Matriz RACI: Consultar e informar son tan importantes como ser responsable y rendir cuentas
- Areli Alvarez Arteaga
- 16 sept
- 3 Min. de lectura
Muchas personas afirman capturar los procesos de negocio mediante una Matriz RACI, pero no incluyen los cuatro roles esenciales: Responsable, Responsable, Consultado e Informado. A lo largo de mis muchos años trabajando en proyectos de mejora empresarial, he observado este problema recurrente. Parece que las personas no comprenden la importancia de los roles "Consultado" e "Informado", lo que genera posibles problemas cuando se pasan por alto.
Entonces, en este artículo voy a discutir:
Gestión de proyectos RACI: Descubra los roles asociados a un proceso de mejora empresarial
Los roles asociados a un proceso se muestran a menudo en forma de matriz RACI :
Responsable
Responsable
Consultado
I nformado
Responsable y responsable
Los roles clave son aquellos asociados con la rendición de cuentas (donde recae la responsabilidad) y la obligación (quién lleva a cabo la actividad o actividades), mientras que los otros dos roles, consultado e informado, a menudo se ignoran.
No ignoremos Consultados e Informados
Si bien los responsables y responsables son los roles más importantes a identificar , reconocer a quienes deben ser consultados e informados a veces puede significar la diferencia entre que un proceso de negocios sea adoptado con éxito y funcione, o que sea adoptado parcialmente o no funcione correctamente, o peor aún, que haya incumplimientos .
Consultado
El grupo consultado son aquellos que necesitan opinar en algún momento del proceso, ya sea en la etapa de diseño o durante su operación. En otras palabras, existe una conversación bidireccional.
Calidad o Cumplimiento son buenos ejemplos de estos roles.
Informado
El grupo de roles informados es un poco más difícil de identificar, pero son los roles a los que simplemente hay que decirles que algo está sucediendo ; no participan en la actividad.
Un buen ejemplo de un rol informado son los clientes a quienes se les informa que se les ha enviado una entrega; sin embargo, si necesita comunicarse con el cliente para acordar una fecha de entrega adecuada, entonces tendrían un rol consultado .
Problemas que surgen al ignorar lo consultado e informado en la matriz RACI
Entonces, ¿por qué afirmé que ignorar los roles consultados e informados puede llevar a que un proceso no funcione eficazmente?
Bueno, no consultar a las partes interesadas puede llevar a problemas , particularmente cuando hay cuestiones regulatorias involucradas, que las personas responsables o responsables pueden no reconocer.
En muchas organizaciones, las funciones de cumplimiento (legal, de protección de datos, etc.) se implementan para evitar que la organización incumpla la ley. Generalmente, deben participar tanto en el diseño del proceso como en las instancias de ejecución del mismo como una supervisión, en lugar de ser una parte continua del proceso, por ejemplo, tomando muestras aleatorias para su verificación o estando disponibles si alguien tiene alguna consulta.
También es posible que sea necesario consultar a roles como la planificación de la producción sobre los cronogramas de actividades. Asimismo, es posible que deban ser informados sobre la ejecución de las actividades para garantizar el correcto desarrollo de sus planes. En tal caso, se les indicará como informados en el RACI.
Por lo tanto, aunque los consultados e informados pueden no ser fundamentales para el funcionamiento real de un proceso individual, pueden ser importantes en el panorama más amplio de la totalidad de los procesos de la organización.
Lecturas adicionales y ayuda práctica
Si desea leer más sobre el tema, lea el artículo: Cómo conciliar el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley y la mejora de procesos , que responde a la pregunta: "¿Cómo podemos garantizar que las mejoras en los procesos para eliminar desperdicios no eliminen accidentalmente los controles necesarios para el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley (SOx)?".
Si busca una herramienta de mapeo de procesos que le permita capturar RACI mientras realiza el mapeo de procesos y mostrarlo dentro de sus mapas de procesos, le recomiendo encarecidamente utilizar Process Library (SaaS).
ACERCA DEL AUTOR.
Escrito por Terry Giles
Terry Giles es consultor de TerryAG Consultancy. Cuenta con una amplia experiencia en el desarrollo de Sistemas de Gestión Empresarial basados en diversos modelos, como ISO 9001, TL 9000, ISO 14001, EFQM, Baldrige, CMMi, ITIL, RiskIT y CobiT 4.1 y 5.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
