Terminar los deberes en la escuela siempre fue un logro. Ya sea una hora antes de que comenzaran las clases o un día antes de que terminaran las vacaciones. Terminar un proyecto es un logro en sí mismo. Sin embargo, este sentimiento continúa hasta el final. Cuando se trata de un proyecto de construcción, el sentimiento se amplifica.
Los arquitectos, directores de obra o contratistas son personas apasionadas que trabajan incansablemente para hacer realidad planes ambiciosos y contribuir a la sociedad a su manera.
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Sin embargo, esta es una misión difícil. Gestionar un equipo de tanta gente es una tarea hercúlea. Los gerentes de construcción deben mantener los ojos y los oídos abiertos mientras están de pie todo el día para gestionar la multitud.
Los gerentes de proyecto nos dicen que pasan el 40% de su tiempo en el sitio, día tras día, asistiendo a reuniones, haciendo llamadas telefónicas y redactando informes. Esto puede resultar extremadamente frustrante, especialmente cuando tienen que depender de herramientas que no están adaptadas a la industria de la construcción.
Y, lamentablemente, eso no es todo. Siempre deben estar totalmente alineados con el administrador de su sitio para garantizar que su proyecto permanezca protegido contra reclamos comerciales y que todas las no conformidades se aborden a tiempo para que no haya sorpresas desagradables esperando durante las entregas.
Esta es también la razón por la que muchos consideran a los directores de construcción como los reyes sin corona de la industria. Tienen que lidiar con muchos temas candentes al mismo tiempo, nunca perder de vista la planificación y, lo que es más importante, hacer de la obra un lugar seguro para todos los que trabajan allí.
Cómo gestionar un proyecto de construcción paso a paso
Teniendo todo esto en consideración, presentamos a continuación 10 consejos poderosos que pueden ayudar a todos los gerentes de construcción a mantenerse al tanto de sus proyectos y aumentar la visibilidad del sitio sin verse ahogados en una carga de trabajo administrativa excesiva:
1. Elija herramientas específicas para la construcción
No es ningún secreto que la industria de la construcción es adicta a Excel y WhatsApp. Y entendemos por qué. Ambas son excelentes herramientas que pueden hacer tu vida diaria mucho más fácil y permitirte conectarte con diferentes personas con solo unos pocos clics.
Sin embargo, cuando se trata de gestionar un proyecto de construcción no son suficientes. Y la razón es sencilla. No pueden conectar la planificación con las actualizaciones que recibe del sitio.
¿El resultado? Los gerentes de proyecto terminan sin tener visibilidad de lo que sucede en el campo y rápidamente se enfrentan a una toma de decisiones engorrosa y una carga de trabajo administrativa excesiva. Por eso es tan crucial encontrar las herramientas adecuadas para sus proyectos.
Al confiar en una herramienta específica de construcción, pueden obtener una vista en vivo en el sitio que se puede compartir de su proyecto y mantenerse al tanto del progreso de cada equipo en cada etapa. A largo plazo, eso puede ahorrarles tiempo y dinero.
2. Utilice una única fuente de verdad
Otro gran problema para muchos gerentes de construcción en todo el mundo tiene que ver con la cantidad de tiempo que tienen que dedicar a recopilar toda la información que necesitan de múltiples fuentes y partes interesadas.
Nuevamente, esto está indisolublemente ligado al uso de herramientas que no están diseñadas para la industria y no pueden conectarse e interactuar entre sí en una única fuente de datos.
El uso de una única fuente de información en sus proyectos puede reducir significativamente la carga administrativa y brindarle la visión general que necesita para tomar decisiones informadas más rápido y comunicarse con sus equipos de manera fluida.
3. Reducir la carga administrativa
Ya mencionamos la pesadilla administrativa de la construcción al principio de este artículo, pero no podemos enfatizar lo suficiente el impacto que tiene en la industria. Sin duda, los jefes de proyecto son los que peor se ven afectados por ello.
