Cómo el IPD beneficia a los equipos y mejora la eficiencia del proyecto.
“No existe el 'yo' en el equipo...
“…Sea un jugador de equipo.
…Un sacrificio por el equipo”.A pesar de las referencias sobreutilizadas y a menudo molestas al trabajo en equipo que todos hemos escuchado un millón de veces, odiamos sonar como un disco rayado, pero el trabajo en equipo es en realidad vital para el éxito de los proyectos de construcción. Piénselo. Tiene un arquitecto, propietario, equipo de diseño, contratistas, subcontratistas, etc. Si uno de esos miembros falla, todo el proyecto puede desmoronarse más rápido de lo que puede decir: "el trabajo en equipo hace que el sueño se haga realidad". De hecho, en las empresas en general, el 97% de los empleados y ejecutivos creen que la falta de alineación dentro de un equipo afecta el resultado de una tarea o proyecto. En la construcción, la forma en que se entregan los proyectos determina cómo trabajan juntos los equipos. Los métodos varían desde Diseño-Licitación-Construcción, Diseño-Construcción, Gestión de la Construcción en Riesgo y Multi-Prime, pero ninguno de ellos aborda por completo los problemas de colaboración que pueden ocurrir en los equipos de construcción, excepto la Entrega Integrada del Proyecto (IPD).
Antes de profundizar en lo que es IPD, tómese un momento para pensar en todos los problemas que ha visto en un lugar de trabajo. Los problemas más comunes que interrumpen un proyecto no tienen nada que ver con el clima , el equipo ni los obstáculos. En cambio, las relaciones antagónicas y adversas, las expectativas poco claras y la confusión sobre los roles y las responsabilidades causan estragos en la capacidad de un equipo para colaborar. La repetición del trabajo , las disputas y otros problemas a menudo surgen de problemas con la comunicación y la gestión del proyecto, y cuanto más grande es el proyecto, mayores pueden ser los problemas.
Si bien los desafíos mencionados anteriormente no afectan a todos los proyectos, afectan a muchos de ellos, lo que provoca demoras innecesarias , costos más altos de lo previsto y un entorno de trabajo poco ideal para todos los involucrados. En la construcción, la forma en que se ejecutan los proyectos realmente importa y la ejecución integrada de proyectos se está convirtiendo en una solución convincente para las empresas que buscan mejorar la comunicación y la colaboración. Por lo tanto, implementar un enfoque innovador para la ejecución de proyectos puede ayudarlo a evitar estos problemas por completo y a garantizar que tenga un equipo armonioso y un proyecto exitoso.
A continuación, analizaremos los conceptos básicos de la ejecución integrada de proyectos, así como los beneficios de adoptar este enfoque para los equipos de construcción.
¿Qué es la entrega integrada de proyectos?
La ejecución integrada de proyectos (IPD) le permite crear miniorganizaciones que duran lo mismo que un proyecto para impulsarlo hacia el éxito. Cuando evita el método convencional y a menudo defectuoso de ejecutar un proyecto, puede agilizarlo, garantizar que cada miembro del equipo esté capacitado y tenga un rol claramente definido e incluso reducir sus costos.
El objetivo principal de la ejecución integrada de proyectos es crear un equipo que pueda trabajar en equipo lo suficientemente bien para impulsar el éxito del proyecto. Este equipo funciona como una sola organización durante la duración del proyecto y puede incluir miembros de diversas disciplinas, entre ellas:
Propietarios
Contratistas
Subcontratistas
Arquitectos
Ingenieros
Gerentes
Al trabajar juntos, este grupo pondrá en común sus conocimientos y habilidades y asignará a los miembros del equipo los mejores roles posibles. Todos, incluido el contratista, el propietario y el equipo de arquitectos/diseñadores, operan bajo el mismo contrato y trabajan con los mismos objetivos en mente. Cuando el éxito se define para el equipo, en lugar de para los participantes o componentes individuales, se incentiva el trabajo en equipo de manera eficaz y se minimizan o eliminan las luchas internas típicas de muchas zonas de construcción.
En un episodio reciente de nuestro podcast Digital Builder, Ariana Alvear, gerente sénior de producción en The Boldt Company, compartió su experiencia trabajando en proyectos de IPD. “IPD va más allá de un contrato porque es un tipo de contrato . Es una cultura a la que te invitan. Es invitar a todos a pensar en lo que es mejor para el proyecto en lugar de centrarse únicamente en el alcance de tu trabajo”, dice.
