Por qué necesita una comunicación clara en la construcción

Areli Alvarez Arteaga
9 jun
13 Min. de lectura

Tabla de contenido

La comunicación en la industria de la construcción es fundamental para el éxito. Desde el inicio de un proyecto hasta su fase final, una comunicación eficaz en la construcción no solo es beneficiosa, sino fundamental, ya que puede determinar el éxito de un proyecto.

La construcción implica muchos elementos, incluyendo diferentes roles, tareas y colaboraciones a lo largo del proyecto. Una comunicación clara y eficaz es clave para garantizar que todo se desarrolle sin contratiempos.

Cuando la comunicación en la construcción es deficiente, esta puede agravarse rápidamente y causar numerosos problemas. Incluso pequeños malentendidos al principio pueden convertirse en problemas graves a medida que avanza el proyecto. En última instancia, esto provocará errores y repeticiones del trabajo, lo que puede consumir recursos valiosos. Por eso, establecer canales de comunicación y flujos de trabajo claros y bien definidos es esencial para evitar estos contratiempos.

Investiguemos cómo puedes maximizar y mejorar la estrategia de comunicación durante todo el proceso de construcción.

¿Qué es la comunicación en la construcción?

La comunicación en la construcción es un enfoque de las interacciones interpersonales que busca promover la comprensión y la colaboración entre las partes interesadas del proyecto. Una buena comunicación garantiza que el proyecto se complete dentro del plazo y el presupuesto, y con la calidad esperada.

Los proyectos de construcción implican una cadena de comunicación formada por arquitectos, ingenieros, contratistas, subcontratistas, proveedores y clientes. Cada persona tiene su propia experiencia y responsabilidades, y colaboran entre sí para garantizar la correcta finalización del proyecto. Sin embargo, la falta de una comunicación clara puede provocar la ruptura de esta colaboración. Por lo tanto, es fundamental que el flujo de información sea constante durante todo el proceso.

Debido a la multitud de procesos y tareas que implica tomar decisiones precisas sobre el proceso de construcción, una buena comunicación en el sector de la construcción es esencial. Esto abarca desde el arquitecto que proporciona los planos al contratista hasta la aprobación de las capas de pintura finales. Una extensa cadena de responsabilidades debe estar claramente definida y ejecutada con precisión por las personas que desempeñan diversas funciones a lo largo de estos complejos procedimientos.

Con una comunicación clara, todas las partes involucradas en un proyecto comprenden claramente sus tareas, obligaciones y plazos. Esto promueve el libre flujo de ideas y permite identificar con anticipación posibles problemas para abordarlos de forma colaborativa antes de que se conviertan en problemas graves que requieran medidas reactivas.

Los malentendidos o las instrucciones inexactas transmitidas a través de la línea de comunicación del contratista a los subcontratistas, del arquitecto a los constructores y más allá podrían dar como resultado una finalización defectuosa de proyectos, tareas y actividades, lo que afectaría significativamente el control de los costos de construcción .

La comunicación inadecuada durante la construcción o instrucciones inexactas también pueden resultar en costosas revisiones para corregir errores. Esto puede requerir esfuerzos adicionales de programación y reconstrucción, que consumen mucho tiempo y suponen una carga financiera. En consecuencia, el proyecto puede experimentar contratiempos debido a la asignación innecesaria de recursos para corregir estos errores. Dado que los márgenes de beneficio son reducidos en este sector, los gastos de retrabajo podrían afectar negativamente el presupuesto.

Implementar sistemas eficaces de comunicación y colaboración al inicio de un proyecto es esencial para evitar exceder el presupuesto y el cronograma. Los equipos deben poder comunicarse eficientemente desde la primera etapa de planificación hasta el final. Esto no solo optimizará la gestión del proyecto de construcción, sino que también mantendrá el proyecto en marcha, mejorando la productividad y mitigando posibles reclamaciones por retrasos.

La importancia de la comunicación en la construcción

La importancia de la comunicación en la construcción

Mantener una comunicación sólida mejorará cada etapa del ciclo de vida de la construcción. Analicemos algunas razones fundamentales por las que debería centrarse en una estrategia de comunicación sólida para la construcción.

