El mundo empresarial está en constante evolución, buscando siempre formas de mejorar la eficiencia y la productividad. Una de las metodologías que ha ganado popularidad por su simplicidad y efectividad es el método 5S.

Originario de Japón y parte integral del Lean Management, las 5S son una serie de prácticas destinadas a organizar el espacio de trabajo de manera eficiente y efectiva. En este artículo, exploraremos en profundidad este método y cómo puede beneficiar a las familias y empresas, independientemente de su tamaño o sector.

¿Qué es el Método 5S?

El Método 5S es una técnica japonesa desarrollada para crear un lugar de trabajo eficiente, ordenado y limpio para lograr la máxima productividad. Originalmente fue ideado en Toyota en la década de 1980 y ahora es ampliamente utilizado en fábricas y oficinas de todo el mundo. Los beneficios del método 5S son: mayor productividad, mayor seguridad, mejor utilización del espacio, reducción de desperdicios, mejor calidad, mayor moral de los empleados y menor fatiga.

Su implementación requiere capacitación, disciplina y constancia. Debe involucrar a todos en la organización. Los 5S se enfocan en crear las condiciones para que los procesos fluyan sin problemas y no haya barreras físicas para la eficiencia. Aunque nació en Japón, su popularidad se ha expandido a nivel global por su efectividad, rapidez y bajo costo para optimizar cualquier lugar de trabajo. Es considerada una base fundamental de la manufactura esbelta.

Desglose de las 5S

Seiri o Clasificar

Consiste en identificar todos los elementos, materiales, herramientas, y equipos del área de trabajo y clasificarlos entre los que son necesarios (imprescindibles) para las operaciones diarias y los que no lo son. Lo que no se necesita debe ser removido y dispuesto apropiadamente. Esto elimina el desorden y facilita la movilidad.

Seiton o Ordenar

Una vez clasificados los elementos necesarios, se debe determinar la ubicación óptima para cada uno considerando la conveniencia y la frecuencia de uso. Se asignan lugares específicos marcados visualmente. Esto ahorra tiempo de búsqueda y movimiento.

Seiso o Limpiar

Se establecen estándares y cronogramas de limpieza integral de la estación de trabajo, máquinas, herramientas y áreas circundantes. La limpieza debe realizarse con disciplina por los responsables asignados. Un área limpia es más segura y agradable para trabajar.

Seiketsu o Estandarizar

Consiste en desarrollar procedimientos consistentes para mantener los logros de las 3S anteriores y formar hábitos de disciplina. Se utilizan guías visuales, etiquetas y señalética para reforzar los estándares establecidos.

Shitsuke o Sostener

Para sostener el sistema 5S en el largo plazo se requiere cultivar autodisciplina y convertirlo en un hábito entre todos los miembros del equipo. Se deben definir responsables y realizar auditorías periódicas. La alta dirección debe proveer los recursos y motivar el compromiso.

Implementación del Método 5S

Aquí está una explicación muy completa de los pasos para la implementación efectiva del método 5S:

Compromiso de la Dirección

La alta dirección debe estar completamente comprometida a implementar 5S y proveer los recursos necesarios. Deben entender a profundidad los beneficios que aportará.
Los gerentes de todos los niveles deben involucrarse activamente, predicar con el ejemplo y hacer cumplir las expectativas de 5S.
Se debe conformar un comité o equipo líder de 5S con un coordinador experimentado y apoyo de la alta dirección.
Los objetivos e hitos de implementación deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización.

Capacitación y Concienciación

Todos los empleados deben recibir capacitación sobre los conceptos, herramientas y técnicas de las 5S. Hay que enfatizar los beneficios.
Se deben utilizar ejemplos prácticos y dinámicas participativas para asegurar la adopción de conceptos.
Se deben establecer indicadores clave de desempeño alineados o KPIs con 5S e incorporarlos en las evaluaciones de empleados.
Hay que reforzar constantemente la concientización mediante señalética, recordatorios y celebración de logros.

