A menudo se piensa que la entrega se produce solo al final de un proyecto. Generalmente se considera que es solo otra casilla que marcar o una tarea que completar. Pero la entrega del proyecto realmente abarca el ciclo de vida de un proyecto, ya que involucra a múltiples partes interesadas, procesos y actividades dentro de ese ciclo de vida.
Por ese motivo, es fundamental hacer bien la entrega desde el principio. Para lograrlo, es necesario redefinir realmente qué significa, qué implica y los pasos que requiere a lo largo de un proyecto. Analicemos más de cerca la importancia de la entrega, su estado actual y cómo la industria puede reformular su definición para mejorarla.
Por qué la entrega no es simplemente otra casilla a marcar
La entrega no comienza solo al final de un proyecto, sino que comienza en el diseño. Es un proceso continuo con múltiples partes interesadas que se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida. Comienza con el propietario (que idealmente estará involucrado en todo el proceso) en la fase de diseño y luego pasa a la construcción y las operaciones. Los propietarios y el equipo de diseño se reúnen e identifican los activos críticos que deberían ser parte del paquete de entrega. Los activos, materiales y equipos críticos luego se traducen en flujos de trabajo de construcción. Estos activos y sus datos se transfieren a operaciones para ayudar con el mantenimiento y las operaciones del edificio. Para los contratistas generales y los subcontratistas, la entrega es fundamental para el pago final.
La calidad de la entrega también puede ayudar a determinar el ahorro de tiempo y costos en las operaciones de las instalaciones. Los estudios indican que un paquete de entrega de alta calidad puede generar un ahorro de alrededor del 5 % en mantenimiento preventivo y tiempo durante la vida útil de la instalación.
El proceso de entrega actual tiene múltiples pasos y puntos problemáticos
Los flujos de trabajo de transferencia actuales tienen varios pasos. Por lo general, funcionan de la siguiente manera:
El propietario define los requisitos y planes del proyecto.
Los requisitos y los planos del proyecto se transfieren luego al contratista general.
El contratista general crea la estructura de entrega y el cronograma de entregas.
A continuación, el contratista general trabaja con los subcontratistas para crear un paquete de presentación.
Luego, los subcontratistas compran los materiales, instalan el equipo y presentan la documentación de cierre.
Luego, los contratistas generales realizan inspecciones, ponen en marcha flujos de trabajo y aprueban la documentación de cierre recibida de los subcontratistas.
Los contratistas generales se registran con los equipos de FM para iniciar el proceso de aprobación de las instalaciones.
Finalmente, se completa el paquete de entrega y se transfiere al propietario, quien libera el pago y transfiere los datos al equipo de administración de las instalaciones.
Pero la multiplicidad de pasos conlleva múltiples problemas en este flujo de trabajo. En primer lugar, los propietarios suelen participar solo al principio o al final del proyecto para enumerar los requisitos de entrega. Como resultado, tienen poca visibilidad del proceso de construcción completo.
Luego, los contratistas generales tienen que revisar manualmente los libros de especificaciones para crear una estructura de entrega y planificar un cronograma de entregas. Esta fase implica crear estructuras de carpetas, planificar la documentación y elaborar un cronograma de pronóstico. Estas son las personas que tienen que hojear un libro de especificaciones de 500 páginas página por página, tratando de comprender e identificar los elementos críticos de la entrega.
A menudo, a los subcontratistas les resulta difícil localizar un agregado y enviar la documentación a los contratistas generales como parte del cierre . ¿Qué causa este desafío? Por lo general, hay varios subcontratistas trabajando en el proyecto y utilizando varias herramientas. Estas múltiples herramientas también ayudan a los subcontratistas a mantener la privacidad de su documentación.
¿Cuáles son los posibles efectos negativos de este nivel de intercambios entre subcontratistas y contratistas generales? A menudo se pierde dinero. La naturaleza engorrosa del proceso de entrega (especialmente al final) y el nivel de coordinación requerido pueden empujar a algunas empresas a dejar dinero sobre la mesa para poder pasar al siguiente trabajo. Los contratistas generales tienen que pasar por este proceso con múltiples subcontratistas. A menudo, esto se convierte en tener que perseguir a los subcontratistas para recopilar toda la información necesaria para cerrar el proyecto.
Los gerentes de instalaciones y los equipos de operaciones generalmente se involucran al final del proyecto, lo que genera un proceso de aprobación manual y tedioso. Los gerentes de instalaciones quieren asegurarse de que los datos funcionarán con el software que utilizan para las operaciones. Los contratistas generales tienen que ensamblar todo por partes, lo que representa una gran carga para los recursos.
Los equipos de operaciones y posconstrucción tienen dificultades para acceder a la documentación de entrega. Desde su perspectiva, están pensando en mantener y administrar ese edificio durante 20 a 50 años. Necesitan acceso a esa información durante el ciclo de vida de un edificio o la vida útil de un edificio. Sin embargo, la documentación de entrega suele parecer una serie de carpetas con datos enterrados en ellas. Los equipos de gestión de instalaciones tienen que averiguar dónde acceder a los datos que necesitan y comprender el contexto histórico de una instalación de activos específica (además de las hojas de exportación de obra o de señalización de marcado).
Estos son los pasos que deben seguir todas las partes interesadas en el ciclo de vida de la construcción para crear y armar un paquete de entrega. Ninguno de ellos es particularmente propicio para generar eficiencias y aumentar la productividad .
