El trabajo estandarizado es "la combinación más eficaz de mano de obra, material y maquinaria". Se basa en tres elementos:
Takt time: el ritmo al que debemos completar el trabajo en un proceso para satisfacer la demanda (ritmo de demanda del cliente);
Secuencia de trabajo: los pasos principales precisos que un miembro del equipo realiza tareas dentro del tiempo takt para completar el trabajo.
Stock estándar en proceso: la cantidad mínima de stock requerida para cumplir con el takt time y la secuencia de trabajo con la mínima cantidad de tiempo de espera. La cantidad mínima de stock requerida para mantener el proceso en marcha o funcionando sin problemas.
Si vamos a la fuente de Lean, en Toyota, uno se da cuenta de lo fundamental que es el trabajo estandarizado para crear una empresa Lean.
Taiichi Ohno explicó que “Sin algún estándar, no se puede decir: “Lo hicimos mejor”, porque no hay nada con qué compararlo, por lo que se debe crear un estándar para comparar”.
- Gestión del lugar de trabajo de Taiichi Ohno : págs.142.Un obstáculo común para quienes implementan Lean es pensar que la estandarización es algo “fijo”. Una mejor manera que, una vez conseguida, queda grabada en piedra. Contraintuitivamente, establecer un estándar expone problemas y brinda oportunidades de mejora.
"... al principio, debes realizar el trabajo estándar y, a medida que lo haces, debes encontrar cosas que no te gustan y pensarás en una idea kaizen tras otra".
- Gestión del lugar de trabajo de Taiichi Ohno : págs.142.¿Por qué es importante el trabajo estandarizado?
El trabajo estandarizado ofrece muchos beneficios. Ayuda a definir el trabajo a realizar. Al definir el estándar, podemos estabilizar el desempeño y proporcionar una base desde la cual mejorar. Por tanto, el trabajo estandarizado es el primer paso de mejora. Nos ayuda a visibilizar el trabajo en un proceso y establecer una línea base de comparación. Esto, a su vez, nos permite resaltar problemas y brechas que luego podemos tratar de cerrar.
Garantiza seguridad, corrección y eficiencia. Nos asegura tener el mejor método de trabajo y calidad, con la menor cantidad de desperdicio al menor costo.
En nuestro curso gratuito de conocimientos de nivel 1 explicamos el trabajo estandarizado en términos de propósito, proceso y personas.
¿Cómo se escribe el trabajo estandarizado?
Una búsqueda en Internet puede dejar a uno confundido sobre cómo desarrollar un trabajo estandarizado. Es mejor recordar que estamos tratando de aplicar el pensamiento detrás de las técnicas lean a la situación actual. Por tanto, es útil pensar en dos dimensiones. En primer lugar, el tipo de trabajo que se intenta estandarizar. En segundo lugar, el nivel en el que necesitas aplicarlo.
Genéricamente hay cuatro tipos. Se trata de trabajo estandarizado de procesos de negocio y tiempos de ciclo largos, repetitivos y variables. Cada uno tiene sus propios documentos y métodos para implementarlos y gestionarlos.
El trabajo estandarizado repetitivo es el más discutido. Es común utilizar tres formas básicas. Los supervisores de primera línea los utilizan para diseñar procesos. Los miembros del equipo los utilizan para realizar mejoras en su trabajo. Estos son:
La Hoja de Capacidad de Proceso: Para calcular la capacidad de los procesos (generalmente máquinas) en una disposición vinculada. Esto se hace para confirmar la capacidad real e identificar y eliminar cuellos de botella en el trabajo estandarizado.
Tabla de combinación de trabajo estandarizada: muestra la combinación de tiempo de trabajo manual, tiempo de caminata y tiempo de procesamiento de la máquina para cada miembro del equipo.
Cuadro de trabajo estandarizado: muestra el movimiento del operador y la ubicación del material en relación con las máquinas y el diseño general del área de trabajo.
