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La Economía de Proyectos


En todas las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con o sin ánimo de lucro, se distinguen principalmente tres tipos de gestión:

  • La gestión de las operaciones persigue la optimización del uso de los recursos y el aumento de la productividad en las actividades repetitivas, que son las que mantienen los negocios en marcha, pagan las nóminas y generan beneficios. Las técnicas utilizadas en gestión de operaciones se vienen practicando y mejorando desde la revolución industrial.

  • Hace poco más de medio siglo, se constató que las técnicas de gestión de operaciones no resultaban adecuadas para gestionar proyectos. Nació la disciplina del project management. Un proyecto es una asignación temporal para crear un producto, servicio o resultado único. Esta definición se puede aplicar a cualquier transformación de una idea en realidad, mediante la descomposición en tareas y la colaboración entre personas.

  • En las grandes organizaciones existe una tercera disciplina de gestión: la gestión de la demanda, que se especializa en la priorización de las posibles iniciativas que podrían llevarse a cabo como proyectos. Cuando un proyecto termina, el producto del proyecto se transfiere a las áreas de operaciones para su explotación.

Tomemos como ejemplo una de las empresas más importantes hoy en día:

  • Indiscutiblemente, Apple es una de las empresas más importantes del mundo gracias a sus operaciones (fabricación, ventas, etc.). No hay más que pasarse cualquier día por una tienda de Apple para comprobar la solvencia de este negocio.

  • No obstante, Apple ha llegado a ser líder de mercado transformando ideas en productos, gracias fundamentalmente a 6 proyectos exitosos: el proyecto Macintosh, el proyecto iMac, el proyecto iPod, el proyecto iPhone, el proyecto iPad, y el proyecto Apple Watch. Propiamente no fueron gestionados como proyectos sino como programas (grupo de proyectos que se gestionan conjuntamente). También podría buscarse la raíz del éxito de Apple en el aprendizaje obtenido de sus proyectos fallidos: el proyecto Lisa (ordenador), el proyecto Newton (PDA), el proyecto QuickTake (cámara), etc.

  • Aunque Apple mantiene en el más alto secreto sus próximos lanzamientos, es de suponer que invierte grandes sumas en investigación, y cuenta con muchos equipos dedicados enteramente a la gestión de la demanda, evaluando numerosas iniciativas, tales como nuevos dispositivos relacionados con la salud, cloud computing, inteligencia artificial, etc. Ninguna organización, ni siquiera Apple, tiene recursos para ejecutar todos los proyectos, siendo esencial la priorización, analizar la viabilidad y la rentabilidad.

Los 3 tipos de gestión se pueden representar secuencialmente:

Entre la gestión de la demanda y la gestión de las operaciones, se encuentra la gestión de los proyectos. Es muy habitual que las últimas etapas de los proyectos se solapen con la gestión de operaciones: a veces el proyecto incluye trabajos finales de puesta en marcha y acompañamiento. También es habitual que los primeros esfuerzos dedicados al proyecto se solapen con la gestión de la demanda: antes de que el proyecto se apruebe, es necesario justificarlo o bien argumentar la decisión de no lanzarlo. Los procesos de inicio en gestión de proyectos orientan cómo ha de gestionarse el proyecto incluso antes de su aprobación.

Un proyecto largo se puede dividir en varias fases secuenciales. Al cierre de cada fase, se toma la decisión de continuar o terminar el proyecto. Cada proyecto o fase se puede gestionar rigurosamente, aplicando los 5 grupos de procesos (inicio, planificación, ejecución, control y cierre), generando documentación extensiva para el caso de negocio, el acta de constitución, los entregables y la transferencia del producto, servicio o resultado final. Esta gestión rigurosa, orientada a la planificación detallada, solo es recomendable cuando la mayoría de los requisitos están claros al principio del proyecto o fase. Es el caso de los proyectos predictivos.


Otros proyectos se aprueban a pesar de que los requisitos no estén claros al principio. Se dice que son proyectos adaptativos, o ágiles. Los requisitos detallados se van deduciendo gradualmente, colaborando continuamente con ciertos interesados.

Las empresas conceden cada día más valor al project management para transformar ideas en realidad. Según un estudio reciente, el número de project managers crecerá desde los 66 millones en 2017 hasta 88 millones en 2027. La cifra de negocio mundial generada por los proyectos crecerá desde 12 trillones de dólares en 2013 hasta 20 trillones de dólares en 2027. Las empresas buscarán buenos project managers profesionales, dedicados al 100% a gestionar proyectos.


Estos profesionales deben ser capaces de gestionar proyectos predictivos o ágiles, grandes o pequeños. En lo que se ha dado en llamar la project economy (la economía de proyectos), habrá cada vez más personas trabajando al 100% en proyectos; y también habrá menos descripciones fijas de los puestos de trabajo: las personas verán cómo se redefine su actividad de un proyecto a otro.


 

ACERCA DEL AUTOR.


CEO en PMPeople: formación, herramientas y consultoría en project management. Ingeniero de Telecomunicaciones. Certificado PMI-PMP® PMI-ACP®

Madrid


TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

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