Maximizar la inteligencia artificial para lograr la excelencia en las actas de reuniones de proyectos
- Areli Alvarez Arteaga
- 24 nov 2024
- 4 Min. de lectura
En el ámbito de la gestión de proyectos, la adopción de herramientas de inteligencia artificial para la documentación de reuniones y el procesamiento de actas de reuniones ha cambiado las reglas del juego. Un seminario web organizado por PMI sobre los generadores de actas de reuniones presenta algunas ideas de Keisha Lewis y arroja luz sobre el uso de ChatGPT para organizar la información de las reuniones y lograr una claridad y precisión inigualables.
Elaboración de actas de reuniones con IA
Para aprovechar todo el potencial de ChatGPT, es fundamental comenzar con un contexto detallado. Esto implica proporcionar a la IA un contexto completo de su estilo de gestión de proyectos, sus objetivos y los estándares de documentación específicos que sigue. Al proporcionarle una transcripción de su reunión , ChatGPT puede generar notas de reunión bien organizadas que incluyen participantes, puntos clave de discusión, próximos pasos y mucho más, estructuradas en un tono profesional y de gerente experimentado.
Importancia del contexto al utilizar ChatGPT:
Soy un gerente de proyectos encargado de liderar proyectos tecnológicos complejos y de alto riesgo. Mi objetivo es producir documentación de proyectos detallada, precisa y completa.
Responderá como si fuera un gerente de proyectos experimentado y capacitado con más de 25 años de experiencia en metodologías tradicionales y ágiles. Es un experto en redactar documentación de proyectos, identificar y mitigar riesgos y comunicarse con las partes interesadas. Debe responder de manera profesional y detallada.
Inmediato:
Aquí está la transcripción de una reunión para discutir un nuevo proyecto que _______.
Prepare unas notas de reunión completas con las siguientes secciones:
Participantes
Temas clave de discusión y actualizaciones: use esta sección para resumir las grandes ideas y discusiones clave, no incluya próximos pasos, riesgos, elementos de acción, problemas, decisiones tomadas o decisiones necesarias en esta sección.
Próximos pasos: estos deben limitarse a los pasos inmediatos siguientes. Los demás deben considerarse acciones a realizar.
Riesgos: utilice este formato para los riesgos. Si ocurre X, podría causar Y, lo que daría como resultado Z.
Elementos de acción: asegúrese de que todos los elementos de acción estén asignados a alguien.
Problemas: son elementos que deben resolverse para que el proyecto pueda avanzar con éxito.
Decisiones tomadas.
Decisiones necesarias.
Cómo cerrar la brecha con notas escritas a mano
La transición de la toma de notas tradicional al procesamiento digital no tiene por qué ser abrumadora. Para los gerentes de proyectos acostumbrados a anotar ideas en notas adhesivas o cuadernos, las herramientas de digitalización como Evernote , OneNote o Post-It ofrecen una forma sencilla de convertir notas escritas a mano en formato digital. Si llevamos esto un paso más allá, tomar una foto de estas notas y procesarlas mediante tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite extraer y organizar la información relacionada con la tarea de notas adhesivas físicas dispuestas en un tablero Kanban, por ejemplo, en un formato de texto estructurado y editable.
Inmediato:
Utilice la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transcribir el texto contenido en imágenes de notas adhesivas físicas. Estas notas se organizan en un tablero Kanban y contienen información sobre las tareas asignadas, el estado de avance (POR HACER, EN CURSO, TERMINADO) y las iniciales de la persona responsable de cada tarea.
El objetivo es convertir el contenido visual de estas notas en texto editable para facilitar el seguimiento del progreso y el análisis de la carga de trabajo.
Se espera que el sistema pueda:
Identificar y transcribir con precisión el texto de cada nota adhesiva, incluidas las palabras clave y las iniciales asignadas a las tareas.
Distinguir entre las diferentes columnas del tablero Kanban (POR HACER, EN MARCHA, HECHO) y clasificar las tareas transcritas en estas categorías.
Presente los resultados en un formato que sea fácil de leer y que pueda importarse a herramientas de gestión de proyectos u hojas de cálculo para su posterior análisis.
Maneje diferentes estilos de escritura a mano y variaciones en la calidad de la imagen con un alto grado de precisión.
Por favor, proporcione el texto transcrito en un formato estructurado, como una lista o tabla, incluyendo las iniciales del responsable de la tarea y la categoría de progreso correspondiente a cada nota...
Superar limitaciones: incorporar dibujos y diagramas
Este enfoque no solo garantiza la conservación de todos los detalles críticos discutidos en las reuniones, sino que también facilita el seguimiento y el análisis eficientes de las tareas del proyecto. A pesar de las limitaciones actuales de la tecnología OCR para capturar cada matiz de las notas escritas a mano, especialmente aquellas con elementos visuales o diseños complejos, experimentar con estos procesos impulsados por IA puede mejorar significativamente la documentación del proyecto y la comunicación con las partes interesadas.
Llevando este caso al límite de sus posibilidades, nos preguntamos qué pasa con los apuntes que tienen dibujos, diagramas o Visual Thinking.
Al adoptar estas técnicas avanzadas de IA, los gerentes de proyectos pueden revolucionar la forma en que se documentan los resultados de las reuniones y se realiza el seguimiento de los elementos de acción, lo que conduce a prácticas de gestión de proyectos más optimizadas y efectivas que se adaptan a la era digital.
ACERCA DEL AUTOR. https://pmideas.es/
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
