5 errores comunes al implementar y usar un sistema digital del último planificador y cómo evitarlos
Actualizado: 19 dic 2019
El sistema Last Planner (LPS) es un proceso utilizado para desarrollar una planificación de producción colaborativa que se basa en la experiencia del equipo para lograr procesos de diseño y construcción eficientes y efectivos. Un sistema digitalizado y su visualización ha mostrado ventajas debido a su independencia de tiempo y ubicación. En caso de que la herramienta digital reciba todas las verificaciones automáticas y la información necesaria para apoyar el proceso de planificación, el LPS evoluciona a su versión más ágil.
A través de la fase de desarrollo, implementación y uso de las herramientas digitales de Last Planner, se pudieron identificar sistemáticamente cinco errores comunes. Estos surgen debido a la naturaleza del LPS en sí, el uso diferente a través de un dispositivo de telecomunicaciones o la interpretación incorrecta de los datos. Se presentarán estas dificultades y cómo evitarlas. Esto lo ayudará a obtener las ventajas esenciales de este tipo de herramienta en su propio proyecto y elevará su implementación y uso de LPS al siguiente nivel.
El primer gran problema radica en el proceso de implementación en sí. Es crucial contar con un equipo bien entrenado, no solo en relación con el uso del LPS sino también en la filosofía y mentalidad lean. El enfoque de la implementación de un sistema digital Last Planner y los requisitos necesarios para el software y el Big-Room se mencionaron en mi última publicación de blog, las trampas durante el proceso de implementación no se mencionan en este artículo.
Al usar un LPS digital, se pueden intensificar algunos errores comunes del uso de LPS analógico.
ERROR 1: RECOGIDA DE CEREZA
En los equipos, las personas a menudo comienzan a elegir ciertas herramientas del LPS o comienzan a usarlas sin comprender realmente las conexiones y el propósito de las herramientas. Especialmente cuando el LPS se está implementando en la etapa en que un proyecto ya está en funcionamiento, las personas tienden a enfocarse solo en planificar el trabajo de una semana. Empleando una herramienta digital magra, esta selección de cerezas puede pasar desapercibida fácilmente. Al abrir y eliminar fronteras y límites reales "físicos", se ha demostrado que mantener el control sobre un sistema es extremadamente difícil. Especialmente si los usuarios solo se reúnen virtualmente y no en persona, la persona que facilita esas reuniones virtuales se enfrenta a la tarea casi imposible de verificar si cada participante está utilizando las herramientas correctamente y comprende las complejidades de la misma.
¡La relación entre los horarios de trabajo semanales y la planificación de hitos / fases debe permanecer intacta! Una solución sería que el facilitador viaje a los diferentes propietarios de procesos en cada reunión para verificar la implementación y el uso correctos del LPS. Obviamente, eso es más eficiente que viajar con todo el equipo cada semana de una sala grande a otra. Una solución mucho mejor es un entorno de sistema que requiere y visualiza esos vínculos cercanos entre los niveles de procesos. ¡Esa es una gran ventaja de las herramientas digitales! Es posible visualizar las correlaciones y crear comentarios automatizados directamente en caso de una desviación.
ERROR 2: COPYCATS
Algunas empresas piensan que obtendrán efectos deseables mediante la aplicación de herramientas Lean solo porque otras tuvieron excelentes resultados. La implementación exitosa de cualquier herramienta Lean debe estar estrechamente relacionada con la filosofía de gestión. Como resultado, no puede tener éxito imitando y copiando las prácticas de otros indiscriminadamente, debe combinarse con la cultura local.
El trabajo del equipo ligero o facilitador es implementar y mantener la mentalidad y metodología correctas para ayudar al proyecto a alcanzar el éxito. Por lo tanto, los sistemas analógicos flexibles con notas adhesivas y un lienzo tienen más espacio para la improvisación.
Una herramienta digital altamente específica puede detener esta "evolución magra" natural debido a su estricto flujo de trabajo y estructuras rígidas. Los equipos a menudo tienen la impresión de que es realmente difícil ajustar estos sistemas a sus necesidades o ideas, y a menudo tienen razón. La clave del éxito en este momento es un excelente departamento de TI que respalde las necesidades de los grupos. La herramienta debe ser flexible y ajustarse a sus necesidades. No de la otra manera.