Optimización del flujo de trabajo

La industria de la construcción siempre tiene plazos ajustados, y cualquier retraso o falta de comunicación puede causar obstáculos costosos que afectan tanto el cronograma como el presupuesto del proyecto. Para evitar estos contratiempos, es fundamental mantener una comunicación clara durante todas las fases del desarrollo para coordinar esfuerzos y alcanzar los objetivos acordados mutuamente en cuanto a plazos, plazos y desviaciones de los planes establecidos.

Al mantener una comunicación transparente durante la construcción, los gerentes de proyecto pueden identificar posibles obstáculos y asignar recursos eficientemente, garantizando así la fluidez del proyecto. Esto es especialmente importante para gestionar la logística de la cadena de suministro, programar subcontratistas o resolver imprevistos, ya que un diálogo abierto garantiza operaciones fluidas y una productividad eficiente en la construcción.

Fortaleciendo las relaciones

La comunicación ayuda a fortalecer y construir relaciones en los proyectos de construcción. Las buenas relaciones son clave para el éxito de cualquier operación comercial, ya que contribuyen a generar confianza y transparencia entre todas las partes involucradas. Por ejemplo, una buena comunicación entre el propietario del proyecto y el contratista puede evitar disputas costosas que afecten la rentabilidad de ambas partes. Asimismo, genera un ambiente de confianza que permite que el contratista sea considerado para futuros proyectos. Las buenas relaciones entre disciplinas también son fundamentales, ya que garantizan la disposición y la disposición de todos para ayudar y realizar el trabajo, lo que resulta en flujos de trabajo más eficientes.

Gestión de equipos mejorada

Una comunicación eficaz en la obra fortalece la gestión del equipo. Un buen director de proyecto debe ser capaz de comunicar claramente al equipo las actividades diarias y semanales deseadas, lo que ayuda a establecer una hoja de ruta clara para alcanzar los objetivos deseados.

Unas sólidas habilidades de comunicación entre el equipo de obra y la gerencia permitirán que todos comprendan mejor el estado del proyecto y la dirección que debe tomar. Esto permitirá a la gerencia implementar medidas proactivas y de protección, en lugar de correctivas, en caso de que ocurra algo en la obra. Esto es crucial, ya que conduce a proyectos más precisos y eficientes.

Cuanto mejor sea la comunicación, más confianza tendrá el equipo. Un sistema más abierto y transparente permite al equipo comprender exactamente qué debe hacer.

Cuando surgen desafíos, la comunicación abierta permite compartir soluciones. Esto significa que los equipos pueden resolver los problemas con mayor rapidez, lo que resulta en un equipo mejor preparado para el trabajo y más dispuesto a asumir la carga de trabajo.

Colaboración y retroalimentación mejoradas

Los buenos canales de comunicación también fomentan la colaboración en la construcción y la innovación creativa. Los miembros del equipo pueden compartir ideas y experiencias que otros pueden aprender, lo que ayuda a inspirar ideas más sólidas y a mejorar la colaboración para encontrar las mejores soluciones para los proyectos.

La comunicación genera retroalimentación. Los ciclos de retroalimentación permiten monitorear el rendimiento y comprender dónde se encuentran los éxitos, los problemas y las inquietudes. Comunicar las fortalezas y debilidades de un proyecto es una de las mejores maneras de aprender, y hacerlo puede mejorar las estrategias y tácticas para proyectos futuros.

En definitiva, la transparencia y una comunicación eficaz se traducen en mejores resultados. Los sistemas de comunicación sólidos logran mejores resultados. Mantienen a todos los involucrados en sintonía, informados y al tanto de los plazos y objetivos.

Desafíos de la comunicación en la construcción

Uno de los mayores desafíos de la comunicación en la obra es la falta de una comunicación efectiva sobre el terreno. La mala comunicación puede deberse a diversos factores, como la ambigüedad, la falta de comunicación, la retroalimentación insuficiente, la falta de información actualizada o suposiciones erróneas (entre otros). Las barreras lingüísticas, la jerga técnica e incluso las diferencias horarias pueden agravar estos problemas. Además, la información imprecisa o inadecuada sobre el acceso, el flujo y los horarios también es una queja habitual.

