Operación Abeja

CARACTERÍSTICA: identificar constantemente nuevas y mejores formas de hacer las cosas puede dar nueva vida a un viaje Lean, pero solo si el conocimiento desarrollado se puede compartir de manera efectiva en toda la organización.

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Fue durante mi tiempo con el Grupo Medio que nuestro entrenador Terry O'Donoghue me explicó por primera vez qué es el yokoten . Este término japonés se refiere a las mejores prácticas "horizontales" en toda la organización (a diferencia de arriba hacia abajo).

En 2019, me invitaron a apoyar el viaje lean del Supertrade Group, que administra las tiendas Super Spar en toda la zona rural de Zululandia. Con las tiendas a una distancia promedio de tres horas en automóvil, decidimos que nos centraríamos en una ubicación de Super Spar en Ulundi con la idea de desarrollar una caminata gemba que pudiera actuar como modelo para otras tiendas, sin mencionar un catalizador para sus viajes lean. . Por supuesto, esto hizo del yokoten un activo muy valioso.

En nuestra mente, la tienda de Ulundi se convertiría en el lugar para crear grandes ejemplos de Lean Thinking para compartir con otras tiendas del grupo. Se convertiría en un lugar de aprendizaje con clientes de la vida real y problemas reales que resolver. A pesar de algunas diferencias, todas las tiendas atendían a ciudades con características demográficas similares y tenían la misma franquicia. Por lo tanto, sentimos que las mejores prácticas podrían establecerse como trabajo estándar y compartirse entre ubicaciones.

La tienda de Ulundi no tardó mucho en mostrar una mejora. En una de mis visitas, Scott, el CEO, compartió conmigo la urgencia que sentía de llevar esta mejor práctica a las tiendas. Entendí sus preocupaciones: las tiendas necesitaban ayuda y Lean Thinking.

Había mucho que compartir, y me preocupé sobre cómo íbamos a hacer esto de manera efectiva sin perder el espíritu kaizen del pensamiento Lean y simplemente terminar con un "pensamiento de implementación".

Investigué mucho más sobre el yokoten y descubrí que también se lo comparaba con el viento o la brisa. Inmediatamente pensé en la polinización por viento. Las plantas de polinización eólica tienen grandes cantidades de polen ligero y seco que es transportado por el viento y que las hembras evolucionaron para capturar del aire.

Como estábamos al comienzo de nuestro viaje, Lean era muy nuevo en Supertrade y no sentí que estuviéramos listos para la polinización con viento o incluso con una suave brisa todavía. Todavía necesitábamos difundir el conocimiento en toda la empresa, pero teníamos que encontrar una manera de hacerlo que funcionara en nuestras circunstancias. Fue entonces cuando recurrimos a los profesionales: las abejas. (Ten paciencia conmigo y mira los gráficos a continuación).

Tendríamos que estar organizados y administrar el intercambio de una manera que nos permita ver el proceso de polinización. También necesitábamos asegurarnos de poder fomentar el kaizen de las mejores prácticas actuales, algo que resultó un poco más complicado.

Este fue el comienzo de la "Operación Honeybee": la creación de un tablero visual en el que podíamos reunir al equipo de gestión para que pudieran verificar juntos si el equipo estaba adelante o atrás en el intercambio de conocimientos y mejores prácticas, medir el progreso o verificar el siguiente plan de acción. Hice el tablero con láminas de plástico de PVC, una pistola de pegamento y pegatinas laminadas con velcro en la parte posterior que se podían intercambiar según fuera necesario.

Teníamos una brecha que cerrar, así que pienso en este tablero como una herramienta de identificación de brechas. El primer gráfico explica la situación actual cuando empezamos a utilizar el gráfico.

Esto muestra la situación ideal después de compartir las mejores prácticas, el objetivo para trabajar.

Cuando esto se logró, tuvimos que trabajar en un nuevo ideal, mostrando la mejora continua.

Sí, estoy seguro de que es posible obtener un software que pueda registrar esto, pero esta es una imagen personalizada creada para una empresa que estaba dispuesta a experimentar y crecer. Incluso podría ser un trampolín hacia una imagen digital más poderosa, pero la verdad es que este gráfico fue económico y fácil de construir. Permite que el equipo de liderazgo se mantenga unido y mueva las piezas hasta que puedan mostrar la situación actual, lo que promueve la comunicación y el compromiso. Les permite hablar sobre quién, qué, dónde y cuándo de cada problema encontrado. Es fácil de ver y fácil de operar, y los cambios requieren solo una impresora, un laminador, pegamento y velcro.

Ya sea que ayuden durante una temporada o duren para siempre, las imágenes tienen un papel importante que desempeñar en la promoción de los yokoten estructurados. Brindan una oportunidad para que las abejas obreras mejoren el trabajo y compartan con todas las demás abejas obreras su talento para mejorar. Permiten que aquellos que encuentran formas de mejorar el trabajo crezcan, brillen y tengan mejores días en el trabajo. Esto construye la moral en el lugar de trabajo y en toda la empresa, lo que siempre se ve recompensado por un resultado final saludable.

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Fuentes. https://planet-lean.com/how-yokoten-works/

Acerca del autor. Palabras: Sharon Visser

Sharon Visser es entrenadora lean y presidenta del Lean Institute Botswana

TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®