Estandarización de la construcción: un plan de juego para el éxito
- Areli Alvarez Arteaga
- 12 ago 2024
- 8 Min. de lectura
Los proyectos de construcción generan una enorme cantidad de datos, desde el diseño y la ingeniería hasta las operaciones. Sin una estandarización adecuada, estos datos pueden convertirse en un pasivo en lugar de un activo. Sin un conjunto de procedimientos que se puedan repetir con resultados que se puedan medir, simplemente no tendrá una manera de saber qué tan bien se está desempeñando su equipo, y cada proyecto tomará sus propias decisiones, lo que dará lugar a una mala calidad de los datos.
Al estandarizar los datos en todos los proyectos, toda la empresa se beneficia. Ya sea que utilice Bridge o cualquiera de estos cinco flujos de trabajo de datos , Autodesk Construction Cloud facilita la gestión y estandarización de datos para los equipos de proyectos.
¿Por qué la estandarización es tan crucial y cómo puede aprovechar al máximo el proceso? Analicemos en profundidad cómo la estandarización de datos puede ayudarlo a optimizar el éxito de sus proyectos.
¿Qué es la estandarización de la construcción?
Una de las debilidades de los procesos de gestión tradicionales es la falta de estandarización; no existe un estándar único y establecido al que referirse. A menudo, los gerentes de proyectos son elegidos en función de su experiencia previa y terminan manteniendo las mismas prácticas que utilizaron en proyectos anteriores, independientemente de si estos procedimientos son realmente aplicables o no. Esta práctica típica puede generar grandes cantidades de variación en una empresa; a veces, cada departamento o equipo termina haciendo lo suyo y toda la organización sufre. El primer paso es admitir cuando un proceso falla.
La falta de estandarización dificulta la comunicación entre los equipos, que suelen utilizar distintos dispositivos y programas informáticos y dependen de notas en papel y de la memoria para que las cosas sucedan. Cada dispositivo adicional o pieza de software hace que los datos con los que trabaja el equipo sean menos fiables y útiles. Reunir toda la información bajo un mismo paraguas agiliza y simplifica el proceso, ya que exige que cada miembro del equipo se comunique utilizando el mismo formato, el mismo lenguaje y las mismas herramientas.
La idea de que la estandarización de equipos y software es beneficiosa para las empresas de construcción no es nada nuevo; las empresas ya trabajaban en pos de la estandarización hace décadas. Ya en 1987, las guías ensalzaban los beneficios de la estandarización : “Un enfoque estandarizado para la preparación de documentos de construcción, incluidas las especificaciones, puede ayudar a los propietarios, arquitectos, ingenieros y contratistas”. Treinta años después, la estandarización sigue siendo un factor crucial para los proyectos. El software de construcción puede simplificar la estandarización y garantizar que no se enfrente a los problemas que experimentan las organizaciones con demasiado software y demasiadas políticas y procedimientos.
Los beneficios de la estandarización de la construcción
No se pueden exagerar los beneficios de una reducción tan drástica del tiempo, pero algunos pueden incluir:
Aumento de la productividad gracias a la repetibilidad
Reducción de errores
Mejora en la comunicación
Menos carga para TI
Mejor disponibilidad y acceso a la información
Escalabilidad a medida que su organización crece
Oportunidades de mejora continua
7 pasos para la estandarización de la construcción con software
El software de construcción adecuado puede ayudarle a establecer la estandarización adecuada para sus proyectos y su negocio. Cuando comience a implementar un nuevo software de construcción, tendrá en cuenta la forma en que se configuran sus proyectos, las personas que trabajan en ellos y la forma en que desea que fluya la información a través de su negocio. Lo más importante es que podrá identificar aquellas zonas problemáticas que le hacen perder tiempo y le cuestan dinero y terminará con una forma justa e imparcial de medir los resultados.
Tenga en cuenta los siguientes pasos al implementar un enfoque estandarizado para sus necesidades de construcción y proyectos:
Paso 1: considere la configuración del proyecto y los participantes
El software de construcción flexible se puede adaptar a las especificaciones del proyecto y a los diferentes participantes. ¿Utilizará la plataforma para todos los proyectos?
Al responder estas preguntas clave, puede planificar cómo el software puede beneficiar mejor a su empresa:
¿En qué proyectos lo utilizará? Le recomendamos cambiar todos los proyectos aplicables al software estandarizado para aprovechar al máximo todas las funciones.