Otra razón importante para la comunicación ineficaz en los proyectos de construcción son los silos de información. Esto ocurre cuando la información se limita con frecuencia a proyectos, equipos y departamentos específicos, o se distribuye mediante diferentes herramientas. Cuando la información se aísla de esta manera, puede dificultar la visión global.

Consecuencias de la mala comunicación en la construcción

Confusión en la obra. Uno de los problemas más importantes que puede causar la falta de comunicación es la confusión, que puede afectar a cualquier persona, desde trabajadores de campo hasta otros puestos de construcción . Los informes inconsistentes o incompletos pueden generar errores, lo que resulta en retrasos en el proyecto y sobrecostos.
Retrasos en el proyecto. Los errores en el proyecto pueden deberse a diversos factores, como mensajes poco claros, retrasos en el flujo de información y comunicación con la persona equivocada. Estos errores pueden retrasar los procesos y, en el peor de los casos, obligar a rehacer el trabajo y a comprar materiales adicionales, lo que resulta en el incumplimiento del cronograma.
Gastos excesivos y sobrepasar los presupuestos. A menudo, la falta de comunicación puede resultar en gastos adicionales e innecesarios. Debido a un problema de comunicación, se tendría que invertir tiempo y dinero en corregir el error, lo que retrasaría aún más el proyecto.
Riesgos de seguridad. La industria de la construcción es un entorno de alto riesgo y existen muchas posibilidades de lesiones. Una de las razones más comunes de muchas lesiones en el lugar de trabajo es la mala comunicación sobre seguridad: los trabajadores pueden desconocer la terminología utilizada en la capacitación sobre seguridad (especialmente si son nuevos en ella), lo que facilita su desconexión. Los trabajadores a menudo temen hablar abiertamente cuando descubren un riesgo para la seguridad. Creen que es más fácil actuar con prudencia, ya que temen ser criticados por señalar posibles peligros en cuanto los descubren.
Disputas legales: Una comunicación poco clara puede generar una desconexión entre las expectativas de clientes y contratistas, lo que resulta en costosas disputas legales. Por ejemplo, si se acuerda un cambio durante una llamada telefónica y el contratista continúa con la obra sin una orden de cambio oficial firmada, el propietario podría impugnar la reclamación o el coste posteriormente. Disputas como estas retrasan el trabajo, perjudican las relaciones profesionales y pueden ocasionar pérdidas financieras significativas.

¿Cómo desarrollar un plan de comunicación eficaz para la construcción? Consejos y buenas prácticas

Consejos y mejores prácticas para desarrollar un plan de comunicación de construcción eficaz

Un sistema de comunicación eficaz para la construcción debe establecerse desde el inicio de la planificación y la estimación del proyecto. Esta fase crucial sienta las bases para todo lo que sigue. Por ejemplo, obtener retroalimentación de los miembros del equipo sobre las tarifas unitarias durante este proceso transparente puede resultar en una estimación de costos más precisa en los proyectos de construcción, tanto para las actividades actuales como para las futuras. Al implementar tecnología confiable en nuestros sistemas, promovemos un diálogo abierto, lo que, en última instancia, puede aumentar exponencialmente el valor del proyecto.

Los siguientes puntos describen cómo desarrollar un buen plan de comunicación para proyectos de construcción:

1. Establecer una cadena de mando de comunicación

Gestionar un proyecto requiere establecer una cadena de comunicación clara. Estos canales suelen estar definidos en los documentos contractuales y, a menudo, exigen que las comunicaciones entre el propietario y el contratista general se realicen a través del arquitecto.

La responsabilidad del arquitecto es comunicarse con los consultores, mientras que el contratista general transmite la información a los proveedores y subcontratistas. Normalmente, el superintendente del proyecto actúa como el contacto principal para estos contratistas.

Establezca una línea de comunicación clara que incluya la identificación de los puntos de contacto con la información de contacto de los miembros clave del equipo. Esto es vital para garantizar que la información llegue a las personas adecuadas a tiempo.

Afortunadamente, las modernas tecnologías de construcción digital facilitan la comunicación al proporcionar un entorno en línea en el que todas las partes interesadas pueden comunicarse independientemente de su ubicación.

