la resolución de problemas, las organizaciones pueden afrontar los desafíos con confianza y emerger más fuertes y resilientes que nunca.
ACERCA DEL AUTOR. David Brunt
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®