¿Quién crea los proyectos? Saber qué miembros del equipo pueden crear y gestionar proyectos le permite capacitar completamente a su grupo de gestión.
¿Cuáles son las expectativas de los equipos que colaboran? Unas metas y expectativas claramente definidas, escritas en el proyecto y accesibles para todos, garantizan que el trabajo fluya sin problemas. Al establecer expectativas sobre quién colaborará en el software, puede incluir este requisito en las especificaciones del proyecto desde el principio para garantizar que todos los miembros del equipo estén involucrados sin costos adicionales después de que comience la construcción.
¿Qué roles de un equipo colaborarán? Definir qué equipos e individuos deben trabajar juntos garantiza que todos estén involucrados desde el principio.
Paso 2: Establecer objetivos y usos de la tecnología de campo
Establezca desde el principio lo que su empresa espera lograr con el proyecto. Tal vez el objetivo sea reducir las costosas repeticiones de trabajos manteniendo un único conjunto de registros actualizado. Tal vez su objetivo sea aumentar la comunicación entre el propietario, el arquitecto y el contratista. El objetivo puede ser reducir las reproducciones o los costos de impresión al dejar de usar papel.
Utilice estas preguntas clave para ayudar a identificar sus objetivos técnicos de campo:
¿Cuales son los objetivos de su proyecto?
¿Cómo priorizar estos objetivos?
¿Cómo utilizarás el software?
¿Quién será responsable de la administración del software durante cada fase del proyecto?
Paso 3: Asignar responsabilidades y permisos
El software de construcción flexible le permite seleccionar a los miembros del equipo responsables y los permisos para cada paso de su proyecto. Responda estas preguntas mientras configura sus cuentas de software:
¿Quién es responsable de cargar y distribuir la documentación del proyecto?
¿Qué permisos deben establecerse?
¿Qué detalles deben establecerse para tipos específicos de datos?
¿Quién necesita acceder a los documentos y planos relacionados con este proyecto?
¿Quién es en última instancia responsable del éxito del proyecto y tiene la última palabra en caso de conflicto o cuando surgen diferencias de opinión?
Paso 4: Desarrollar flujos de trabajo
Establezca los flujos de trabajo para los informes y documentos necesarios para asegurarse de que todo se complete a tiempo y con precisión. ¿Cómo se transmitirán los cambios de diseño desde el equipo de diseño y planificación hasta el equipo de campo y las personas responsables en última instancia de completar el trabajo? Saber cómo desea que fluya la información a través de su sistema ayuda a mejorar la comunicación y garantiza que está utilizando su software al máximo de su potencial.
En este paso, deberá considerar qué flujos de trabajo se deben desarrollar y decidir cómo se debe compartir la información y cómo se debe hacer accesible para su equipo. Invitar a personas de todos los niveles a contribuir a la conversación es crucial. Un proceso que tiene sentido para usted mientras está sentado en su escritorio puede no funcionar como anticipa en el campo. El aporte de los supervisores de los que depende y en los que confía en el campo es muy valioso en esta etapa.
Recopilar las opiniones del equipo también ayuda de otra manera. Cuando implementas una nueva tecnología para reemplazar la gran cantidad de programas y soluciones que tu equipo ha estado usando, será más fácil lograr que todos se comprometan si tu gente en todos los niveles ha podido opinar sobre los procesos que has elegido.
Paso 5: Estandarizar herramientas y flujos de trabajo
Al estandarizar las herramientas y los flujos de trabajo que utiliza, los distintos equipos de su organización utilizarán su software de la misma manera a la hora de enviar informes y gestionar documentos. Los informes de campo serán gestionados de la misma manera por todos los miembros de su organización, incluso por distintos miembros de distintos equipos.
Incluso las decisiones presupuestarias pueden ser tomadas y gestionadas de la misma manera por distintas personas en distintos departamentos. Estandarizar los formularios, las herramientas e incluso el flujo de trabajo ayuda a mejorar la comunicación y a reducir los errores, ya que todos saben dónde buscar los detalles que necesitan.
Las herramientas que utiliza para cada parte de su flujo de trabajo se pueden personalizar; estas son las preguntas clave que debe plantearse al estandarizar herramientas y flujos de trabajo para su equipo:
¿Qué estándares deben desarrollarse para cada característica?
¿Se utilizará esta función como estándar?
¿Quién está involucrado en cada flujo de trabajo y
¿Cuales son sus responsabilidades?
¿Tendremos un estándar de empresa personalizado para esta función?
