Ahorro de tiempo de gestión utilizando A3
- Areli Alvarez Arteaga
- 5 may 2024
- 4 Min. de lectura
Cuatro formas de utilizar los A3.
Mucha gente utiliza un documento A3 para resolver problemas, pero en realidad los documentos A3 se pueden utilizar para muchas otras actividades de gestión. A menudo, esto resulta en un ahorro de tiempo de gestión. Hay cuatro formas de utilizar los A3 como informe de una página en Toyota para:
Tomar decisiones sobre una PROPUESTA establecida (Plan.)
Resolver un PROBLEMA (Hacer.)
Comunicar el ESTADO (Check) de un proyecto o actividad específica.
REFLEXIONAR/COMPARTIR (Actuar) sobre el aprendizaje o la información.
Como tal, los cuatro tipos de A3 siguen su propio ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar y cada uno ayuda, ahorrando tiempo de gestión.
Informar el estado de desempeño en muchas empresas puede ser complejo y un desperdicio , generando una enorme cantidad de trabajo innecesario y sobrecarga. Por eso, comparto un ejemplo real del poder de utilizar un Status A3 para ayudar a liberar tiempo de gestión.
La alta dirección puede ahorrar tiempo utilizando un A3 eficiente.
Después de unirme al equipo senior de una gran organización de fabricación (34 ubicaciones en todo el mundo), asistí a nuestra revisión de desempeño mensual. Esto involucró a los 12 líderes funcionales y al director ejecutivo divisional. La alta dirección dedicó dos días de su tiempo a estas reuniones. ¡Tendríamos suerte de cubrir la mitad de los puntos del orden del día propuestos!
Los informes utilizaron más de 100 páginas de presentaciones de PowerPoint. Cada función produjo cientos de métricas que nadie revisó jamás. No podíamos ver si estábamos ganando o perdiendo . Cada informe era diferente en diseño, formato y contenido. Lo más preocupante es que los problemas críticos de los clientes sorprendían continuamente al director ejecutivo, ya que no habían sido expuestos con suficiente antelación.
Cuestionamos la situación rediseñando todo el proceso de presentación de informes e introdujimos un informe de Estado A3 (ver imagen). Esto redujo drásticamente el tiempo necesario de 2 días a 4 horas (¡reducción del 70 %!)
Utilizar el ahorro de tiempo de forma productiva.
¡El tiempo necesario para revisar el desempeño se redujo a solo 3 horas!, que luego utilizamos para revisar y realizar un seguimiento de los planes de acción de mejora de Hoshin (Estrategia). (Anteriormente nunca logramos discutirlos). Recuperamos un día entero de valioso tiempo de gestión. El tiempo se aprovechó para la actividad "Ir a ver" en el taller con el fin de comprender la situación real. También realizamos revisiones estratégicas adicionales de productos, ¡algo que antes solo hacíamos una vez al año!
El informe de estado A3 proporciona un estándar para retroalimentar de manera concisa el desempeño de cada función. Sólo intensificamos los problemas que necesitan apoyo. Estos problemas desencadenan reuniones separadas para profundizar en el tema utilizando un problema tipo A3. Un informe de cada función (como ventas, ingeniería, operaciones, finanzas y recursos humanos, etc.) se incorpora al informe divisional general. Esto brinda una instantánea mensual clara para ver si estábamos ganando o perdiendo (estado Rojo/Ámbar/Verde).
Nuestro objetivo era que las revisiones de desempeño se realizaran en 15 minutos cada una. Por lo tanto, cada función fue escuchada y responsabilizada. Esto realmente nos hizo pensar a cada uno de nosotros en la comunicación en términos de:
La información relevante que el equipo necesita.
Lo que cada uno de nosotros necesita en términos de apoyo.
Los informes de estado A3 se proporcionaron con 3 días de antelación. Luego se pueden leer previamente, ya que el objetivo no es repasar todas las secciones sino sólo los elementos rojos y los puntos clave. Como todos estaban en un formato similar, no tomó mucho tiempo comprender rápidamente las 12 funciones.
Usando 5W1H.
Al pensar en el por qué, qué, dónde, cuándo, quién, cómo y cuánto de los informes de estado, logramos los siguientes beneficios generales:
La salud y seguridad garantizadas y la voz del cliente siempre fueron elementos de máxima prioridad.
Se introdujo la verificación de las rutinas/actividades de gestión para garantizar que se llevaran a cabo .
Reducción del 60% en el número de KPI rastreados centrándose en unos pocos vitales.
Los problemas de los clientes escalaron al nivel superior y se hicieron visibles antes de que se volvieran críticos.
Riesgos evaluados en el futuro mensualmente, no solo el rendimiento retrovisor.
Sistema más robusto para dar seguimiento a las acciones del equipo directivo y las actividades de resolución de problemas.
Reducción del 70% en el tiempo dedicado a revisar el desempeño mensual por parte del equipo directivo.
El uso de un Status tipo A3 nos obligó a utilizar la cantidad correcta de información y, al seguir un proceso, proporcionó un método de comunicación estandarizado que es fácil de reconocer y leer para toda la organización. Diseñar sus informes utilizando el documento de estado A3 le hace pensar detenidamente antes de comprometer tiempo, energía y recursos de las personas para hacer algo. Como resultado, será más efectivo y eficiente que antes con sus actividades y tiempo de gestión.
...
ACERCA DEL AUTOR. Peter Watkins
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