Tantas reuniones y llamadas telefónicas que deberían haber sido una notificación en una herramienta específica de la construcción les han robado horas, si no días, de trabajo significativo.
Eso es algo que necesita cambiar. Y sólo hay una manera de que eso suceda. Mediante el uso de herramientas específicas de la construcción que pueden conectar a las diferentes partes interesadas y garantizar que todos informen en una única fuente de datos y tengan visibilidad completa de las tareas que son importantes para ellos.
De esta manera, la responsabilidad recae en los equipos en el sitio y los gerentes de proyecto tienen más libertad para centrar su atención en las cosas que más importan.
4.Haga de la seguridad una prioridad
Nuestro siguiente consejo es algo que no podemos enfatizar lo suficiente. La seguridad siempre debe ser la prioridad número uno, independientemente del tipo o presupuesto de su proyecto. Nada es más importante que la vida humana y eso es algo que los responsables de proyectos conocen bien de primera mano.
O estamos hablando de seguridad en la obra o de gestionar el estrés para que los trabajadores de la construcción puedan estar felices y, por extensión, ser productivos. Centrarse en el bienestar de su equipo es de suma importancia.
Y esto es algo que también está estrechamente relacionado con la planificación. Cuanto más se sale de control un proyecto, mayor es el estrés que pesa sobre los hombros de las partes interesadas del proyecto.
Sin embargo, al centrarse en la seguridad, se garantiza que se evitarán incidentes graves y que la mayoría de las tareas se completarán más rápido. Esto puede darle espacio tanto a usted, como gerente de proyecto, como a su equipo para respirar mejor y ser mucho más efectivos mientras están de servicio.
5. Invierta en repetibilidad
Desde este blog nos hemos referido en innumerables ocasiones a la importancia de la estandarización y a por qué invertir en repetibilidad es el camino a seguir. Gracias también a la crisis de la COVID-19, la industria de la construcción necesita desesperadamente encontrar una nueva normalidad.
En otras palabras, una forma de reducir retrasos y construir con más eficiencia y mayor calidad. La industrialización de determinadas partes del proceso de producción puede desempeñar un papel decisivo en esa dirección.
Especialmente, en proyectos en los que tiene que construir una serie de las mismas estructuras o seguir una serie de los mismos procesos, la estandarización le permite mejorar sus procesos y obtener un mejor control de la forma en que diseña, gestiona y comunica en torno a un proyecto.
En pocas palabras, es el enfoque de “he estado ahí y lo he hecho” lo que eventualmente lo conducirá a una entrega más rápida y una mayor rentabilidad.
6. Conecte la calidad a su planificación
Muchos equipos de proyecto en todo el mundo están acostumbrados a lidiar con las no conformidades al final de un proyecto, justo antes de las entregas. Esto provoca graves retrasos en la entrega del proyecto al cliente, ya que en muchos casos se descubren aún más problemas en el último momento.
Como director de proyecto, no querrás ponerte en una situación como esa. Por esa razón, es una excelente idea empezar a resolver las no conformidades a medida que aparecen en lugar de dejarlo todo para el final del proyecto.
Para lograr esto, necesita conectar sus controles con su planificación tanto a corto como a largo plazo. De esa manera, puede obtener un control total del proceso de construcción y tener una mejor visibilidad de qué tareas en el sitio requieren más atención.
Esto también puede hacer milagros en su esfuerzo por mantener su proyecto libre de reclamaciones, ya que siempre estará un paso por delante de los demás.
7. Manténgase siempre al tanto del costo
Este consejo puede parecer un poco genérico, pero en realidad se debe a que en cada proyecto de construcción existen múltiples fuentes que pueden generar costos de la nada. En ese sentido, es necesario estar siempre al tanto de todos los aspectos del proyecto para evitarlo.
Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo. La buena noticia es que hay ciertas áreas desde las que puedes empezar. Más específicamente, limitar los retrasos, ser extremadamente cuidadoso con la gestión de sus materiales (por ejemplo, evitar pedir materiales demasiado pronto o demasiado tarde), responder o presentar reclamaciones rápidamente pueden ser algunas de las formas en que puede hacerse cargo de su proyecto y mantener su presupuesto bajo control. .
