Las reglas diarias de reunión son esenciales si desea que sus reuniones sean productivas y sus socios comerciales estén comprometidos. El experto en Lean y coautor de The Lean Builder , Keyan Zandy, describe 7 reglas que debe implementar en sus reuniones diarias para aumentar la productividad de sus reuniones y su lugar de trabajo.
¿Sus reuniones de “subcontratista” o “coordinación de campo” parecen improductivas? ¿Los capataces de sus socios comerciales parecen desconectados? ¿Los temas tardan demasiado en cerrarse, y cuando se levanta la reunión, siente que no se logró mucho?
Si respondió "sí" a cualquiera de estas preguntas, podría ser el momento de cambiar las cosas con una reunión diaria.
Ya sea que comience o termine su día con una reunión, esta estructura de reunión facilitará una comunicación, colaboración y responsabilidad más eficientes.
7 reglas diarias para reuniones
Una reunión diaria no debe durar más de quince veinte minutos. Más tiempo que eso, y corre el riesgo de perder la atención y el compromiso de los participantes de la reunión. Un reloj de arena es una herramienta útil para ayudar a que el equipo entre en la práctica y el ritmo de una reunión breve. Puede parecer extraño acostumbrarse a esto al principio, pero el equipo se dará cuenta rápidamente de lo que es más importante y de lo que vale la pena hablar durante el breve tiempo diario de reunión.
Es muy valioso comenzar y terminar su reunión a tiempo. Fomenta la productividad, da una buena primera impresión y demuestra que valora el tiempo de sus asistentes. Y al hacer cumplir continuamente las restricciones de tiempo prometidas, demuestra que cumple con su palabra.
Todos deben participar y comprometerse. Permitir que los participantes usen sus teléfonos en las reuniones muestra una falta de respeto al equipo porque establece la expectativa de que la información en su teléfono es más importante que la conversación en la reunión.
Retire las sillas del espacio de reunión para que todos estén de pie. Esto ayudará a mantener a todos involucrados, así como a que todos se mantengan enfocados en el tema / discusión en cuestión. Si están sentados en una silla cómoda, los asistentes están más inclinados a desconectarse y apagar sus cerebros.
Haga que los líderes comerciales se acostumbren a responder rutinariamente a las siguientes preguntas en la reunión diaria:
¿En que estas trabajando?
¿Donde estás trabajando?
¿Cuántos equipos / trabajadores hay en el sitio?
¿Cuáles son sus limitaciones / necesidades?
¿Qué entregas de material se avecinan?
Al hacer estas cinco preguntas, está involucrando a los socios comerciales y les permite colaborar y coordinarse con los otros oficios. Esto logra la aceptación y la responsabilidad y permite un flujo de trabajo más confiable.
Sin intención ni disciplina, es muy fácil que un grupo diario se salga del camino. Es importante saber qué problemas o conversaciones no son fundamentales para que el grupo avance. Para maximizar el valor, utilice la siguiente terminología para asegurarse de que se invierte bien el tiempo:
Regla de los dos minutos / ELMO: si un tema ha seguido su curso, si se ha hecho un punto y es hora de seguir adelante, o si el problema o circunstancia no involucra a todo el equipo y puede resolverse en un momento posterior, cualquier El miembro del grupo está autorizado para llamar a la Regla de los dos minutos, o ELMO (los dos términos son intercambiables).
La regla de los dos minutos significa que el tema se ha debatido durante dos minutos o más y debe dejarse de lado por ahora y resolverse fuera de la reunión. ELMO son las siglas de Enough, Let's Move On : lanzar de manera juguetona un animal de peluche que has llamado "Elmo" al orador puede ser una forma divertida de romper la tensión de cortar a alguien.
El estacionamiento: una vez que se ha llamado a la regla de los dos minutos o ELMO, esos artículos deben colocarse en "el estacionamiento". (Es una buena práctica escribir los elementos del estacionamiento en una pizarra a medida que surgen para que no se olviden). Colocar elementos en el estacionamiento significa que se llevará a cabo una discusión rápida después de la reunión con las personas afectadas para discutir los problemas o circunstancias que no requirieron la participación de todos.
7 Involucrar a todo el equipo.
Las reuniones serán aún más productivas si el gerente de proyecto, el asistente del gerente de proyecto y / o el ingeniero de proyecto del contratista general están disponibles para asistir. Pueden tener información relevante que el resto del equipo no tiene, y su participación puede ayudar a proporcionar resoluciones más rápidas sobre las limitaciones que pueden involucrar la entrada del equipo de diseño o del propietario. Cuando los comercios ven que todo el equipo está activo en el proceso, se fomenta la aceptación.
ACERCA DEL AUTOR.
Keyan Zandy es un practicante, entusiasta y defensor de Lean desde hace mucho tiempo. Como director de operaciones de Skiles Group, tiene un enfoque dual en el servicio al cliente y en el fomento de una cultura empresarial progresiva. En última instancia, es el responsable de la supervisión de las operaciones diarias de la empresa y de garantizar que sus procesos Lean se mejoren continuamente y se practiquen de manera constante. Es coautor de The Lean Builder: A Builder's Guide to Applying Lean Tools in the Field, que simplifica y articula claramente los beneficios de siete conceptos Lean primarios, y los entrega en un campo altamente identificable, de aplicación inmediata. -de manera amistosa. Keyan también se desempeña como director ejecutivo de Smart Safety, una galardonada herramienta de comunicación de gestión de crisis y respuesta a emergencias.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®