Ejecución y Monitoreo

Se debe comenzar con una evaluación inicial y establecer una línea base. Luego ejecutar la metodología kaizen para implementar cada S.
El avance debe monitorearse constantemente mediante auditorías regulares y controles visuales. Se deben tomar acciones correctivas si es necesario.
Los coordinadores de 5S deben dirigir la ejecución, brindar asistencia y motivar la participación de todos.
Se deben celebrar y recompensar los logros para mantener el impulso.

Comunicación y Participación

Mantener una comunicación ascendente, descendente y horizontal fluida para difundir el progreso e intercambiar ideas de mejora.
Los empleados deben estar activamente involucrados mediante actividades de lluvia de ideas, grupos de discusión y proyectos de mejora.
Las sugerencias y opiniones de los empleados deben valorarse y reconocerse.

Mantenimiento y Mejora Continua

Realizar auditorías periódicas para identificar áreas de oportunidad y establecer objetivos de mejora continua.
Los coordinadores de 5S deben vigilar que no decaiga el impulso y que se sostengan los logros en el tiempo.
Se deben institucionalizar los estándares 5S en los procesos y sistemas de gestión de la organización.
Celebrar el progreso, premiar las iniciativas sobresalientes y monitorear indicadores de desempeño.

Beneficios del Método 5S

La implementación del método 5S trae múltiples beneficios tangibles e intangibles a una organización. Estas son algunas de las principales ventajas que se obtienen en cada área:

Mayor eficiencia y productividad

El Método 5S tiene un impacto directo en la eficiencia y productividad al optimizar los procesos internos. Algunos de los beneficios en esta área son:

Reduce el tiempo de búsqueda de documentos, herramientas y materiales necesarios para el trabajo.

Minimiza los movimientos innecesarios del personal al tener todo ordenado en su lugar.
Permite cambios rápidos de un trabajo a otro sin demoras.
Aumenta el espacio útil al eliminar elementos innecesarios.
La estandarización y organización permite realizar las tareas con menos esfuerzo y mayor rapidez.

Mejora en la calidad

La organización y el orden que promueven las 5S se traducen en mejoras tangibles en la calidad. Los beneficios incluyen:

Reduce errores por ítems extraviados, equivocados o en mal estado.
Facilita la detección de anomalías, productos defectuosos y problemas en los procesos.
Fomenta el sentido de orden y disciplina para seguir los estándares establecidos.
Genera datos e información más confiables y precisos.

Mayor seguridad:

Un ambiente 5S aumenta la seguridad a través de varios factores:

Reduce el riesgo de accidentes al eliminar obstáculos y elementos innecesarios.
Permite identificar con facilidad equipos de seguridad y áreas de riesgo.
Mejora la respuesta ante emergencias al tener vías despejadas y visibilidad.
Evita resbalones, tropiezos y lesiones musculares.

Mejor ambiente laboral

A nivel intangible, la implementación de 5S mejora sustancialmente el ambiente de trabajo:

Incrementa la moral de los empleados al contar con un espacio de trabajo más cómodo, ordenado y limpio.
Promueve el sentido de pertenencia, responsabilidad y compromiso de los colaboradores.
Facilita el aprendizaje al documentar y estandarizar los procesos.
Fomenta el trabajo en equipo y la cooperación en las actividades de implementación.

Buena imagen corporativa

Finalmente, 5S permite proyectar una imagen positiva al exterior de la organización:

Refleja pulcritud, eficiencia y profesionalismo ante clientes, proveedores y visitantes.
Comunica los valores organizacionales de orden, calidad y mejora continua.
Construye prestigio y confianza en la marca.
Posiciona a la empresa como un ejemplo a seguir en su sector.

La implementación del Método 5S incrementa la eficiencia, productividad, calidad y seguridad en los procesos al promover el orden, la limpieza y la estandarización; mejora sustancialmente el ambiente laboral al otorgar a los empleados un espacio cómodo y agradable para trabajar; y proyecta una imagen corporativa positiva que refleja pulcritud, eficiencia y valores organizacionales sólidos, construyendo así confianza y prestigio para la empresa.

FUENTES. https://productiontools.es/lean/herramientas-5s/

ACERCA DEL AUTOR. https://productiontools.es/

TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

Herramientas 5S: Un primer paso hacia Lean