Hoy os traigo una fábula, pero no es una fábula cualquiera aunque tal vez os recuerde a un cuento infantil de los hermanos Grimm, sino que es una fábula sobre gestión de riesgos en un proyecto y cómo las diferentes actitudes adoptadas al principio pueden condicionar el final.
La fábula de Los 3 Project Managers
«Érase una vez tres Project Managers que gestionaban la construcción de tres casas en un bosque cercano a Oklahoma. A pesar de que las parcelas eran contiguas y que las obras empezaron al mismo tiempo, los propietarios tenían diferentes expectativas y decidieron que cada uno utilizaría el diseño y los materiales que considerasen oportunos. Además en la reunión de kick off alguien recordó que era tierra de lobos.
Los escenarios finalmente seleccionados fueron los siguientes:
La primera casa se construyó de paja. El Project Manager quería entregarla con rapidez y a un coste ajustado, por lo que escogió un material sin problemas de suministro y que se pudiera manipular con facilidad.
El Segundo Project Manager decidió construir la casa de madera, según la tipología propia de la zona. Aunque sabía que los plazos y costes serían mayores, confiaba recuperar la inversión con rapidez.
La tercera casa se construyó de ladrillo, porque el Project Manager priorizó la solidez y la estabilidad por encima de otros criterios.
Con las obras ya finalizadas, un tornado tan fiero y malvado como un lobo apareció sin avisar y arrasó las casas de paja y de madera en un instante. La casa de ladrillos, por el contrario, aguantó y pudo dar cobijo a los habitantes de las otras casas mientras se activaba el Plan de Emergencia.
Evaluando los daños ocasionados y desarrollando las lecciones aprendidas, se vio que los Project Managers habían tenido una actitud muy distinta respecto a los riesgos, tanto a nivel de identificación y análisis, como del Plan de Respuesta:
El Negligente: el Primer Project Manager había llegado accidentalmente a la Dirección de Proyectos y, por desconocimiento o por omisión, no realizó ninguna gestión de riesgos. Igual que el avestruz, escondió la cabeza para no ver los peligros, como si realmente no existiesen.
El Temerario: la formación y experiencia en gestión del segundo Project Manager le permitieron reconocer el riesgo, pero decidió dedicarse a cosas más urgentes o simplemente ignorarlo, confiando en que nunca aparecería. Curiosamente, el error más frecuente que un equipo de proyecto comete en relación a la gestión de riesgos es que después de identificarlos, no hace nada al respecto.
El Responsable: el Tercer Project Manager, mucho más experimentado, entendió desde el principio el impacto que podría ocasionar el riesgo por lo que, a pesar de que la probabilidad de que sucediera era incierta, decidió condicionar todo el proyecto, tanto en el diseño como en los objetivos de coste, plazo y calidad.»
Viendo el final de la historia, ¿estás de acuerdo con que la mejor gestión de riesgos fue la que hizo el Tercer Project Manager? Si no se hubiese producido un hecho hipotético y poco frecuente, como un tornado, ¿seguiría siendo esa la mejor solución?
Tal vez el Primer Project Manager simplemente priorizó el Plazo y los Costes frente a la Calidad, por la presión del cliente en tener un techo donde resguardarse lo más rápido posible, sin asumir ningún tipo de riesgo, ni siquiera los riesgos que con más seguridad se darían. El Segundo Project Manager intentó encontrar un equilibrio entre Plazo, Coste y Calidad, asumiendo los riesgos inmediatos en detrimento de esos riesgos hipotéticos o menos frecuentes. Por último el Tercer Project Manager antepuso la Calidad sobre el resto de variables, asumiendo incluso los riesgos más remotos, pero a un Coste que tal vez no todos los clientes están dispuestos a asumir.
Lo que está claro es la importancia de identificar y evaluar con cuidado los riesgos, y en función de la decisión adoptada valorar desde el principio las contingencias, tanto en coste como en plazo que ese riesgo generaría, por lo que priorizar unos u otros puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®