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Preparación del equipo para implementar 5S


Suelo compartir con la gente que las 5S son una contramedida. Resuelve el problema de un lugar de trabajo que no tiene un estándar o estabilidad desde el cual mejorar. Esto significa que 5S no es el objetivo, sino simplemente un punto de partida para la mejora. Necesita 5S para que la mejora real pueda afianzarse. 5S es la abreviatura de cinco actividades que comienzan con la letra "S". Esas actividades son:

  1. Ordenar : para ordenar y separar lo que se necesita de lo que no se necesita.

  2. Poner en orden : tener un lugar para cada cosa y asegurarse de que todo esté en su lugar.

  3. Brillo : lleva la limpieza a un nivel desde el cual puede observar y solucionar los problemas antes de que comiencen.

  4. Estandarizar : asegurarse de estandarizar las primeras 3 S: asegurarse de que cada S se haga todos los días para obtener resultados consistentes.

  5. Sostener : encontrar formas de realizar la rutina de hacer 5S para crear el hábito de ser un campeón de los practicantes de 5S, ya sea que esté en casa o en el trabajo.


También comparto que en realidad hay ocho pasos para el sistema 5S. Los primeros tres pasos son pasos de preparación: 1. Presentar el sistema 5S al equipo 2. Crear una visión con el equipo 3. Realizar un análisis y diagnóstico del lugar de trabajo

La razón por la que hay un recuadro gris alrededor de los dos primeros pasos es que una reunión puede cubrir estas actividades cómodamente. La introducción se puede hacer usando un video o a través de discusiones dirigidas por un Campeón 5S.


Presentar el sistema 5S al equipo

Como campeón de 5S, considérate un superhéroe. El logo que llevas en el pecho tiene el número 5 encima de una letra S. Y como un símbolo de esperanza, tu viaje de mejora nunca termina. Su desafío es lograr que todos tengan el sistema 5S. Debe ser propiedad de los empleados y respaldado por la administración. Vale la pena repetir; el desafío es lograr que los empleados sean dueños del sistema. Cuando esto sucede, tiene una gran oportunidad de lograr la quinta S, que es la sostenibilidad, utilizando el sistema 5S.

¿Qué estamos sosteniendo? Esta es una pregunta brillante. La respuesta es simplemente un estándar. Un estándar es una manera consistente de hacer las cosas… hacer las cosas de la mejor manera que conocemos hoy. Tener un estándar es la clave para la mejora. Podemos estandarizar un lugar de trabajo en sí mismo, demostrando que podemos mantenerlo como queremos que se vea. También podemos estandarizar una secuencia de trabajo. Demostrar que el trabajo se puede realizar de manera consistente según nuestras expectativas definidas. Finalmente, podemos estandarizar nuestros procesos de mejora. La forma en que lograría 5S se puede estandarizar. Lo que todos deben saber ahora es que hasta que no haya un estándar, no puede haber mejora. El sistema 5S es actualmente la mejor manera del mundo de crear estándares en un lugar de trabajo. Durante mi carrera como consultor, recuerdo ir a una empresa que obviamente no tenía 5S. Cuando les pregunté, "¿has oído hablar de 5S?" Compartieron que eran expertos. Han implementado 5S al menos cinco veces. Deben haber estado bromeando. La parte más difícil de 5S es el esfuerzo sostenido. Entiendo por qué creen que han hecho 5S suficientes veces para entenderlo, pero ¿lo han hecho bien con la mentalidad correcta? La respuesta está en los resultados: no.


Crear una visión con el equipo.

Crear una visión con el equipo suele ser el primer paso en falso en la implementación de 5S. La visión es una de las cosas más simples de crear. Para hacer esto, reúne al equipo y selecciona algunas categorías para mejorar. Luego pídale al equipo que describa la condición actual y la condición objetivo. Escriba exactamente lo que dicen en la pizarra. No cambie el idioma de las palabras habladas al idioma escrito en una pizarra. Usa exactamente lo que dicen. La condición actual responde a la pregunta, ¿cómo funcionan las cosas hoy? La condición deseada responde a la pregunta, ¿cómo le gustaría que funcionaran las cosas?