3 claves para rediseñar el proceso de traspaso de mandos
Es hora de redefinir el traspaso, pero ¿cómo lo hacemos? Creo que los flujos de trabajo conectados para el traspaso de la construcción son fundamentales para que el proceso sea eficaz en el mundo actual. En lugar de que el proceso de flujo de trabajo se mantenga aislado, los flujos de trabajo para el traspaso deberían reflejar la verdadera naturaleza continua del ciclo de vida del proyecto. La información debería poder compartirse fácilmente entre las diferentes partes interesadas (por ejemplo, propietarios, contratistas generales y subcontratistas) manteniendo al mismo tiempo la privacidad y la propiedad de los datos.
Los pilares fundamentales de un flujo de trabajo de transferencia exitoso son los siguientes:
Propiedad de datos distribuida y colaboración a pedido. Habilitación de un modelo de propiedad de datos que facilite la colaboración entre las empresas de construcción
Estandarización de los flujos de trabajo clave de la construcción. Estos flujos de trabajo estandarizados permiten a las empresas de construcción y a las partes interesadas estandarizar la captura de datos y los procesos a lo largo del ciclo de vida de la construcción.
Seguimiento de activos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Este pilar se asemeja a la identificación de activos en el ciclo de vida del diseño de un proyecto de construcción. A continuación, se realiza un seguimiento de estos activos desde el diseño hasta la entrega.
Propiedad de datos distribuidos y colaboración a pedido
En la actualidad, el contratista general o el propietario trabajan en una única cuenta o centro de software. Lo ideal es que todos los demás interesados y contratistas trabajen desde esa única cuenta. Sin embargo, los proyectos de construcción suelen incluir entre 10 y cientos de entidades únicas diferentes, cada una de las cuales aporta su propio conjunto de habilidades y experiencia al proyecto de construcción. El propietario del centro gestiona la documentación de construcción, lo que impide una escalabilidad real. Además, cada interesado tiene su propia forma de estandarizar los datos y configurar los flujos de trabajo.
Esta configuración actual añade obstáculos innecesarios, ya que las partes interesadas individuales tienen dificultades para proporcionar acceso a sus equipos para que puedan comenzar un proyecto de construcción. Las partes interesadas también guardan documentos confidenciales en diferentes ubicaciones debido a preocupaciones por la privacidad.
Podemos resolver estos desafíos con la federación de datos . La federación de datos permite a los usuarios enviar información y datos de construcción entre dos o más proyectos o entidades. Cada parte interesada puede mantener su propia cuenta independiente. La información se mantiene sincronizada y actualizada.
La federación de datos permite la portabilidad de datos , la colaboración a pedido, la integridad de los datos y el control de versiones de los documentos. Facilita la colaboración y garantiza que cada parte interesada sea dueña de los datos dentro de sus propias cuentas de software.
Estandarización de flujos de trabajo de construcción clave
La federación de datos centralizada crea y ayuda a las empresas a estandarizar mejor los flujos de trabajo. Por ejemplo, en Autodesk Construction Cloud, estamos introduciendo dos funciones para ayudar a impulsar flujos de trabajo de entrega conectados. En primer lugar, tenemos plantillas de proyecto que permiten a los usuarios crear y duplicar estándares, flujos de trabajo y contenido para cualquier proyecto de construcción. Estas plantillas ayudan a estandarizar la captura de datos en todos los proyectos. Esta estandarización es fundamental para descubrir información sobre el proyecto. Los usuarios pueden comparar y analizar varios proyectos, problemas y cuellos de botella. Esta información se puede utilizar para aumentar la eficiencia a lo largo del ciclo de vida.
Los componentes son un medio para crear, publicar y actualizar de forma centralizada una pequeña parte de contenido en varios proyectos (por ejemplo, listas de verificación, documentos de seguridad y flujos de trabajo de RFI). Los componentes permiten realizar actualizaciones centralizadas en varios proyectos en curso. En última instancia, puede crear una biblioteca de componentes con informes diarios, informes de campo o plantillas de problemas. Estos objetos de flujo de trabajo se pueden enviar de forma retroactiva a varios proyectos en curso y plantillas activas.
Seguimiento de activos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto
El ciclo de vida de los activos comienza en el diseño con el propietario y el equipo de diseño. Pasa por la fase de preconstrucción y continúa con la fase de construcción, pasando por el informe de puesta en servicio y el cierre. Antes, la gestión de activos parecía un documento de 4000 páginas que las partes interesadas tenían que revisar para encontrar información sobre un equipo específico, por ejemplo. Hoy, con Autodesk, puede realizar un seguimiento de una gran cantidad de activos a lo largo del proyecto de construcción y adjuntar información relevante directamente a un solo activo (por ejemplo, manuales del propietario, garantías, listas de verificación de inspección).
El registro de auditoría detalla cuándo se creó un activo, los pasos por los que pasó durante una fase en particular, la documentación proporcionada y más. Ahora, puede realizar un seguimiento de sus activos críticos y configurar flujos de trabajo de puesta en servicio específicos para categorías de activos. Por último, puede adjuntar información relevante directamente a través de una aplicación a un activo durante el ciclo de vida del producto. El sólido historial de auditoría lo ayuda a comprender todos los pasos por los que pasaron los activos.
Cómo lograr una mejor entrega de la obra
Estos tres pilares fundamentales sustentan la redefinición de la entrega como un proceso continuo en lugar de una actividad puntual. El nuevo proceso y las nuevas herramientas de entrega se basarán en la integridad de los datos, una visión integral de los datos y la eficiencia durante todo el ciclo de vida de la construcción. A medida que redefinimos el proceso de entrega para reflejar mejor cómo funciona realmente nuestra industria , es fundamental mantener nuestro enfoque en su mejora para impulsar el ahorro, la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
ACERCA DEL AUTOR.
Aditya Thakur
Gerente sénior de productos del grupo, Gestión de datos del ciclo de vida, Autodesk
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
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