Aplicando Kanban en una pequeña empresa de climatización



sta publicación de blog es una continuación de nuestra serie sobre la aplicación de los métodos de Lean Construction en una pequeña empresa de HVAC . El objetivo de esta publicación es mostrar cómo una pequeña empresa aplicó Kanban para administrar sus procesos de trabajo. Examinaremos Kanban desde tres perspectivas: 1) gestión de inventario, 2) gestión de consultas de clientes y 3) gestión de RFI.


¿QUÉ ES KANBAN?

Kanban (看板) es una palabra japonesa que se compone de dos caracteres 1 . El primer carácter (看) significa "visual" y el segundo carácter (板) significa "tablero". El concepto de Kanban se hizo popular por el sistema de producción Just-In-Time de Toyota y las tarjetas Kanban sirven como un medio para controlar el sistema de producción. Un sistema Kanban puede hacer varias cosas, entre ellas: 1) limitar la cantidad de trabajo en proceso (WIP) entre estaciones de trabajo, 2) servir como una señal visual para iniciar y detener la producción, 3) habilitar una producción basada en extracción en lugar de un impulso basado en uno, y 4) prevenir la sobreproducción.

Con nuestra comprensión básica de Kanban, ahora veremos tres ejemplos de la aplicación de este concepto en la construcción. Aunque la teoría puede separarse de la tecnología que utilizamos, mostraré los datos del estudio de caso con nuestra implementación usando Trello.


KANBAN PARA GESTIONAR EL INVENTARIO

Como empresa residencial de HVAC, la D Air Conditioning Company realiza proyectos bastante simples; sin embargo, la cantidad de proyectos que pasan por el sistema de producción y el tiempo de respuesta rápido de los proyectos crea un conjunto de desafíos que un sistema Kanban ayuda a resolver. Uno de los mayores desafíos antes de implementar un sistema Kanban era asegurarse de que el almacén estuviera lo suficientemente abastecido con los suministros y equipos necesarios para el trabajo. Tener demasiados suministros es un desperdicio y ata efectivo extra. No tener suficiente material puede provocar un retraso. En el pasado, los artículos faltantes a menudo se compraban en la ferretería local. Este remedio; sin embargo, agregaría de 1 a 2 horas adicionales de tiempo sin valor agregado al proyecto y el precio de estos artículos fue a menudo un 40% más alto que nuestros precios mayoristas.


Para resolver este problema, desarrollamos un sistema "basado en extracción" para la gestión de inventario utilizando un sistema visual Kanban.La tienda tiene entre 50 y 100 artículos diferentes, por lo que el sistema debe ser eficiente, rápido y transparente.Los artículos en el almacén se almacenan de una manera que su presencia física o falta de ellos le da al personal una señal de cuándo reordenar el artículo.En la figura 1, verá los pequeños artículos de consumo apilados uno al lado del otro.La cantidad de artículos colocados en el almacén se basa en la tasa que usamos los artículos y el tiempo de entrega de los artículos de un proveedor.


Figura 1. Visual Kanban de inventario

Como regla general, reponemos el stock de materiales cuando alcanza menos del 50% de la capacidad que le asignamos en el almacenamiento.Por ejemplo, en la figura 2 puede ver dos cuadros para filtros de aire.Las cajas se abren a un lado para revelar el nivel de inventario.Cuando una caja está completamente vacía, esto le da al personal de la tienda una señal para reordenar los filtros.


Figura 2. Filtros de aire como Kanban


Según Sun Tzu, la mayoría de la batalla ya se ganó antes de comenzar la batalla 2 . En la construcción, se puede ver si tenemos éxito o no, incluso antes de comenzar el trabajo en el sitio. Una gran parte de la batalla es asegurarse de que los materiales correctos estén en el sitio para los trabajadores en el momento adecuado.


KANBAN PARA GESTIONAR CONSULTAS DE CLIENTES

La compañía de aire acondicionado D tiene tres puntos de venta en el condado de Orange. Para asegurarse de que todas las oficinas estén en la misma página, la compañía utiliza un sistema Kanban para consultas, presupuestos y garantía de los clientes. Cuando el cliente tiene una solicitud que necesita ser procesada (es decir, estimación en el hogar), el personal escribe la información del cliente y la consulta en una tarjeta Kanban. A medida que se resuelve el problema, la tarjeta se mueve al "tablero de meta". La tecnología basada en la nube garantiza que todos tengan acceso a la misma información.



Figura 3. Sistema Kanban para consultas de clientes


El tablero de Kanban ayuda a las tres oficinas a ver visualmente una lista de elementos de trabajo que deben procesarse. La junta garantiza que todas las consultas de los clientes sean respondidas una vez, por la persona adecuada, y de manera oportuna. El proceso reduce el desperdicio de comunicar el trabajo que debe hacerse y hace que el trabajo sea transparente.


KANBAN PARA GESTIONAR RFI

Siguiendo el mismo proceso que se mencionó anteriormente, la compañía también utiliza un tablero Kanban para administrar RFI y presentaciones en sus proyectos comerciales. Los RFI y la presentación son tareas que deben completarse de manera oportuna para evitar cualquier retraso en el proyecto. Usando el Kanban, el personal puede descargar su pensamiento a una lista de tareas pendientes y enfocarse en ejecutar un elemento a la vez 3 . El tablero Kanban permite al personal priorizar su trabajo y no olvidar ninguna tarea. La compañía ha podido documentar el tiempo de respuesta promedio de sus RFI y establecer objetivos para reducirlo.


CONCLUSIÓN

El sistema Kanban permite a la empresa: 1) mantener la cantidad correcta de existencias en el almacén, 2) realizar un seguimiento de las consultas de los clientes para que puedan ser respondidas correcta y rápidamente, 3) reducir los gastos generales de comunicación de la organización haciendo el trabajo procesos transparentes, 4) eliminar reuniones innecesarias, 5) tener una clara visibilidad del estado de la operación, 6) medir cuánto tiempo lleva completar una tarea y 7) desarrollar un nivel de estabilidad en el sistema de producción que permita la estandarización y el aprendizaje .


Desde una perspectiva de producción, en realidad solo hacemos 3 cosas: 1) construir y diseñar el sistema de producción, 2) mantener el sistema de producción en funcionamiento y 3) mejorar el sistema de producción.Un sistema estable nos permite dedicar más tiempo a mejorar el sistema.Muchas de las propiedades de Kanban nos ayudan a lograr este objetivo.


Además de los casos presentados en este blog, se puede usar un sistema Kanban para administrar: órdenes de cambio, lista de perforación, control de calidad, administración de materiales, capacitación, incorporación, etc. Recomiendo encarecidamente a otras organizaciones que usen un sistema Kanban para administrar visualmente sus procesos de trabajo.


FUENTES:

1.Wikipedia (2016).Kanbanhttps://en.wikipedia.org/wiki/Kanban

2.Sun Tzu.Arte de guerra.

3.Atul Gawande (2011).El Manifiesto de la Lista de Verificación: Cómo hacer las cosas bien.


https://leanconstructionblog.com/Applying-Kanban-at-a-Small-HVAC-Company.html


ACERCA DEL AUTOR:


Doanh Do es un graduado de MS de UC Berkeley.Su investigación se centra en comprender la práctica del diseño de valor objetivo dentro de los proyectos de construcción ajustada.





TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

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