Y el propietario es un ingrediente crucial para el éxito de IPD. “El propietario, en mi experiencia, es un componente clave. Si está dentro, eso marca la diferencia. Y no se trata solo de decir: 'Voy a hacer IPD y voy a crear un proyecto Lean'. Es necesario actuar en consecuencia y comportarse como tal", explica. "El propietario tiene que participar en todas estas reuniones y marcar el ritmo. Debe dar el ejemplo".
La ejecución integrada de proyectos funciona de manera diferente a los métodos de gestión de proyectos convencionales, pero a menudo da como resultado una mayor productividad y eficiencia y una reducción de riesgos y pérdidas. El enfoque pasa de “cómo logra mi empresa el éxito en este proyecto” a “cómo logramos TODOS el éxito en este proyecto”.
¿Cómo funciona el IPD?
La ejecución integrada de proyectos difiere de los métodos convencionales en varios aspectos, entre ellos, la forma en que se reúne el equipo y la planificación y ejecución reales del proyecto. La mejor manera de garantizar el éxito es formar un equipo que sea capaz y tenga la capacidad de trabajar en armonía. Para ello, se recomiendan los siguientes pasos:
Identificar los roles: ¿Qué roles y responsabilidades serán necesarios para el proyecto en cuestión? Haz una lista de cada rol y asegúrate de detallar qué responsabilidades “pertenecen” a cada uno.
Contratar miembros internos para el equipo: seleccionar a los miembros internos o contratados que mejor se adapten a los puestos. Lo ideal es que la mayoría de los miembros tengan la experiencia y la capacidad para trabajar en un entorno colaborativo.
Considere a otras partes interesadas: qué otras partes o partes interesadas deben incluirse, notificarse o incluirse en el proceso. Esto puede incluir a las aseguradoras, los servicios públicos locales, los funcionarios de la construcción y otros funcionarios locales, entre otros.
Definir objetivos: describa los objetivos e intereses de las partes interesadas y defina el éxito: ¿cuál es el resultado deseado de su proyecto?
Elija una estructura organizativa: la estructura y los métodos de ejecución de proyectos convencionales pueden funcionar, o no. Esté dispuesto a ser flexible y a adaptar su estructura para que se adapte al proyecto en cuestión.
Acuerdos multipartidistas: Crear un acuerdo que cubra a todas las partes y defina toda la información anterior, desde las responsabilidades de cada miembro hasta los roles que desempeñarán dentro de la organización.
¿Qué son los acuerdos multipartidistas?
Para que el IPD funcione realmente y responsabilice a los miembros del equipo, se necesita un Acuerdo Multipartidario (MPA) como acuerdo contractual principal. El MPA permite que todos los participantes principales de un proyecto estén cubiertos e incluidos en un solo contrato. Este documento describe los siguientes detalles para cada participante:
El papel que juegan en el proyecto
Sus derechos y obligaciones
Cualquier responsabilidad que acepten o que les sea asignada
Sus responsabilidades
Este documento establece oficialmente un equipo más pequeño dentro de una organización que se dedica a un solo proyecto. El contrato facilita la definición completa de los roles y la jerarquía en una ubicación específica, de modo que todos comprendan no solo sus propias responsabilidades, sino también cuál es su rol en el equipo. Es especialmente útil cuando surgen preguntas si se necesita una aclaración o para resolver disputas. Al detallar todos los componentes importantes con anticipación, puede evitar que el proyecto se interrumpa y ralentice más adelante.
Dado que la remuneración suele depender del éxito, los MPA requieren confianza y una relación de trabajo eficaz y eficiente. En general, este tipo de contrato es más favorable para el trabajo en equipo . Por ejemplo, todos los miembros deben participar y trabajar juntos para cumplir los objetivos del grupo. Un MPA puede consolidar la relación de un equipo y ayudar a que las cosas se hagan "oficiales" y, a menudo, es el primer paso para un proyecto exitoso.
Reclutar miembros del equipo con un historial de éxito y experiencia en esfuerzos colaborativos puede ayudar a impulsar al grupo entero hacia el éxito. Si bien el texto y el alcance específicos de un MPA pueden variar, por lo general:
Vincula a todas las partes bajo un único contrato, acuerdo o paraguas.