Sin embargo, todo lo anterior requiere una comunicación impecable entre su sitio y la sala de juntas y depende en gran medida del uso de las herramientas adecuadas. Así que, una vez más, volvemos al consejo número 1: elegir herramientas digitales que se adapten a la industria de la construcción.
8. Tenga mucho cuidado con las reclamaciones
No es ningún secreto que los reclamos comerciales son uno de los mayores quebraderos de cabeza para todos los directores de proyectos. El más mínimo error y rápidamente puede verse atrapado en una interminable disputa de construcción.
¿Y la peor parte? El tiempo que tienes que dedicar (desde semanas hasta meses incluso a veces) a buscar ese correo electrónico o esa preciosa foto que demuestra que no eres el culpable del retraso o del problema de calidad que ha aparecido.
Si tan solo hubiera una manera de estar completamente alineado con el administrador de su sitio y recuperar fácilmente la información correcta cuando la necesite. Bueno, ahora puedes sonreír porque en realidad sí lo hay. Se llama una herramienta específica de construcción (es decir, LetsBuild) y una única fuente de verdad que, si se usa correctamente, puede ser una única fuente de prueba y ahorrarle a usted y a su proyecto muchos problemas.
9. Apóyese en el sitio
La construcción ajustada es sin duda uno de los métodos más brillantes de gestionar un proyecto de construcción. Especialmente al comienzo de un proyecto, ofrece esa claridad visual única sobre las diferentes tareas y responsabilidades de cada equipo del proyecto.
Sin embargo, por muy bueno que sea, a veces puede resultar un poco complicado debido a que es un proceso manual que se basa en notas post-it de colores y una pizarra.
¿Cómo podríamos superar esto? Bueno, trayendo su colorido plan al sitio en formato digital. Esto no significa que la pizarra tenga que volver a la oficina. Al contrario, seguirá siendo una parte vital de los procesos debido a la claridad visual que proporciona y que puede resultar útil de muchas maneras diferentes. Por ejemplo, cuando tienes equipos que hablan diferentes idiomas, la codificación por colores puede resultar valiosa.
No obstante, tiene que haber una mejor manera de actualizarlo o reflejar los cambios en las anticipaciones en tiempo real. Esto se puede hacer mediante el uso de herramientas digitales que han sido diseñadas y construidas teniendo la construcción como su principal punto focal. Busque este tipo de herramientas y conviértalas en una extensión de su pizarra.
10. Lidera y lleva a todos contigo
Por último, pero no menos importante, recuerda siempre que eres tú quien lidera este proyecto. Asegúrate de permanecer cerca de tus equipos y escucharlos tanto desde un aspecto profesional como personal.
Esto le ayudará a ganarse su confianza y establecer una comunicación más directa y confiable con ellos.
Esto es extremadamente importante no sólo para sus proyectos actuales sino también para sus proyectos futuros. Como mencionamos anteriormente, la repetibilidad es clave y qué mejor manera de invertir en repetibilidad teniendo los mismos equipos trabajando con usted una y otra vez.
Pero para que la gente quiera trabajar para ti, al final del día tienes que ser un buen líder.
¡Empiece a trabajar de forma más inteligente hoy!
A estas alturas, ya tiene una buena idea de cómo puede gestionar sus proyectos de construcción de forma eficaz para poder entregarlos antes y más barato sin comprometer la calidad. ¡Pero eso es sólo el comienzo, ya que ahora es el momento de actuar!
En un esfuerzo por ayudarlo, hemos elaborado un libro electrónico detallado que profundiza en por qué elegir herramientas específicas para la construcción es importante para el éxito de sus proyectos y cómo puede segmentar sus diversos flujos de trabajo de comunicación mientras mantiene una visibilidad total de sus múltiples tareas y proyectos. . .
ACERCA DEL AUTOR. LetsBuild
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®