6 consejos sobre cómo implementar una oficina ajustada en la industria AEC


Un ex consultor de Toyota muy reverenciado afirmó que la mayoría de los fabricantes parecen estar enfocados en lograr una ganancia de productividad del 35 al 40 por ciento en tres a cinco años como una medida del éxito en sus esfuerzos Lean actuales. Continuó diciendo que los fabricantes deberían centrarse en una mejora del 400 por ciento en la productividad durante 10 años para lograr el camino para convertirse en Lean. Pero, ¿por qué existe una disparidad tan grande en la medición del éxito? 1


Hoy en día, incluso 28 años después de que se acuñara el concepto de producción ajustada, muchas empresas todavía piensan que el sistema ajustado es un sistema que solo debe implementarse en las áreas de producción. Sin embargo, existen grandes oportunidades para aumentar la productividad mediante el uso de Lean tanto en áreas productivas como no productivas. Cada vez que realizo un Value Stream Mapping (VSM) en un proceso de producción, me doy cuenta de que la mayoría de los cuellos de botella y las oportunidades para reducir el tiempo de entrega provienen de decisiones tomadas desde áreas administrativas y gerenciales como compras, ventas, marketing, diseño, contabilidad. y recursos humanos.

Esta publicación está organizada en torno a 6 grandes conceptos diseñados para ayudarlo a implementar o inspirar a otros a implementar Lean Office en la industria AEC.

1. Liderar la mejora continua en función de las necesidades reales del cliente.

A diferencia de lo que mucha gente piensa, los departamentos de ventas (y otros) tienen un gran impacto en el sistema de producción de una empresa. Según mi experiencia, la mayoría de las veces esos departamentos están absolutamente desconectados del sistema de producción y de las necesidades del cliente.


Recuerde que el principio Lean de “Pull” no es un concepto para implementar solo en áreas de producción, sino que también debe implementarse en ventas, compras, mano de obra, capacitación, etc. Cuando intente optimizar sus procesos, mire siempre el sistema de manera integral. Concentre su inversión en las necesidades reales del cliente.


Dentro de una organización hay clientes internos y externos. Los clientes internos son personas que trabajan en los distintos departamentos para los que producimos. Los clientes externos son los usuarios finales fuera de nuestra organización. Una mejora solo es útil si mejora algo que los clientes valoran. Antes de realizar cualquier trabajo, debemos ser conscientes de quién es el cliente y cuáles son sus condiciones de satisfacción para poder entregar el valor deseado.


2. Reducir los pasos innecesarios

Dibuje un mapa de flujo de valor y conecte las áreas de producción con las áreas de no producción. Enseñe a su gente a distinguir entre actividades de valor agregado, actividades necesarias sin valor agregado y desperdicio. Estandariza tus procesos. Incluso los procesos creativos pueden estandarizarse. Algunos expertos dicen que alrededor del 80-90% de un proceso supuestamente creativo se compone de procesos repetitivos o pasos metodológicos.


3. Implementar las 5S y la limpieza

Sin un entorno de oficina bien organizado, será bastante difícil implementar cualquier programa de mejora continua Lean. Las soluciones de la siguiente imagen muestran herramientas lean simples y tradicionales que no requieren mucha inversión. Puede ver un ejemplo de 5S en la primera imagen y un sistema Kanban administrado por un código de color para la compra de suministros de oficina en la segunda imagen.


Example of 5S at Iturralde & Sagüés, ingenieros, Pamplona, Spain


4. Utilice Visual Management para controlar el flujo de trabajo

Utilice principios de gestión visual para proporcionar visibilidad del trabajo en curso (es decir, estado de pedidos, proyectos, informes, etc.). Un sistema de comunicación visual asegura que los estándares estén en su lugar para que el trabajo se complete a tiempo. La Gestión Visual debe implementarse tanto en las áreas de oficina como en las áreas de producción.

5. Aprovecha las herramientas digitales

En primer lugar, recomiendo el uso de herramientas y soluciones Lean tradicionales hechas a mano, como tarjetas de colores, notas adhesivas y pizarrones para estandarizar el proceso. Cuando haya estandarizado el proceso, debe aprovechar las herramientas digitales que incluyen aplicaciones, pantallas táctiles y herramientas de computación en la nube. Mi recomendación es comenzar con versiones menos sofisticadas o gratuitas de aplicaciones y software. Una vez que haya dominado las reglas y rutinas, busque herramientas más potentes, costosas o sofisticadas si es necesario. Recuerde el octavo principio del estilo Toyota: "Utilice solo tecnología confiable y probada exhaustivamente que sirva a su gente y sus procesos", un principio que muchas empresas aún no comprenden bien.


Ejemplo de implementación de herramientas digitales para la gestión de proyectos Lean


6. Uso compartido

Finalmente, aproveche la ubicación conjunta, una estrategia de trabajo Lean IPD. Utilice la ubicación conjunta para mejorar la productividad de su equipo y agilizar la toma de decisiones.

Mientras que en esta publicación, mi objetivo era resaltar la importancia de implementar la oficina Lean en la industria AEC, mi próxima publicación proporcionará más ejemplos de oficina Lean y nuevas tecnologías que lo ayudarán a implementar Lean en las áreas gerenciales.


FUENTES:

1. Keyte, Beau y Locher, Drew (2004). La empresa lean completa. Mapeo de flujo de valor para procesos administrativos y de oficina. Productivity Press, Nueva York, Estados Unidos.

2. Locher, Drew (2011). Oficina esbelta y servicio simplificado: la guía práctica definitiva. Productivity Press, Nueva York, Estados Unidos.

3. Bicheno, John, (2008). La caja de herramientas ajustada para sistemas de servicio. Libros PICSIE, Buckingham, Reino Unido.

4. Implementación de TI para Lean Project Management y beneficios de LEAN en una oficina de arquitectura.

https://leanconstructionblog.com/6-Tips-On-How-To-Implement-A-Lean-Office-in-the-AEC-Industry.html

ACERCA DEL AUTOR:


Juan Felipe Pons

Juan Felipe Pons se desempeña como ingeniero de edificación desde 1998. Tiene un Máster en Dirección de Obra y PgCert en Lean Manufacturing (Universidad Politécnica de Valencia). Actualmente, JFP trabaja como capacitador y consultor de construcción ajustada para varias empresas y organizaciones. Ha escrito dos libros y ha sido invitado como ponente en varios MSc of Project Management, programas de MBA y conferencias internacionales.

TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

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