Crea una organización en pleno funcionamiento que puede ser de naturaleza temporal, pero que está completamente equipada para tomar decisiones y completar las tareas en cuestión.
Permite la toma de decisiones por consenso
Vincula la compensación a la finalización exitosa del proyecto, no al desempeño o los componentes individuales.
Asigna roles a las personas más adecuadas para el trabajo, independientemente del rango o posición formal.
Son entidades de propósito único basadas en alianzas de proyectos o contratos relacionales que cubren a todos los miembros y necesidades.
Los beneficios de la ejecución integrada de proyectos
¿Qué puede hacer la Entrega Integrada de Proyectos por su proyecto? Cada vez que inicia y completa un nuevo proyecto, sus empleados se vuelven más hábiles para colaborar, trabajan mejor en equipo y se entusiasman más con la perspectiva de trabajar en otro proyecto de este tipo. “Es una verdadera colaboración. Y como colaboras constantemente, controlas constantemente cómo te va, puedes predecir cómo vas a terminar”, dice Alvear.
Algunos de los beneficios de esta forma de gestión dinámica y precisa incluyen:
Mejores resultados: cuando todos pueden colaborar y comunicarse de manera efectiva, se pueden lograr consistentemente estándares más altos, mejores resultados y proyectos más exitosos.
Colaboración abierta y sencilla: cada proyecto de IPD que ejecute hará que su equipo se convierta en mejor comunicador, sea más respetuoso con otros componentes o verticales e incluso mejore su capacidad para colaborar.
Transparencia: con este método, tanto los objetivos del proyecto como los riesgos quedan claramente definidos para todos los miembros de manera equitativa. Un equipo o una persona no es responsable de comunicar estos detalles a los demás, sino que se distribuyen equitativamente entre todo el equipo. Esto no solo promueve la propiedad del proyecto y coloca a todos los participantes en igualdad de condiciones, sino que también garantiza que no se omita ni se pase por alto la información necesaria y reduce la cantidad de trabajo de repetición necesario.
Representación equitativa: para tener éxito, el equipo debe incluir miembros de todos los aspectos del desarrollo, desde contratistas y subcontratistas hasta arquitectos, ingenieros y partes interesadas. Al incluir personas con un conjunto de habilidades y antecedentes diversos, se pueden evaluar y descubrir los problemas y los riesgos en las primeras etapas del proceso y se pueden tomar medidas evasivas con mucha anticipación.
Acuerdo único: dado que todos los miembros del equipo están cubiertos por un único contrato, todos trabajan en pos del mismo objetivo. Los trabajadores pueden abordar sus propias preocupaciones y áreas y también ayudar con la innovación y las soluciones para otras áreas. El modelo de acuerdo único une al grupo y vincula el éxito a la colaboración, no a la competencia, eliminando así muchas de las razones de conflicto en el lugar de trabajo o entre los trabajadores del lugar de trabajo y los trabajadores de la oficina.
Estimaciones precisas: dado que cada departamento o sector vertical puede aportar y compartir información desde el principio, es más probable que las estimaciones coincidan exactamente con los costos reales. Cada miembro del equipo puede contribuir, por lo que se eliminan las conjeturas.
Mayor eficiencia: trabajar juntos con líneas de comunicación claras puede agilizar el proceso y eliminar retrasos causados por malentendidos y falta de comunicación.
Rentable: Reduce errores, omisiones y disputas, al tiempo que acelera el proceso de construcción.
Tenga en cuenta que cuando IPD se combina con los principios de construcción Lean, estos beneficios tienen el potencial de aumentar diez veces, especialmente a partir de la reducción de desperdicios e ineficiencias.
Fomentando la formación de equipos con IPD
Lo repetiremos: un equipo alineado es fundamental para el éxito de un proyecto y esencial para el IPD. Cuanto mejor trabaje su equipo en conjunto como un grupo colaborativo con fuertes vínculos, más eficaz será el sistema. Tanto la compatibilidad como las habilidades de comunicación son características clave que son necesarias para los miembros del equipo de IPD. El trabajo en equipo no se detiene con la reunión o selección de los miembros; la sensación de ser realmente un equipo de trabajo debe fomentarse siempre que sea posible. Establecer un nuevo espacio de trabajo cuando esté disponible, crear una sensación de "operaciones especiales" y programar reuniones periódicas, conferencias y oportunidades para reunirse e interactuar en persona son esenciales para el éxito. Su equipo es el corazón de su proyecto integrado y, si ese equipo no funciona de manera eficaz, no obtendrá los resultados que desea. Concéntrese en quién desea que forme parte del equipo y en establecer expectativas razonables y alcanzables para maximizar la entrega del proyecto integrado.
