• Uriel B. Soto Becerra

Los 5 beneficios de la sala grande con el último sistema Planner®


El concepto de "Big Room", también conocido por la palabra japonesa "Obeya", se vincula con el concepto de co-ubicación, que en Toyota se refiere a la práctica de ubicar equipos multidisciplinarios en un mismo lugar para mejorar la comunicación y la creatividad en el proceso de diseño automovilístico. En la industria de la construcción, el "Big Room" facilita la implementación del Sistema Last Planner® (LPS) y la Planificación Colaborativa, así como el Sistema Integrado de Entrega de Proyectos (IPD). Bajo el trasfondo del LPS, la "Big Room" puede definirse como el lugar donde se realizan las reuniones de planificación colaborativa: plan de hitos, Pull Sessions, reuniones semanales y reuniones diarias de stand up. En este post nos centraremos en sus beneficios en LPS.


1. COLABORACIÓN

La Sala Grande ayuda a animar a la gente a colaborar. Desde el punto de vista de muchas empresas, la inversión en la Big Room para las sesiones de planificación colaborativa es una pérdida de tiempo. Pero la pregunta clave aquí debería ser: ¿cuántas horas se ahorran por cada hora invertida en la planificación colaborativa? En el contexto de la gestión de proyectos, donde tantas personas y empresas están involucradas, el papel tradicional del planificador centrado en la planificación y gestión de la producción en la oficina es obsoleto. El Big Room ayuda a llevar a cabo las reuniones de planificación colaborativa, contribuye a la comprensión de las limitaciones y a reducir el desperdicio y el retrabajo. Como resultado, permite un flujo continuo y mejora la productividad.


2. COMUNICACIÓN

El uso de la Sala Grande mejora la comunicación de la información clave, permite que todos los miembros del equipo tengan acceso a información actualizada, planos o diseños, y promueve la transparencia entre los diferentes subcontratistas. Esto contribuye a evitar mucho trabajo y pérdida de tiempo.


La Sala Grande proporciona una ubicación para los paneles de gestión visual que muestran la planificación y otros indicadores clave de rendimiento del proyecto, fomenta la mejora continua, proporciona curvas de aprendizaje más cortas y una mayor conciencia hacia los problemas.


Las rutinas temporales realizadas en la Sala Grande durante las sesiones LPS contribuyen a crear un entorno de colaboración entre los subcontratistas y otros miembros del equipo del proyecto, mejoran la precisión de la comunicación y evitan malentendidos mediante la discusión directa y el feedback instantáneo. Además, esta comunicación visual proporciona a todos los miembros del equipo la misma imagen del proyecto.


3. INTERACCIONES DE ALTA CALIDAD

Al planificar juntos en la misma sala, personas de muchas disciplinas y empresas diferentes pueden obtener interacciones de alta calidad. Llegan a comprender quién es responsable de qué, intercambian información con las personas adecuadas y saben a quién hacer preguntas para obtener respuestas adecuadas. La frecuencia y la calidad de las interacciones aumentan drásticamente, y los problemas pueden ser identificados y resueltos más rápida y eficazmente.


Estas interacciones también permiten a los miembros del equipo ver su relación desde el punto de vista del "cliente-proveedor". Cuando buscan información o trabajo, ellos son el cliente. Por el contrario, cuando se les pide que produzcan información o trabajos en curso para otros, ellos son el proveedor. Al ver la relación de esta manera, los miembros del equipo pueden entender que cuando actúan como clientes, se espera que expresen claramente sus necesidades y expectativas. Por el contrario, cuando están en el papel de proveedor, los miembros del equipo entienden que tienen que conocer las necesidades de su cliente. Entender esta forma de pensar es una de las claves para entender la filosofía Lean.


4. TOMA DE DECISIONES

Los responsables de la toma de decisiones apropiadas suelen estar presentes en las reuniones de planificación colaborativa que se realizan en la Sala Grande. Una consecuencia de esto es que la colaboración, la comunicación y las interacciones reducen el tiempo de la toma de decisiones, contribuyen a obtener mejores decisiones e incrementan la creatividad, promueven el uso del talento y ayudan a romper paradigmas así como a entender las consecuencias positivas analizando diferentes formas de pensar en el proceso de toma de decisiones.


5. COMPROMISO

La planificación colaborativa en la sala grande, también contribuye a apoyar un entendimiento común de los valores, objetivos y estatus del proyecto y a fortalecer las relaciones entre todos los miembros del equipo, fomenta la colaboración, promueve el trabajo en equipo y aumenta la moral.


En lo que se refiere al uso de la tecnología, en empresas de construcción donde la implementación del LPS tiene un alto nivel de madurez, puede ayudar a simplificar y acortar la duración de las reuniones del LPS y aumentar la productividad. Sin embargo, las herramientas virtuales funcionan mejor después de haber tenido una colaboración cara a cara y deben ser elegidas dependiendo del tipo de interacción requerida en cada caso, pero no como un sustituto del debate cara a cara. Hay que tener en cuenta este hecho, sobre todo si se necesita potenciar el talento de todo el equipo y conseguir resultados creativos. En resumen, las herramientas virtuales por sí solas no sustituyen el poder emocional de escribir a mano los compromisos en las etiquetas y colocarlos en los paneles visuales de la Pull Session.


CONCLUSIONES Y PRÓXIMOS POSTS

En este post hemos visto los beneficios de utilizar el concepto de la Sala Grande para celebrar las reuniones de planificación colaborativa al implementar el LPS. Sin embargo, el concepto de Big Room vinculado a la planificación colaborativa y a la gestión visual consta de muchos temas, que serán tratados en la segunda parte de este post.


Finalmente, hemos incluido algunas referencias que han inspirado al autor junto con su propia experiencia liderando sesiones de planificación colaborativa.



Referencias:

Fischer, Martin; Ashcraft, Howard; Reed, Dean; Khanzode, Atul (2017). Integrating Project Delivery. Wiley.

Greif, Michel (1991). “The Visual Factory: Building participation through shared information”. Productivity Press.

Ohno, Taiichi (1988). “Toyota Production System: beyond large-scale production”. Cambridge, Productivity Press.

Umstot, David; Fauchier, Dan (2017). Lean Project Delivery | Building Championship Project Teams. Armchair ePublishing



Fuente:

https://leanconstructionblog.com/THE-5-BENEFITS-OF-THE-BIG-ROOM-IN-LAST-PLANNER-SYSTEM.html


Acerca del Autor

Juan Felipe Pons trabaja como ingeniero de construcción desde 1998. Es Master en Dirección de Construcción y PgCert en Lean Manufacturing (Universidad Politécnica de Valencia). Actualmente, JFP trabaja como formador y consultor en Lean construction para varias empresas y organizaciones. Ha escrito dos libros y ha sido invitado como ponente en varios MSc de Project Management, programas MBA y conferencias internacionales.

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