Recuerde que esta es la primera reunión sobre 5S. Lo has presentado y les estás pidiendo que sueñen con un futuro mejor. Sueña con cómo puede y debe ser su lugar de trabajo o lugar de trabajo. Que sueñen sobre cómo debería llegarles la información. Sueña con un mundo mejor donde ellos tengan el control de sus respectivos negocios.


Esta es una etapa peligrosa en el juego. La gerencia debe respaldar las 5S independientemente de las dificultades y los costos de capacitación en los que incurrirán. La gerencia debe pensar a largo plazo sobre los beneficios e incurrir en algún dolor a corto plazo. La mayoría de los líderes sienten que la producción sufre durante la implementación de 5S. Esto se debe a que están contando las horas de la porción de valor agregado del trabajo de las personas. Están contando las horas de falta de producción. Su punto de partida no fue ir al lugar donde se realiza el trabajo: el sitio de trabajo, el área, el lugar de construcción y hacer algo único: observar. No solo observar, sino observar profundamente lo que está sucediendo y compararlo con lo que debería estar sucediendo. Ese es el punto de partida. La capacitación en 5S es una excelente manera de permitir que todos hagan un mejor trabajo al permitirles enumerar su insatisfacción con respecto a cómo van las cosas actualmente. Esto es importante. Comprender que la insatisfacción con el statu quo es el detonante para iniciar el proceso de creación de estándares es vital.


Como Campeón 5S, está tratando de crear una brecha para ellos. Está tratando de crear una sensación de infelicidad sobre la condición actual. Este es el propósito de mostrarles fotos y videos de cómo puede verse un sitio de trabajo. Para que sea aún más relevante, muéstreles lo que su empresa ha hecho en otros lugares o en otras zonas dentro del mismo edificio o sitio del proyecto. Debe asegurarse de que las personas salgan de esta reunión descontentas con el statu quo. Aquí es donde ocurre la mejora.


Cuando pensamos en el Sistema 5S, debemos pensar en todas las categorías. No solo eficiencia y flujo y no solo seguridad. Este es un sistema para mejorar todo y llevarlo a la altura. El equipo y el liderazgo obtienen información sobre cómo debería ser el estándar. El estándar existe para el equipo, sus proveedores y está diseñado pensando en el cliente.


Cumplir con las obligaciones de producción con los clientes es de suma importancia. El diseño correcto del taller de fabricación, en este caso, permite que todos logren esto al producir al ritmo takt. Takt time no es complicado de entender. Es traducir la demanda del cliente a un lenguaje operativo. Por ejemplo, si necesitamos producir 160 conjuntos hoy y trabajamos 8 horas, esto significa que necesitamos producir veinte por hora. Eso significa que necesitamos producir un ensamblaje cada 3 minutos. Tres minutos es nuestro tiempo takt. El tiempo que lo hacemos es nuestro tiempo de ciclo. Entonces, si tenemos un tiempo de ciclo de 4 minutos… o hacemos horas extras o llegaremos tarde. El diseño de nuestra fábrica, la ubicación de los materiales y las habilidades de los empleados son fundamentales para hacer y cumplir este tipo de promesas a nuestros clientes. Nuestro objetivo es crear un sistema completo que sea estable, repetible y estandarizado. Todos necesitamos estar pensando en la mejora continua cada día. Llegamos a este entendimiento al ver los beneficios de 5S. Vemos los beneficios al practicar las actividades todos los días. Comenzar el día donde nuestra área está en estándar significa que tenemos muchas más posibilidades de predecir lo que podemos lograr. El Campeón de las 5S debe forzar que cada una de las actividades de las 5S se lleve a cabo hasta que se conviertan en un hábito. Luego, después de hacer cada una de las 5S, el alumno comprende la importancia del sistema. No pasa mucho tiempo antes de que se practique cada una de las primeras 5S y todos vean el beneficio.