2. Seleccione el canal de comunicación adecuado para el mensaje.

Todos los métodos de comunicación tienen ventajas y desventajas. Hace años, los profesionales de la construcción dependían del fax para enviar información desde la obra a la oficina. Con la introducción de tecnologías digitales como el correo electrónico y Excel, los métodos de comunicación han evolucionado y siguen evolucionando hasta llegar a lo que conocemos hoy. Elegir el método correcto puede agilizar y simplificar el intercambio de información. A veces, basta con un correo electrónico o una llamada telefónica, mientras que en otros casos, puede ser necesario concertar una reunión con todo el personal clave del proyecto. Dicho esto, también se recomienda establecer canales de comunicación oficiales durante la negociación del contrato, como informes diarios o reuniones semanales. Esto garantizará que el intercambio de información se establezca desde el principio del proyecto para garantizar la eficiencia en todo el proceso.

3. No te olvides de la comunicación visual

Siguiendo con el punto anterior, al pensar en los métodos de comunicación en la construcción, no se deben considerar únicamente reuniones, informes o documentos extensos. La comunicación visual es una herramienta poderosa que, en ocasiones, puede ser más efectiva que las palabras. De hecho, estudios sugieren que el cerebro humano procesa el contenido visual mucho más rápido que las palabras. Esto es especialmente cierto en las obras de construcción , donde las personas se comunican principalmente mediante señales, dibujos y gestos manuales, métodos clave para garantizar la seguridad y la productividad. Asimismo, los profesionales de la obra toman fotos para comunicar el progreso al resto de los equipos, lo que facilita la comunicación y un control de calidad eficaz.

Además, las tecnologías digitales innovadoras, como los modelos BIM, impulsan la colaboración y la comunicación mediante un entorno altamente interactivo y visualmente atractivo. BIM permite a los equipos interactuar con el diseño en un entorno 3D con datos en tiempo real, lo que facilita la visualización de los cambios y su impacto para anticipar posibles riesgos o problemas. También facilita revisiones de diseño más efectivas, la planificación de la seguridad y la participación de las partes interesadas. Un buen plan de comunicación debe integrar elementos visuales siempre que sea posible para facilitar los diferentes estilos de aprendizaje y evitar errores costosos debido a malas interpretaciones.

4. Sea un oyente activo

Al realizar reuniones de proyecto, la clave es la comunicación y asegurar que todos comprendan sus roles y responsabilidades. No solo haga preguntas en el momento oportuno, sino que también sea un oyente activo, no pasivo: intente comprender lo que el orador intenta comunicar desde su punto de vista. Anote los detalles que necesite aclarar, establezca contacto visual y utilice señales no verbales como asentir con la cabeza para demostrar que está escuchando activamente.

5. Evite la confusión

Evite usar jerga o términos que sus colaboradores no entiendan. Recuerde que, en la comunicación en el sector de la construcción, es fundamental asegurarse de que su mensaje se entienda a la primera. La clave está en ser breve pero completo en su comunicación.

Otro aspecto que debe considerarse para evitar confusiones son las barreras lingüísticas que pueden surgir tanto en la obra como en la oficina. Cada vez más proyectos de construcción son multilingües, con equipos formados por trabajadores de diferentes países y orígenes. Si no se tienen en cuenta, estas barreras pueden afectar significativamente el proyecto debido a malentendidos. El uso de señalización e informes con opciones en varios idiomas y la utilización de la comunicación visual son excelentes maneras de mitigar los riesgos.

6. Cíñete a los hechos

En la medida de lo posible, solo proporcione u obtenga los hechos. No exagere ni incluya otra información en sus comunicaciones. Guarde sus opiniones o sentimientos personales sobre un proyecto para usted mismo, a menos que se lo pidan. Si considera que su opinión profesional podría ser valiosa para completar un proyecto con éxito, es importante compartirla. La experiencia de su empresa es parte de lo que le permitió conseguir el proyecto, así que no dude en expresarse.

