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Lean digital: optimización de las comunicaciones en el lugar de trabajo


Si 2020 y la primera mitad de 2021 nos han enseñado algo, es que la adaptación es fundamental para el progreso. Desde el COVID-19 hasta los exorbitantes precios de la madera y las interrupciones de la cadena de suministro: los profesionales de la construcción se enfrentan a importantes desafíos e incertidumbres. No tenemos el margen para ignorar los problemas de productividad de larga data de nuestra industria, que se ven agravados por las desventuras del año pasado y la creciente complejidad de nuestros proyectos. La ineficiencia aumenta nuestra vulnerabilidad ante circunstancias desafiantes. A través de la construcción ajustada, nos adaptaremos y aumentaremos nuestra capacidad de recuperación.


Los profesionales de la construcción ajustada reconocen que los miembros de nuestro equipo más cercanos al trabajo se encuentran en una posición ideal para identificar el desperdicio y las oportunidades para mejorar los flujos de trabajo. Cada comercio ve claramente las restricciones que impiden su trabajo y, con una visión holística, podemos ver cómo las restricciones para una operación significan restricciones para todas. Optimizar las comunicaciones en el lugar de trabajo es el camino hacia la promoción de una perspectiva holística que nos permite resolver problemas a través de la colaboración y mejorar nuestra productividad.


Suave para lo difícil

No podemos hablar de comunicación sin mencionar nuestras culturas en el lugar de trabajo. A medida que llevamos a cabo nuestras reuniones diarias, programación de fases y sesiones de planificación de extracción, es más probable que logremos nuestros objetivos si nuestra cultura fomenta las habilidades blandas. Al escuchar atentamente y observar cómo los miembros del equipo mencionan las limitaciones, les hacemos saber que los valoramos y que es menos probable que perdamos detalles importantes, incluso si se relacionan con un intangible como la moral en lugar de una entrega de materiales. Además, los líderes de campo pueden fomentar la transparencia necesaria al orientar las discusiones hacia la solución de problemas en lugar de asignar culpas. Tenemos diferentes roles (superintendentes, electricistas, arquitectos, ingenieros de plomería, etc.) pero, en última instancia, somos un equipo que trabaja con un programa maestro. Si hemos implementado Last Planner System® (LPS), por ejemplo, Necesitamos reconocer los desafíos y problemas de los demás como conectados con los nuestros y encontrar soluciones juntos. La atención a las habilidades blandas prepara el escenario para el éxito en nuestro plan de porcentaje completo y en cifras de rentabilidad estrictas.


Visual y Digital

En Big Room , valoramos todas las voces entre los miembros de nuestro equipo y compartimos nuestros horarios, hitos, limitaciones y otra información del proyecto visualmente siempre que sea posible. Por lo general, esto implicará pizarras, hojas de papel y notas adhesivas, pero puede incluir plataformas Lean digitales en lugares de trabajo más progresivos. Digital Lean complementa los métodos convencionales de comunicación visual al hacer que la información del proyecto sea más accesible y actualizada para los miembros del equipo, al tiempo que los capacita para colaborar incluso cuando no pueden estar en la misma sala (por ejemplo, debido a una pandemia global).


Comunicaciones precisas y procesables

Para la mayoría de los trabajadores de la construcción, las comunicaciones en el lugar de trabajo suelen tener lugar al comienzo de la jornada laboral y según sea necesario, pero siempre en persona. Si bien la comunicación frecuente en persona es excelente, presenta dos problemas: 1. menos tiempo de productividad y 2. crea espacio para la confusión, particularmente a medida que surgen cambios entre reuniones. Sin información de estado documentada en tiempo real, seguimiento de equipos y cronogramas de entrega definidos, las reuniones de “registro” con varios miembros del equipo pueden contribuir a la variabilidad del flujo de trabajo que deben mitigar. Por ejemplo, si tenemos un comercio esperando una entrega de madera y el camión se retrasa un día, necesitamos un plan de respaldo para esos miembros del equipo. Sin una plataforma digital, tenemos que tener varias conversaciones para ver qué otros oficios y miembros del equipo podrían verse afectados y qué significa el retraso para nuestro horario maestro. Con digital Lean, los miembros del equipo pueden revisar fácilmente sus teléfonos o tabletas, revisar el día, mes o los objetivos de la línea de tiempo del proyecto completo y ponerse a trabajar sin esperar una comunicación formal. Esto alivia la carga del director del proyecto y anima a los miembros del equipo a resolver los desafíos juntos de forma proactiva.


Reducción del desperdicio de recursos

Más que nunca, empresas de todos los sectores están evaluando sus gastos. Gran parte del desperdicio en nuestra industria se debe a una comunicación inadecuada entre las personas, lo que resulta en cronogramas poco realistas y variabilidad en el flujo de trabajo. Al establecer una visión para un proyecto, a menudo establecemos un tiempo de reserva para dar cuenta de cualquier problema que pueda surgir. Pero sin procesos universalmente documentados, realmente no hay forma de establecer una fecha de finalización o un límite presupuestario. Esta es la razón por la que muchos proyectos se mueven considerablemente más allá de la fecha de finalización prevista, acumulando gastos tanto para los propietarios del edificio como para los ejecutivos de la construcción. Además, con una comunicación inadecuada, nos resultará más difícil implementar conceptos como la entrega justo a tiempo porque nuestras decisiones de adquisición y planificación no se basan en la realidad del lugar de trabajo.


Preparándose para el mañana

Optimizar las comunicaciones a través de digital Lean no solo nos ayuda a abordar los desafíos que enfrentamos hoy, sino que también nos ayuda a prepararnos para el futuro de la construcción. Muchas partes de la industria han tenido que dar un giro. Por ejemplo, los viajes están disminuyendo (comprensiblemente) y, como resultado, muchas empresas y desarrolladores de AEC han tenido que pasar de proyectos hoteleros a construcciones multifamiliares. Tener información documentada y actualizada del proyecto accesible a los miembros del equipo desde el lugar de trabajo hasta la oficina puede ayudarnos a administrar de manera inteligente los requisitos y los objetivos compartidos, incluso si estamos trabajando en un tipo de proyecto menos familiar. Al mejorar la productividad, la moral, la precisión del plan y la rentabilidad, las comunicaciones optimizadas a través de una visión holística y plataformas Lean digitales nos preparan mejor para adaptarnos a nuevas circunstancias y aumentar nuestra capacidad de recuperación.


 

ACERCA DEL AUTOR.

Rafael Franca lidera un equipo interdisciplinario en Robert Bosch Power Tools organizado para mejorar la eficiencia y la productividad en la industria de la construcción a través de metodologías Lean respaldadas por RefinemySite, la plataforma de colaboración Lean. RefinemySite ayuda a los equipos a realizar la promesa del Last Planner System® de Lean Construction Institute al digitalizar los componentes del flujo de trabajo y brindar a los miembros del equipo una forma sencilla de obtener información en tiempo real sobre el lugar de trabajo, optimizar los procesos y participar en la planificación. Originario de Brasil y con sede en Chicago, Rafael tiene más de 20 años de experiencia trabajando con Bosch en proyectos en América del Norte, América del Sur, Europa y Asia. Es un “intraemprendedor” responsable de la creación y el crecimiento de nuevos negocios para Bosch dentro de la industria de la construcción a la que ha trabajado durante más de 100 años.


TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

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