PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Los principios sirven como pautas fundamentales para la estrategia, toma de decisiones y resolución de problemas. Los estándares y metodologías empleadas para gerenciar proyectos (GERENCIA = GESTIÓN + LIDERAZGO) a menudo se basan en principios. Los principios de la dirección de proyectos están concebidos para guiar el comportamiento de las personas involucradas en los proyectos.
Los principios de toda Filosofía, tanto Lean Construction como el PMBOK®7 están alineados con los valores que han sido identificados como los más importantes para la comunidad de dirección de proyectos:
► Responsabilidad,
► Respeto,
► Imparcialidad, y
► Honestidad.
Debido a que los principios de la Dirección de Proyectos de Construcción y de la Filosofía Lean Construction proporcionan orientación, el grado de aplicación y la forma en que se aplican vienen influenciados por el contexto de la organización, el proyecto, los entregables, el equipo del proyecto, los interesados y otros factores.
La propuesta del cambio de mentalidad que nos trae el PMBOK® es un "Nuevo Mindset" de proyectos basado en Principios de Gerencia (Liderazgo + Gestión), no en procesos. Al basar nuestra gestión de proyectos en Prinpicios que son internamente coherentes, significa que ningún principio contradice ningún otro principio. Sin embargo, en la práctica se pueden presentar momentos en que los principios puedan superponerse.
Actualmente vivimos en tiempos de cambio, y la manera de enfrentarse a los proyectos por parte de los promotores, arquitectos y constructoras ya no se hace de forma individualizada. Por eso, la aparición de la Filosofía Lean Construction, fomenta una metodología colaborativa orientada desde el inicio hacia la gestión y una estrategia global para llevar a buen fin los proyectos de construcción. Estas nuevas técnicas de información permiten compartir las necesidades, dudas, soluciones y posibles problemas desde el inicio de cada fase en la que se divide un proyecto y esto ocurre tanto a nivel de diseño, como de construcción, gestión y mantenimiento posterior.
Lean Construction es un enfoque de gestión de proyectos que nos ayuda a diseñar sistemas de producción en un entorno dinámico con el objetivo de maximizar el valor para el cliente a través de un esfuerzo permanente centrado en la eliminación y reducción de desperdicios, un término complejo de visualizar pero que una vez que se materializa y aplica, nos ayuda a mejorar tremendamente los procesos.
Para hablar de Lean Construction, tenemos que considerar ciertos principios o pilares que se encuentran implícitos dentro de todo el proceso, y estos son los siguientes:
► Reducción o eliminación de las actividades que no aportan valor al proyecto: Las actividades innecesarias se definen como aquellas que no atribuyen valor al producto, en este caso, a la construcción. Por eso deben ser eliminadas: la reducción de desperdicios del proceso, eliminación de actividades innecesarias y optimización de las actividades auxiliares como el transporte o la inspección.
► Aumentar el valor del producto gracias a las consideraciones de los clientes: El concepto de valor debe ser considerado desde el punto de vista del cliente, lo que el cliente valora para garantizar su satisfacción. Por este motivo es importante la investigación de mercado y evaluación post-venta.
► Reducción de la variabilidad: Para aplicar este principio es necesario reducir la variabilidad en el proceso productivo. Esto conlleva retirar materiales defectuosos, procedimientos no estandarizados y necesidades específicas de los clientes involucrados en el proceso.
► Reducción del tiempo del ciclo de cada fase: Este principio se relaciona directamente con la optimización de los tiempos involucrados en la obra. Una solución para reducir el tiempo de ciclo seria estandarizar el proceso productivo con el fin de disminuir las actividades que no agregan valor y optimizar tiempos auxiliares. Otro enfoque es la construcción industrializada y las entregas Just in Time.
► Simplificación del proceso, eliminando aquella información que no es necesaria: Significa simplificar o reducir el número de actividades en un proceso productivo. Estas tienden a ser mayores a medida que aumentan el número de componentes o de pasos de un proceso. Para minimizar el número de pasos se puede optar por la utilización de elementos prefabricados. También se pueden incorporar el uso de cuadrillas polivalentes o cédulas de producción.
► Aumentar la flexibilidad de las salidas o producción: Significa la mejora de las características del producto entregado a los clientes sin aumentar el costo de estos.