7. Documenta todo

Otra práctica recomendada invaluable para garantizar una comunicación fluida es documentar todo. El cambio forma parte de cualquier proyecto de construcción y no documentarlo puede generar problemas. Por lo tanto, toda decisión, solicitud o cambio debe documentarse y compartirse con las partes relevantes. Un plan de comunicación exitoso establece reglas sobre cómo, cuándo y dónde se registra y almacena la información del proyecto, por ejemplo, actas de reuniones, solicitudes de información (RFI), registros diarios o formularios de órdenes de cambio. Esta documentación debe ser lo más detallada posible, indicando de qué se trata el cambio o la información, quién está a cargo, cuándo debe completarse y cuáles son los requisitos.

8. Implementar una única fuente de verdad

Ampliando el punto anterior, además de documentar todo, también debe asegurarse de que exista una única fuente de información veraz para toda la información del proyecto. Esto significa que las especificaciones de construcción , las órdenes de cambio, los planos, los cronogramas, etc., deben estar centralizados y ser fácilmente accesibles en un solo lugar. Esto evita problemas de control de versiones o que las personas trabajen con información obsoleta, lo que reduce el riesgo de errores y litigios que pueden generar costos adicionales al proyecto. El software de construcción en la nube ofrece el entorno perfecto para centralizar la documentación, garantizando que esté siempre disponible y actualizada. Además, la naturaleza en la nube de estas soluciones garantiza que todos, independientemente de su ubicación, puedan acceder a la información cuando la necesiten.

9. Recopilar comentarios

Recopilar retroalimentación es fundamental para la mentalidad de mejora continua, derivada de los principios de la construcción eficiente . Tras la finalización del proyecto o al final de las etapas clave, es recomendable recopilar la retroalimentación de los equipos de campo, subcontratistas y clientes para identificar qué funciona y qué se puede mejorar en términos de comunicación. ¿Son claras las instrucciones? ¿Son efectivas las reuniones? ¿Se comunican los cambios a tiempo? Conocer las respuestas a estas preguntas permite realizar ajustes en función de lo que funciona y lo que se puede mejorar. La retroalimentación se puede recopilar mediante reuniones o incluso encuestas anónimas para animar a los participantes a expresar sus opiniones honestas.

10. Invertir en tecnología

Una comunicación exitosa en la construcción depende en gran medida de la tecnología. Invertir en las herramientas adecuadas, como software de gestión de proyectos, soluciones de estimación o aplicaciones móviles para informes de campo, agiliza la comunicación, reduce los tiempos de respuesta y garantiza un flujo de información fluido entre la oficina y la obra.

Ya hemos mencionado cómo BIM se ha convertido en una tecnología invaluable que impulsa la comunicación y la colaboración en la construcción al ofrecer un modelo 3D del proyecto con información en tiempo real para facilitar la toma de decisiones basada en datos y la cooperación entre equipos y disciplinas. Asimismo, el software profesional de gestión documental y colaboración puede facilitar la comunicación y optimizar los procesos mediante potentes funciones, entre ellas:

Información centralizada : Estas robustas soluciones ofrecen una ubicación centralizada para gestionar toda la documentación del proyecto, eliminando los problemas de control de versiones y las innumerables amenazas de correo electrónico que impiden la comunicación. Los equipos pueden compartir de forma segura archivos, planos, informes, contratos y otros documentos. La información se actualiza en tiempo real para garantizar que todos trabajen con las últimas versiones.
Controles de acceso: La mayoría de las herramientas de gestión documental ofrecen funciones de control de acceso para garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información relevante del proyecto. Esto proporciona un nivel de seguridad, confianza y responsabilidad que puede beneficiar al proyecto y evitar la mala gestión de los datos.
Acceso web: Probablemente una de las ventajas más significativas de estas soluciones es la accesibilidad web, que garantiza que todas las partes interesadas puedan acceder a la documentación y los datos del proyecto desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto es especialmente beneficioso para los profesionales que trabajan desde la obra, ya que pueden acceder y compartir información crítica o urgente sin estar en la oficina.

Conclusión

La comunicación es la base de un proyecto de construcción fructífero, y se logra mediante la cooperación entre los miembros del equipo, procedimientos eficientes, gestión de riesgos y resolución de problemas. Para prosperar en un entorno industrial en constante evolución, donde el progreso y la superioridad se buscan constantemente, el uso de tecnología pionera y métodos óptimos se vuelve crucial para mantener la comunicación como catalizador de la innovación.