ERROR 3: POST-IT- Rush
"A menudo sobreestimamos lo que podemos hacer en un día, pero subestimamos lo que podemos hacer en un año". - Glen Smith
Durante la implementación de Lean, es común tener muchas tareas durante un período de tiempo corto y tener un espacio en blanco en el proceso relacionado con el horario de trabajo de las próximas semanas o meses. Este es el resultado de la forma en que hemos estado trabajando. Durante la fase de diseño o construcción, nos centramos en los detalles, perdiendo la sensación del proceso general. Discutir pequeños detalles nos da un cierto marco que está muy lejos de la planificación de procesos abstractos y evalúa diferentes estrategias. Esto hace que las personas se sientan más seguras y productivas. [1]
Escribir y mover tus notas adhesivas te hace sentir realmente productivo y eficiente. Lamentablemente, tener muchas tareas no significa que esté haciendo lo correcto para el proyecto. Eso es lo que yo llamo "Post-it-rush". Este es solo otro tipo de visualización de silos. Se puede identificar, por ejemplo, como una ola de tareas en la búsqueda anticipada de 6 semanas, empujada semana tras semana. Una clara señal de falta de comprensión del proceso y los vínculos entre los oficios.
Al tener una configuración de sistema digital, es mucho más difícil identificar este Post-it-rush, si usted o el facilitador no tienen una comprensión profunda de los procesos comerciales específicos.
ERROR 4: ENFOQUE EN EL MENSAJE, NO EN EL MENSAJERO
Es muy común que los profesionales lean se cautiven por las herramientas lean, la idea y el objetivo detrás de todos ellos. Los estudios en otras industrias muestran resultados similares. “Sentía que quien sabía más palabras japonesas era el más genial: kaizen, kanban, gemba, muda, poka-yoke, heijunka. En realidad se volvió molesto. ¡Los gerentes no perdieron el tiempo mostrando su nuevo vocabulario pero, en el fondo, no sabían de qué estaban hablando! ”Durante nuestra investigación, también descubrimos que los profesionales que se enfocaron exclusivamente en herramientas lean y olvidaron complementar su enfoque técnico con un psicópata. -esfuerzo de gestión del cambio social experimentado, en el mejor de los casos, principalmente si no solo mejoras de corta duración. [2]
Usar lean de forma digital alimenta ese problema. No es solo una nueva metodología lo que está implementando (esbelto), también es una nueva forma de usarlo (digital). Utilizando sistemas analógicos fáciles, los propietarios de los procesos pueden concentrarse en sus procesos. Sentado frente a una computadora, tiene el desafío de lidiar con la interfaz de usuario y el comportamiento de la aplicación. Las notas adhesivas y los bolígrafos no tienen mucho espacio para problemas abstractos, pero las aplicaciones que funcionan mal. Tener que enfocarse solo en la aplicación y sus problemas y las preocupaciones relacionadas, es difícil lograr una mentalidad esbelta.
El sistema tiene que ser fácil de usar y debe ser compatible con usted y sus procesos; no trabaja en tu contra y causa más ineficiencia. Esto lleva directamente a la próxima gran fuente de problemas: los procedimientos de videollamada.
ERROR 5: QUIZÁS LLAME
2 pm reunión de Skype. Encontrar el inicio de sesión en un montón de correos electrónicos toma al menos hasta las 2:15 para que todos estén en línea y listos. Todos hemos sido parte de tales llamadas.
Trabajando en procesos lean, es difícil tener tanta ineficiencia. La mayoría de las empresas tienen sus propias salas de video y equipos para conferencias. Dejar el silo de una compañía es donde comienza el problema, y ya no es un problema de disciplina.
Estos límites tienen que ser discutidos en una etapa temprana de implementación. De lo contrario, tendrá problemas como se mencionó anteriormente. He tenido algunas buenas experiencias con sistemas lean digitales utilizando una interfaz de video chat directo. La mejor práctica es realizar la reunión ajustada directamente dentro de la aplicación a través de la unidad de telecomunicaciones incorporada.
Para resumir ... Ciertamente hay más fuentes de errores que afectan el éxito de la configuración digital ajustada, como no tener un facilitador independiente o no usar métricas o KPI para una mejora continua. Al final, depende del proyecto, el equipo y los problemas que deben resolverse. La forma en que organiza su implementación de LPS, ya sea digital o analógica, debe adaptarse a su propia situación. Si está utilizando un sistema digital, tenga en cuenta estos cinco errores y dificultades comunes. Hará que su implementación sea mucho más fluida y facilitará el éxito de su equipo.
Referencias:
[1] Kahneman, D., 2011. Thinking Fast and Slow [2] Pabon, U., 2010. The pitfalls of an exploitation framework
Fuente:
Acerca del Autor
Maximilian Weik estudió Gestión e Ingeniería de Bienes Raíces en Stuttgart, Alemania. Después de unos años en desarrollo de proyectos e inversión inmobiliaria para una oficina familiar y como consultor senior para una consultoría de construcción, fundó la empresa PLACE Strategy. Se enfoca en la transformación digital hacia la mejora de lean en diseño y el desarrollo de sistemas personalizados de entrega de proyectos Lean. Por este trabajo fue honrado con el premio alemán de construcción de bienes inmuebles industriales 2018.