¿Esta función requiere que se establezca un flujo de trabajo personalizado?
¿Necesitamos configurar alguna integración tecnológica?
Paso 6: Alinear los requisitos de hardware y software
Asegurarse de que el hardware y el software sean compatibles y satisfagan las necesidades de la empresa es un paso importante en la estandarización. Estandarizar el hardware garantiza que los miembros de su equipo no tengan que aprender a usar un nuevo dispositivo cada vez que comiencen un nuevo proyecto o se hagan cargo de uno existente. Cualquier miembro de cualquier equipo puede trabajar con su hardware y software una vez que realice la estandarización, porque sabrán de manera natural e intuitiva dónde se encuentra cada cosa.
Estas son las preguntas importantes a tener en cuenta al alinear los requisitos de hardware y software:
¿Cuales son sus estándares de hardware?
¿Permitirás BYOD (Trae tu propio dispositivo)?
¿Puede conservar algunas piezas o es necesario reemplazar su línea actual de hardware?
¿Necesita requisitos detallados para mesas y hardware?
¿Cómo puede garantizar que el software se utilice y se actualice?
Paso 7: Establecer los resultados y las métricas del proyecto
¿Cómo medirá el éxito? No podrá saber qué tan bien lo está haciendo a menos que tenga una manera de comparar su esfuerzo actual con el anterior. Una medición precisa también lo ayuda a determinar qué tan bien están manejando los proyectos y las tareas los diferentes equipos; cuando tenga mediciones estandarizadas con las que comparar los resultados de su equipo, sabrá qué grupos necesitan más ayuda y capacitación y cuáles deben implementarse para trabajar en sus proyectos entrantes más importantes. Por ejemplo, si su objetivo era reducir la repetición de tareas en un 50 % manteniendo a todos en un solo grupo actualizado, ¿lo logró?
Saber cómo medir los diferentes aspectos internos de cada proyecto también puede ayudarle a identificar áreas problemáticas y a mejorar continuamente su enfoque. Cuanto más crece, más complejas se vuelven sus necesidades, por lo que estandarizar y dominar procesos específicos, repetibles y escalables puede ayudarle a escalar las cosas y asumir trabajos más complejos y tareas que consumen más tiempo. Cuando tiene 100, 200, 500, 1000 usuarios, la escalabilidad a través de procesos repetibles es el objetivo final de la estandarización de cualquier software.
Tenga en cuenta estas preguntas importantes al establecer los resultados y las métricas del proyecto:
¿Cómo entregará su paquete de entrega del proyecto?
¿Qué datos de operaciones de las instalaciones se cargarán como parte del resultado de cierre ?
¿Tiene estándares desarrollados para manuales de cierre digital?
¿Cómo se coordinará la participación de su equipo de operaciones?
¿Qué métricas deberías utilizar para realizar el seguimiento de tus objetivos?
Después de cada proyecto, tómate el tiempo para evaluar tu desempeño. Podrás detectar áreas que se podrían mejorar en proyectos futuros y brindarle a tu equipo la retroalimentación que necesita para tener éxito.
La próxima generación de construcción estandarizada
La estandarización de la construcción comienza desde arriba hacia abajo. Las empresas constructoras deben adoptar una visión amplia de los sistemas y procesos, incorporando la tecnología más avanzada e integrándola en sus proyectos y operaciones. Las empresas constructoras de próxima generación crearán una infraestructura tecnológica consolidada, a través de la cual las operaciones podrán avanzar rápidamente en los proyectos desde el principio hasta el final.
La estandarización de la tecnología en todas las operaciones de construcción minimizará las posibles interrupciones en el negocio. Al adoptar tecnología avanzada y estandarizada, su empresa puede optimizar sus procesos, reduciendo tanto las ineficiencias como las redundancias. Las empresas de construcción pueden volverse más competitivas y mejorar su retorno de la inversión general al invertir en tecnología que facilite la estandarización de proyectos.
ACERCA DEL AUTOR.
Gracia Ellis
Como gerente de estrategia de marketing de contenido en Autodesk y editora en jefe del blog Digital Builder, Grace tiene casi 15 años de experiencia en la creación de contenido de primer nivel para empresas de tecnología. Ha trabajado en el área de tecnología de la construcción durante los últimos 6 años y le apasiona empoderar a los profesionales de la industria con herramientas de vanguardia y estrategias líderes que mejoren la calidad de sus trabajos y sus vidas.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®