► Transparencia del proceso: Concepto que se relaciona con la mejora del control visual de la producción, la calidad y la organización del lugar del trabajo.
► Centrarse en la cadena de valor del proyecto: Hay que analizar todo el ciclo de vida del proyecto. Desde la fase de diseño hasta el mantenimiento. Además, buscar herramientas, fórmulas y enfoques para reducir aquello que no aporta valor al activo.
► Búsqueda de una mejora constante del proceso: Estar abierto a recibir o a buscar informaciones relevantes para agregar más valor al proceso: capacitación en obra, introducir nuevos equipamientos y motivar a los trabajadores para sugerir mejoras al proceso. Observar los procesos y analizar lo que se puede mejorar, tanto en relación con los flujos y con las conversiones, utilizando mecanismos para disminuir el tiempo de ejecución de una tarea.
► Benchmarking: Comparar las actividades realizadas entre las empresas, con el fin de identificar las mejores prácticas desarrolladas por el mercado y utilizarlas en la propia empresa.
Este nuevo enfoque hace que los agentes que intervienen en el proyecto de construcción estén en contacto de inicio a fin. Además, es una nueva manera de proyectar y construir edificios, donde la gestión del suministro y montaje son también una parte importante para conseguir un resultado satisfactorio.
Ahora bien, como podemos relacionar estos principios de Lean Construction con el nuevo PMBOK®. Para ello veamos cuales son los Principios que propone el Estándar para la Dirección de Proyectos:
► Ser un administrador diligente, respetuoso y cuidadoso*: El principio de ADMINISTRACIÓN orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia el servicio; con integridad, cuidado y lealtad, demostrando en todo momento compromiso con las regulaciones internas y externas que afectan al proyecto.
► Crear un entorno colaborativo del equipo del proyecto*: El principio de EQUIPO orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia equipo de alto desempeño. Los interesados del proyecto se organizan formando el equipo del proyecto, un equipo del proyecto colaborativo que asume la propiedad colectiva de los resultados del proyecto.
► Involucrarse eficazmente con los Interesados*: El principio de INTERESADOS orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia comprometerse con los interesados de forma efectiva, y proactiva para contribuir al éxito del proyecto y la satisfacción del cliente. El equipo del proyecto se compromete efectivamente con el éxito de los interesados (El cliente) e involucra a los interesados para comprender sus intereses y necesidades.
► Enfocarse en el valor*: El principio de VALOR orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia el evaluar y ajustar continuamente la alineación del proyecto con los objetivos comerciales, resultados planificados, los beneficios y el valor previsto. La entrega de valor es el objetivo guía de los proyectos y está en el centro de cada elección que hacemos y cada proceso que seguimos. Le da sentido de propósito a cada actividad. El valor es el indicador último del éxito de un proyecto, y puede ser expresado de forma cuantitativa o cualitativa.
► Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema*: El principio de PENSAMIENTO SISTÉMICO orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia reconocer, evaluar y responder a las circunstancias dinámicas dentro y alrededor del proyecto de una manera, para afectar positivamente el desempeño del proyecto. Un proyecto requiere disponer de una visión holística. La clave es reconocer, evaluar y responder, como un todo, a las circunstancias dinámicas dentro y alrededor de los sistemas de ejecución del proyecto a medida que los sistemas interactúan y reaccionan entre sí.
► Demostrar comportamientos de liderazgo*: El principio de LIDERAZGO orienta ya linea el comportamiento del equipo del proyecto hacia el liderazgo con efectividad, el cual se basa en o combina elementos de cualquier estilo de liderazgo, que se desarrollan a partir del perfeccionamiento de un conjunto de capacidades de emocionales. El liderazgo efectivo es adaptativo, motivacional y situacional.
► Adecuarse o adaptarse en función del contexto**: El principio de ADECUACIÓN orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto en la utilización de un enfoque de desarrollo del proyecto basado en (se adecua) el contexto del proyecto, sus objetivos, los interesados, la gobernanza y el entorno utilizando el proceso "justo lo suficiente" para lograr el resultado deseado mientras administra los costos, mejora la velocidad y maximiza el valor. Cada proyecto es único y hay que adecuar el enfoque de entrega de valor según el contexto del proyecto para producir los resultados deseados y su éxito se basa en saber determinar/seleccionar cuáles son los modelos, métodos y artefactos más apropiados para producir los resultados deseados.