Tu equipo
Invertir en las relaciones dentro de su propio equipo y con los contratistas que necesita solo puede mejorar sus esfuerzos en el proyecto. Valorar el papel que cada uno desempeña en un proyecto exitoso y garantizar que todos los miembros tengan la misma voz puede mejorar drásticamente su tasa de éxito.
Completar su equipo con profesionales que no solo sean capaces de desempeñar sus propias funciones, sino también de respetar, escuchar y aprender de los demás también puede garantizar que su nueva organización funcione lo más eficientemente posible.
Expectativas razonables
Para que la ejecución integrada de un proyecto sea exitosa, cada miembro de su equipo no solo debe comprender las funciones y los objetivos que se le asignan, sino también ofrecer plazos y promesas claros y razonables. Si se niega a presionar a los miembros del equipo para que acepten un plazo determinado y trabaja en cambio con objetivos y expectativas razonables, puede evitar problemas en el futuro.
Crear planes de contingencia
Si bien su objetivo será crear un proyecto exitoso, contar con planes de contingencia puede ayudarlo a identificar riesgos y tomar medidas de inmediato si algo sale mal. Sus planes de contingencia deben cubrir lo que sucederá en caso de una actividad inesperada, como condiciones climáticas extremas o una emergencia, los pasos que tomará y quién será responsable de evaluar y abordar los problemas. Definir esto claramente a medida que su equipo se reúne evita sorpresas desagradables y garantiza que todos comprendan su participación, riesgo y función desde el principio.
Valorar las habilidades relacionales
Si bien su equipo necesita talentos experimentados, no pase por alto el poder de la personalidad y la capacidad de llevarse bien con los demás. Cuando encuentre a alguien con la combinación perfecta de capacidad, experiencia y personalidad, manténgalo. Retener a los miembros clave de su equipo y luego asignarlos a proyectos importantes puede reducir considerablemente sus niveles de estrés y aumentar su éxito.
Tecnología y DPI
En la mayoría de los proyectos, la tecnología facilita y mejora la colaboración necesaria para una ejecución exitosa del proyecto integrado. Dado que la mayoría de los proyectos implican relaciones complejas con una variedad de partes interesadas, los programas y herramientas que se utilizan para otras empresas simplemente no funcionan. Los archivos adjuntos grandes y engorrosos y los medios de comunicación poco elegantes y lentos hacen que las soluciones comerciales típicas sean inútiles para el IPD.
En cambio, el uso de herramientas colaborativas que no sólo apoyen las necesidades de la construcción, sino que estén diseñadas específicamente para la industria, garantiza el éxito de la ejecución integrada del proyecto. Cuando todos los miembros del equipo pueden comunicarse, colaborar y contribuir con información y acceso en tiempo real, muchos de los problemas tradicionales asociados con la gestión de proyectos de construcción se reducen drásticamente.
El uso de herramientas colaborativas para mejorar y superar los desafíos de TI y comunicaciones mejora tanto la eficiencia como la productividad. Se mejora el flujo de datos y documentación, y los trabajadores en la obra pueden transmitir mejor sus necesidades e inquietudes a los que están en la oficina en tiempo real. Al facilitar esta comunicación, las marcas de construcción pueden mejorar la experiencia de sus clientes y aumentar los ingresos y las ganancias.
Devuelva el “yo” al equipo con IPD
La construcción ya es complicada y necesita equipos compactos para alcanzar incluso los objetivos más básicos de presupuesto y cronograma. Al incorporar la integración y la sinergia a los proyectos desde el principio con IPD, es más probable que la construcción se desarrolle sin problemas. Además, construirá relaciones mejores y a largo plazo con su equipo, y podrá obtener más ganancias con el tiempo. Ahora es el momento de comprometerse con el trabajo en equipo para la entrega de la construcción. Comience y explore cómo puede incorporar la entrega integrada de proyectos a sus proyectos futuros.
ACERCA DEL AUTOR. Por Autodesk
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®