Cada formulario se utiliza normalmente junto con una hoja de normas laborales y una hoja de instrucciones laborales. La hoja de estándares de trabajo resume cómo construir un producto en relación con las especificaciones del producto/servicio. Un ejemplo sería qué tan apretado debe estar un perno en un conjunto. La hoja de instrucciones del trabajo es para capacitar a los miembros del equipo. El documento enumera los pasos principales, los puntos clave y las razones por las que es necesario completar cada paso.
Ejemplos de trabajo estandarizados
Siempre que aplicamos el pensamiento lean debemos preguntarnos "¿qué problema estamos tratando de resolver?" Y “¿cuál es el trabajo a hacer?” Hemos ayudado a muchos fabricantes a implementar o rejuvenecer sus esfuerzos con trabajo estandarizado. Sin embargo, los casos más interesantes suelen ser aquellos en los que las personas aún no se han dado cuenta del poder del trabajo estandarizado ni han descubierto cómo utilizarlo en su situación.
Ejemplo de venta minorista de automóviles
Un gran ejemplo de esto son las operaciones de cara al cliente. En varios concesionarios de automóviles (principalmente Toyota) hemos ayudado a los líderes y miembros del equipo a comprender la importancia del trabajo estandarizado y a implementarlo. Uno piensa inmediatamente en realizar revisiones o preparar un vehículo nuevo para la entrega. Ambos son procesos repetitivos, aunque con tiempos de ciclo ligeramente más largos que en muchos entornos de fabricación.
Sin embargo, el trabajo estandarizado es igualmente aplicable a la forma en que los telefonistas reservan vehículos para servicio o reparación y los recepcionistas saludan a los clientes cuando dejan sus vehículos. A través de la observación, los miembros del equipo aprenden a desglosar el propósito del trabajo, acuerdan los pasos que deben seguir principalmente y luego, a través de iteraciones sucesivas y prueba y error, estandarizan el contenido, la secuencia y el tiempo del trabajo para mejorar la seguridad o reducir la calidad y las fluctuaciones de tiempo. Los beneficios de aplicar técnicas tan simples son significativos. Es típico que los miembros del equipo dupliquen la productividad y reduzcan la sobrecarga para ellos y sus colegas. A continuación se muestra una tabla de combinación de trabajo estandarizada para uno de los miembros del equipo de recepción de clientes.
Para ver el proceso con trabajo estandarizado vaya a 19 minutos 36 segundos en el video.
Vacunas Covid-19
Durante la pandemia de Covid-19, la técnica ha demostrado ser útil para los equipos que ayudan a los trabajadores de primera línea a administrar vacunas con la mayor seguridad y calidad en el menor tiempo posible. Puedes leer un caso aquí .
¡En Lean Enterprise Academy utilizamos el trabajo estandarizado nosotros mismos! Al lanzar nuestra serie de seminarios web, hemos documentado los pasos desde el diseño hasta la entrega. Nuestro trabajo estandarizado permite que nuestro equipo de trabajo remoto se mantenga actualizado y también nos ayuda con los traspasos entre personas. También utilizamos trabajo estandarizado para documentar cómo completamos las páginas web, incluido el cumplimiento de los estándares de optimización de motores de búsqueda. El establecimiento de tales procesos ha resaltado las brechas que debemos cerrar y ha expuesto problemas en el contenido material que creamos.
Resumen
Como muchos principios, herramientas o técnicas Lean, el trabajo estandarizado es engañosamente simple, pero a muchos les parece difícil hacerlo bien. Se necesita práctica. Centrarse en el detalle y, al mismo tiempo, tener una visión del panorama general. Es necesario comprender tanto el propósito del trabajo como el papel que desempeña el proceso en el desarrollo de una mentalidad de mejora.
La próxima vez que alguien le diga que ha probado un trabajo estandarizado pero que no cree que sea aplicable para él, pregúntele cuál de los cuatro tipos de trabajo realiza predominantemente. Si no pudieron lograrlo, piense profundamente en el motivo y trate de comprender cómo están desarrollando una mentalidad de mejora. ¡Probablemente descubrirás que ellos también están luchando con eso!
Como parte de nuestra plataforma Lean Learning Journey, hemos estado desarrollando materiales sobre trabajo estandarizado . También tenemos un seminario web sobre el tema.
ACERCA DEL AUTOR. David Brunt
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®