► Incorporar la calidad en los procesos y los entregables**: El principio de CALIDAD orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto en mantener un enfoque en la calidad que produzca entregables que cumplan con los objetivos del proyecto y se alineen con las necesidades, usos y requisitos de aceptación establecidos por los interesados relevantes. Hay que incorporar calidad en los procesos y en los resultados del proyecto. Aunque la calidad se define como el grado en qué un producto, servicio o resultado cumple con los requisitos esperados por los interesados, también es relevante su evaluación en los enfoques y actividades que se utilizan para producir el entregable.
► Navegar en la complejidad**: El principio de COMPLEJIDAD orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia abordar, evaluar y navegar continuamente la complejidad del proyecto para que los enfoques y planes permitan al equipo del proyecto navegar con éxito el ciclo de vida del proyecto. Vivimos en un mundo VUCA que cambia rápidamente, los gerentes de proyectos deben abordar y navegar la complejidad y la ambigüedad, mientras administran activamente el riesgo. La complejidad puede emerger en cualquier punto durante el proyecto, afectando al valor, al alcance, las comunicaciones, los interesados, el riesgo o la innovación. Hay que navegar la complejidad de los proyectos, lo que deben ser enfocados como un objeto complejo desarrollado bajo incertidumbre y por ello debe ser tratado con teorías de la complejidad y teorías de la incertidumbre.
► Optimizar las respuestas a los riesgos**: El principio de RIESGOS orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia a evaluar continuamente la exposición al riesgo, tanto de oportunidades como de amenazas, para maximizar los impactos positivos y minimizar los impactos negativos en el proyecto y sus resultados. Los riesgos, las amenazas y oportunidades están en todos los proyectos. Los equipos de proyecto han de evaluar de forma constante la exposición al riesgo del proyecto, minimizando el impacto de los riesgos negativos como amenazas e intentando aprovechar el impacto de los riesgos positivos como oportunidades.
► Adoptar la adaptabilidad y la resiliencia*: El principio de ADAPTABILIDAD orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia adaptarse al cambio, recuperarse de los reveses y avanzar en el trabajo del proyecto. La adaptación logra resultados en los proyectos. La adaptabilidad permite mantener su proyecto totalmente alineado con la visión, las necesidades y las expectativas de su cliente. Su trabajo es entregar los resultados que sus clientes encargan y crear valor para sus clientes y empleador.
► Permitir el cambio para lograr el estado futuro previsto*: El principio de CAMBIO orienta y alinea el comportamiento del equipo del proyecto hacia gestionar el cambio al preparar a los afectados para la adopción y el mantenimiento de comportamientos y procesos nuevos y diferentes, necesarios para la transición del estado actual al estado futuro previsto, y creado por los resultados del proyecto. El vehículo para lograr el estado futuro deseado es la Gestión del Cambio. Reconocer y abordar las necesidades de los interesados para introducir y llevar a cabo los cambios en la empresa, ayuda a asegurar resultados exitosos.
*Principios relacionados con las capacidades de Liderazgo
** Principios relacionados con las capacidades de Gestión
Ya no son los procesos, sino los principios los que marcan el comportamiento en la Gerencia de Proyectos, siendo los resultados y la entrega de valor el paradigma a seguir.
Estos principios están centrados en la entrega del proyecto por personas, independiente del enfoque que se use en la gestión del proyecto. Los principios resumen el "QUE" de la Gerencia de Proyectos. Para PMI® estos principios representan un conjunto de declaraciones que norman el CÓMO (las acciones y comportamientos) de los profesionales de la Gerencia de Proyectos independientemente del enfoque de desarrollo de proyecto, norman a los Gerentes de Proyecto, miembros del equipo de proyecto y demás interesados sobre CÓMO lograr los resultados previstos para la entrega de valor a la empresa y los interesados.
Se hace evidente que existe una estrecha relación entre los principios de la Filosofía Lean Construction con los principios del PMBOK®, por lo que se hace imprescindible entender que ambos van de la mano y nos guiarán a entregar proyectos exitosos, tanto para nuestros clientes como para nuestras empresas.