Realice un escaneo y diagnóstico del lugar de trabajo

Usted podría preguntarse; ¿Cómo capturo la mejora? Una gran manera es a través de imágenes y videos. Otra es a través de un escaneo y diagnóstico en el lugar de trabajo. El diagnóstico es una simple auditoría. Al contestar las preguntas, otorga una puntuación sobre cien puntos. Cuando comencé a hacer esto en la fabricación en 2003, solía pensar que esta puntuación sería de 30 a 40 puntos sobre cien. El diagnóstico está diseñado para que pueda mostrar una mejora mediante el aumento de su puntuación. Hasta el día de hoy no me he encontrado con un área que haya sumado más de diecisiete puntos. El promedio es un sólido seis de cien. No se desanime. Puede mejorar su puntaje rápidamente educando al equipo en 5S. Encuentre cualquier cuadro de mando 5S en Internet y comience. Como campeón, desea crear el sueño y ayudar a cada miembro del equipo a llegar juntos. Los guiará hacia la excelencia pero los mantendrá enraizados. Después de 10 años de hacer 5S de forma rutinaria, descubre que volver a lo básico es tan importante como lo fue el primer día. Uno de los entregables de estos pasos preparatorios puede ser un tablero de comunicación. En un sitio de trabajo, puede usar una pared en su sala de proyectos o códigos QR, vinculados a videos grabados en pilares en un área de trabajo.

Conclusión:

Independientemente de la industria en la que esté implementando el sistema 5S, vale la pena preparar a su equipo realizando estos tres primeros pasos: 1) Presente el sistema 5S al equipo 2) Cree una visión con el equipo 3) Realice un análisis del lugar de trabajo y diagnóstico Después de que el equipo entiende por qué está haciendo 5S y cómo va a hacer 5S, se da cuenta de que es su responsabilidad implementar el sistema. Comprenderán cómo las personas, los materiales, el equipo, la información y las herramientas entran y salen del área. Habrán visualizado una mejor forma de hacer las cosas centrándose en un futuro en el que las cosas fluyan dentro y fuera del área. Están siendo preparados para mejoras importantes. Has tomado cientos de fotos de antes y les has dado una puntuación del cien por cien. Ahora está listo para realizar cada una de las actividades de las 5S. Perry será tu maestro y te explicará cómo funciona esto en la construcción. Lo animo a que adopte el método y la terminología de Perry para la industria de la construcción. Dado que difiere de otras industrias,

 

ACERCA DEL AUTOR.

George Trachilis, P.Eng. vive en Canadá y consulta en todo el mundo. Comenzó su carrera en Motor Coach Industries en 1994, donde recibió capacitación Lean por parte de los mejores consultores en sistemas ERP, fabricación justo a tiempo y gestión de calidad total. Habiendo liderado el cambio durante más de 10 años, decidió iniciar su propia firma de consultoría en 2003. Creció hasta convertirse en una de las empresas de más rápido crecimiento de Canadá en 2006. George es un autor y entrenador ganador del premio de investigación Shingo. Es coautor de Lean Construction Leaders: A Trade Partner's Guide to Lean.


Perry es director ejecutivo Lean en Parsons Electric Company (PEC). El interés de Perry por la construcción comenzó con la tradición de construcción de su familia en los campos de la carpintería y la albañilería. Perry sirvió honorablemente en la Fuerza Aérea de los Estados Unidos. Después del servicio, pasó muchos años obteniendo títulos en la industria de la tecnología hasta que se unió a Parsons y comenzó su carrera en la construcción eléctrica, donde se desempeñó durante los últimos veinte años. Perry es instructor certificado del Lean Construction Institute (LCI), sirvió en la junta de educación de LCI y es instructor certificado del Lean Leadership Institute (LLI) de Jeff Liker.

TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

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