El poder de la gestión visual: cómo transformar los espacios de trabajo y las mentalidades
- Areli Alvarez Arteaga
- 2 mar 2025
- 3 min de lectura
En cualquier organización lean, ¿juega un papel importante la gestión visual? Por supuesto. Pero antes de profundizar en su importancia, aclaremos qué es realmente la gestión visual. En pocas palabras, significa gestionar con los ojos.
Imagínese este escenario: en su garaje, ¿sería más fácil encontrar una herramienta guardada en algún lugar de una caja de herramientas, o si todas las herramientas estuvieran expuestas en la pared, claramente etiquetadas, con contornos que marcaran sus lugares designados? Naturalmente, tener las herramientas justo frente a usted hace que sea más fácil localizarlas. Además, si falta una herramienta, el contorno vacío indica inmediatamente qué es lo que falta. Por otro lado, tratar de identificar una herramienta que falta dentro de una caja de herramientas cerrada, incluso si está organizada, requiere abrir cada cajón y buscar minuciosamente.
Los profesionales Lean invierten un tiempo considerable en crear sistemas de gestión visual para garantizar que las anomalías puedan detectarse en cinco segundos o menos.
En las organizaciones que practican Lean, los controles visuales son fundamentales para las operaciones diarias. Estos pueden adoptar muchas formas, como:
Publicar métricas significativas en áreas comunes, mostrando objetivos versus desempeño actual.
Muestra instrucciones de trabajo estándar que describen los pasos de la tarea.
Utilizando medidores marcados para indicar rangos aceptables e inaceptables.
La gestión visual establece estándares claros. Como dijo Taiichi Ohno: “Donde no hay estándares, no puede haber mejoras”. Los estándares guían el trabajo hasta que surge uno mejor, momento en el que se realizan actualizaciones y se capacita nuevamente a los empleados.
Experimenté de primera mano el poder de la gestión visual cuando dirigí mi propio negocio de carpintería. Trabajé continuamente en organizar herramientas, plantillas y materiales para mantenerlos visibles y al alcance. Esto ahorró tiempo, redujo los errores y me permitió concentrarme en la artesanía en lugar de buscar equipos.
El mismo principio se aplicó a mis proyectos y planes estratégicos. Pasé de almacenar los planes y documentos de los proyectos en carpetas o en mi computadora a exhibirlos de manera destacada en pizarrones y tableros de corcho. Este cambio me permitió revisarlos a diario, hacer un seguimiento del progreso y cumplir con los plazos de manera constante. Si no cumplía con un plazo, se debía a factores externos, no porque me olvidara de una tarea.
Una de las herramientas más eficaces que implementé fue un tablero de estado de proyectos. En este tablero, hice un seguimiento simultáneo de más de 20 proyectos y enumeré detalles clave como:
Título del proyecto
Persona responsable
Próxima condición objetivo
Estado actual
Obstáculos
Próximos pasos
Fecha de vencimiento
Estado
Este tablero se convirtió en una herramienta de comunicación esencial. Si yo no estaba disponible, mis compañeros podían entrar a mi oficina, revisar el tablero y saber al instante el estado de los proyectos en curso sin necesidad de comunicarse conmigo directamente.
Más tarde, amplié este enfoque a las tareas en equipo. Creamos una pizarra móvil similar con ruedas, que se utilizó durante las reuniones previas a los turnos y las revisiones mensuales de liderazgo. Recuerdo haber presentado este concepto a los empleados de un bufete de abogados. Al principio, se mostraron escépticos, pero una vez que lo integraron en sus rutinas diarias, vieron su valor. Les brindó claridad sobre las cargas de trabajo y los ayudó a visualizar su progreso.
La gestión visual no se limita al lugar de trabajo. Una vez que experimentas sus beneficios, se extiende naturalmente a la vida personal. Desde garajes hasta cocinas, lavanderías y vehículos, la gestión visual puede transformar la forma en que nos organizamos y operamos en todos los aspectos de la vida.
En resumen, la gestión visual es más que una herramienta: es una mentalidad. Al hacer visibles las tareas y el progreso, reducimos el desperdicio, mejoramos la eficiencia y fomentamos la mejora continua tanto en el entorno profesional como en el personal.
ACERCA DEL AUTOR.
Alen Ganic
Alen Ganic es coach senior de Lean y Six Sigma en Gemba Academy y cuenta con más de 24 años de experiencia en la transformación de empresas a través del poder de las capacidades de equipo. Reconocido por sus excepcionales habilidades de capacitación, coaching y mentoría, Alen tiene un historial comprobado de impulsar la mejora continua y la excelencia operativa. Antes de unirse a Gemba Academy, Alen ocupó varios puestos clave, entre ellos, gerente regional de mejora continua, ingeniero de mejora continua, gerente de inventario y activos y gerente de operaciones. A Alen le apasiona el coaching, la enseñanza y la mentoría, y se dedica a mejorar las habilidades de las personas e influir positivamente en sus vidas.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
