Cómo dirigir una sesión de "Pull Plan".

Alrededor del 15% de los constructores están usando Pull Planning (aunque sólo el 9% está usando el sistema completo Last Planner®) en al menos algunos de sus proyectos, según el AGC y McGraw Hill [1] . El desafío es cómo obtener el mayor valor en el menor tiempo posible durante una sesión de planificación de tiro.

Los autores de este blog han dirigido y entrenado más de 200 sesiones de planificación pull en los últimos años, han sido coautores de un libro sobre el tema y han dirigido docenas de sesiones de entrenamiento y seminarios web. Hemos visto cómo se hace bien, cómo se hace mal y hemos aprendido de nuestros errores y de los de otros. Hemos refinado las necesidades de liderazgo para la planificación de pull y podemos decir con confianza que para dirigir una sesión de planificación de pull se necesita "PEN":

• Preparación

• Entusiasmo

• Neutralidad

Por supuesto, usted necesita saber de construcción, el concepto de tirar, la secuencia del pase hacia atrás y el pase hacia adelante, cómo poner en marcha un equipo de capataces de oficio para "llevarlos a la pared" y cómo tirar del liderazgo, los recursos y el compromiso del Contratista General/Constructor de Diseño ("GC/DB"). Pero por ahora, enfoquémonos en la "magia" de conseguir que un grupo de 10 a 20 capataces de comercio - cada uno con su propia personalidad, experiencia, actitudes y necesidades - colaboren activamente en la sesión de planificación del pull.

1. PREPARACIÓN

Comienza con la preparación, la suya y la de ellos. Todos los involucrados necesitan ese momento en el que se dan cuenta de que la planificación de la colaboración organizada es un éxito en comparación con el "genio solitario" que tienen la mayoría de los proyectos que utilizan P6. Probablemente han escuchado las estadísticas: 4-20 semanas ahorradas en el calendario, haciendo 5 meses de trabajo en 3 meses, doblando la producción en 6 semanas de $1.5 millones/día a $3.0 millones/día, y así sucesivamente. Sin embargo, no es real hasta que lo siente.

Recomendamos que el equipo pase 3-4 horas haciendo la simulación de Villego™. Hasta que no lo haya experimentado usted mismo, simplemente no entiende la brillantez de "tirar". Para el líder de la sesión, esto significa preparar los materiales que se utilizarán: post-it, Sharpies, papel plotter, rotafolio, cinta de pintor, planos laminados del sitio o planos de piso (elevaciones para la piel), registros de RFI, registros de envío, tener el modelo BIM funcionando, etc. También significa reunir al equipo de liderazgo y seleccionar de antemano los hitos clave que se van a alcanzar con sus fechas objetivo.

2. ENTUSIASMO

Una vez que la sesión comienza, debe mantener un ritmo constante y algo acelerado/urgente para mantener la atención y el enfoque de todos. El líder debe ser entusiasta, tanto en el proceso como en la habilidad de cada individuo para contribuir con su habilidad, experiencia y conocimiento únicos a la planificación del equipo.

Establezca las expectativas de tiempo: "Ok, vamos a poner nuestras etiquetas en 30 minutos, si necesitas ayuda tengo 2 manos." Animadora: "¡Gran trabajo, Frank! Vamos, Greg, sube esas 3 etiquetas antes de que escribas más, el equipo necesita tu aporte en la pared". Conversaciones con los corredores. Escuche lo que llamamos "el zumbido" que se produce cuando la sesión da su paso: el sonido de múltiples conversaciones sobre elementos o enfoques específicos del proyecto. No es ni muy fuerte ni muy suave y suena como un zumbido ondulante. Muévase por la sala ayudando, animando, preguntando cosas como: "¿Qué más tiene que haber en el lugar para liberar este trabajo?" y luego asegúrese de que las etiquetas sigan moviéndose hacia la pared. Mantenga el tiempo, dé un codazo, insista, "Bien, necesitamos llegar al siguiente paso, tienes 5 minutos más". Puedes hacerlo!" Mira, no todos son tan entusiastas en la vida real. Lo sabemos. Pero una sesión de "pull plan" es un "escenario" y el líder tiene que hacer el papel, así que si usted es típicamente más reservado, piense en ello como una tarea de actuación. Juega el papel. Acérquese. Use su voz, su cuerpo y sus movimientos para mantener la planificación enfocada y moverse rápidamente.

3. NEUTRALIDAD

¿Por qué el líder tiene que ser neutral? Porque el viejo paradigma de la construcción (que es el 85% de los proyectos en los que los oficios están) es el mando y control de arriba hacia abajo. No hay voz para los "subs" y no se les permite decir "no". Puede que esperen ser aplastados por el GC/DBer. Los trades están pensando: "Claro que quieren mi opinión ahora, pero al final nos dirán qué hacer, y será mejor que lo hagamos". Sin embargo, para trabajar eficazmente la planificación de tirar necesita un verdadero equipo de colaboración que confíe en que cada uno de ellos lo dirá directamente, dará duraciones reales (sin flotadores ocultos), y hará promesas fiables y las cumplirá. Para conseguir ese tipo de espíritu de equipo y colaboración, el líder debe ser neutral. Es fácil para nosotros los entrenadores ser neutrales. Trabajamos para lo que es mejor para el proyecto, también conocido como "Proyecto Primero".

El líder debe explicar al principio de la sesión: "Queremos su aporte honesto hoy". Seguro que hemos pensado en esto y tenemos un plan de cómo podría ir, no habríamos conseguido este proyecto sin él. Pero ese plan siempre se puede mejorar con su experiencia y sus aportaciones. Así que vamos a resolver esto juntos. Y voy a permanecer neutral sobre cuál es la mejor manera de construir esto hasta que hayamos hablado sobre las opciones, las hayamos jugado con nuestras etiquetas, y decidamos como grupo qué manera funcionará para beneficio de todos". Y como líder, si no puede resistirse y necesita salir de su papel neutral y abogar por una posición, entonces entregue el PEN a otra persona para que sirva como líder neutral durante unos minutos. Cuando haya defendido su posición, anuncie que va a retomar el PEN y que ahora volverá a ser neutral. Si hace esto, mejorará su autoridad de liderazgo y creará más confianza en el equipo.

Estas son sólo algunas de las ideas que hemos aprendido de mucha experiencia en la planificación de pull. Si desea más, vea nuestro seminario web grabado, "Cómo dirigir una sesión de planificación de extracción", completo con fotos, ejemplos y muchos consejos.

Referencias:

1. How Lean Practices Represent the Future 2. Fauchier, Dan and Thais Alves, Last Planner is the Gateway to Lean Behaviors (IGLC 2013, Fortaleza Brazil), http://iglc.net/Papers/Details/898 3. Umstot, David and Dan Fauchier, Lean Project Delivery: Building Championship Project Teams, (2017, Amazon)

Fuente:

https://leanconstructionblog.com/How-to-Lead-a-Pull-Plan-Session.html

Acerca del Autor

Dan Fauchier es un Maestro Facilitador Certificado en Diseño y Construcción Lean, facilitando, capacitando y entrenando a docenas de empresas y agencias en varios principios, herramientas y técnicas. También es co-autor de un nuevo libro, Lean Project Delivery: Building Championship Project Teams.

Desde que se unió a TRG, Andy ha entrenado a docenas de equipos de proyectos diferentes en el sistema Last Planner® en diseño y construcción, y ayuda a los equipos de proyectos a entender y utilizar herramientas Lean como el Análisis de Causa Raíz, Pensamiento A3 y Toma de Decisiones, Mapeo de Flujo de Valor y Eventos de Mejora Rápida (Kaizen).