Mapeo de procesos (papel marrón)

Areli Alvarez Arteaga
30 sept 2020
3 min de lectura

Una forma estructurada de mapear y criticar el proceso NPI existente, con el fin de examinar su eficacia en una serie de dimensiones. Alienta a un equipo multifuncional a identificar elementos críticos en el proceso y localizar áreas potenciales de mejora.

Un ejercicio de 'papel marrón' se denomina así porque utiliza un formato a gran escala para mapear un proceso empresarial existente, con énfasis en ser 'tosco y listo' en lugar de un documento preciso, limpio y ordenado. Aplicado al proceso de desarrollo de productos, fomenta una comprensión compartida de las implicaciones de la introducción de nuevos productos en diferentes partes del negocio y ayuda a generar una propiedad compartida del proceso. Es probable que el mapa del proceso ilustre la complejidad del proceso de la NPI y demuestre los flujos críticos de información, los puntos de control clave y las áreas de burocracia excesiva (o insuficiente). La salida es intencionalmente grande desde el punto de vista físico, lo que puede resultar abrumador al principio, pero tiene como objetivo dar vida al proceso (ver ilustración).

Acercarse

Preparación: diseño de 'papel marrón' y recopilación de documentos

El mapa del proceso debe producirse en una hoja grande de papel, de aproximadamente 7 pies x 5 pies). El papel marrón se usa a menudo debido a su costo y disponibilidad, pero cualquier papel disponible está bien. Cuando sea necesario, junte varios trozos de papel que deben ser lo suficientemente grandes para contener la documentación del proyecto y permitir que el proceso se dibuje con suficiente detalle.

Reúna muestras representativas de la documentación utilizada en todas las etapas del proceso de NPI. Es mejor buscar y copiar ejemplos reales, de proyectos reales. Los documentos de interés incluyen aquellos que comunican información o registran información. Estos pueden incluir órdenes de compra, dibujos, planos de proyectos, hojas de tiempo, listas de piezas, etc. Igualmente importantes son los documentos que forman parte del ciclo de gestión y control de un proyecto. Estos pueden incluir hojas de autorización, planes, justificaciones, informes de mercado, informes de progreso, etc.

Organizar documentos en papel

Organice los documentos en el papel para demostrar el flujo general del proceso. Es útil comenzar en la parte superior izquierda con el objetivo de terminar en la esquina inferior derecha. Comience colocando los documentos en el papel marrón y muévalos para que encajen a medida que la historia general se vuelve más clara.

Proceso de dibujo

Utilizando los documentos como guía, dibuje el proceso, trabajando de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Siempre que sea posible, utilice símbolos de diagrama de flujo estándar para representar: puntos de inicio y finalización; procesos y actividades específicos; entradas / salidas a / desde actividades; puntos de decisión - S / N / Quizás; almacenamiento de documento. Debería ser posible ejecutar el proceso y seguir el flujo de decisiones e información.

Mapear las fases del proceso de NPI

Mapee las fases clave del proyecto, con una línea de puntos alrededor de las actividades, documentos y puntos de decisión dentro de esa fase. Si no hay fases definidas actualmente, utilizando el mapa del proceso como guía, defina algunas etapas del proceso. Asegúrese de que todas las fases estén representadas, desde la idea hasta la implementación de la producción.

Revisión de proceso

Una vez elaborado el mapa de procesos, el beneficio real proviene de la crítica del proceso existente. Usando notas post-it ™, registre cualquier área de incertidumbre, dificultad o interés general (usando notas post-it de diferentes colores para diferentes temas). El equipo debe ver esta etapa como una lluvia de ideas abierta, donde todo vale. De particular interés son:

¿Qué tan efectiva es la estructura general del proceso?
¿Con qué eficacia se definen los elementos de gestión y control, incluidos los puntos de decisión, los informes y la autorización?
¿Cómo se gestionan los riesgos del proyecto?
¿Quién participa, cuándo, cómo se financian y gestionan los proyectos?
¿Existe un liderazgo eficaz y la organización apoya el trabajo en equipo?
¿Qué información y comunicación se proporciona a las diferentes partes del negocio?
¿Se utilizan métricas para gestionar la eficiencia y la eficacia de la ejecución?
¿Dónde y cuándo participan los especialistas externos en diseño?
¿Dónde, cuándo y con qué frecuencia hay algún cliente o usuario que participe en un proyecto?

Registra acciones y anota posibles mejoras

La crítica debe generar algunas acciones específicas para mayor consideración y también posibles ideas para la mejora del proceso. Estos deben registrarse.