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Primera fase de una retrospectiva: reflexión en equipo (3 actividades)

Cómo abordar de manera efectiva la fase 1 de una retrospectiva. Establecemos el marco inicial para la reflexión y el aprendizaje.


En post anteriores hablamos del liderazgo en las retrospectivas y su diseño. Vimos las distintas fases que la componen, necesarias para comprender distintas perspectivas y métodos de trabajo, permitir un ambiente de conversación y experimentar nuevas y distintas soluciones.

En este artículo exploraremos en profundidad la primera fase de una retrospectiva: cuáles son sus objetivos, qué tipo de estructura es la recomendada y qué actividades pueden realizarse.

Si habéis preparado alguna retrospectiva, ¿Qué actividades soléis utilizar para esta primera fase? ¿Cuáles suelen ser vuestras impresiones en esta primera toma de contacto? Contádnoslo en los comentarios.

Primera fase de una retrospectiva: preparar el terreno


Las retrospectivas ágiles son reuniones que se realizan al completar un sprint. Son catalizadores de cambio y acción, útiles para reflexionar y observar la forma en la que nuestro equipo interacciona. Dicho de otro modo, pueden ser una fuente importante de información y conocimientos, tanto individuales como colectivos.


Las retrospectivas se estructuran en distintas fases, cada una con un objetivo diferente. La primera fase de una retrospectiva consiste en «preparar el terreno», es decir, su objetivo es sentar las bases para próximas retrospectivas, propiciar un ambiente positivo para el debate y aclarar los objetivos de la reunión.


Estructura

Teniendo en cuenta el objetivo de esta primera fase, lo recomendable es iniciar la retrospectiva con una presentación que dividiremos de la siguiente forma:

  • Saludo inicial y bienvenida. La mejor manera de centrar la atención de los asistentes en la retrospectiva es con un saludo y una breve bienvenida. Esto es especialmente importante si, por ejemplo, la persona encargada de liderar la retrospectiva es nueva o no conoce en profundidad a los compañeros del equipo.

  • Establecer el objetivo de la retrospectiva. Es fundamental dar a conocer el por qué de la reunión para centrar la atención y evitar distracciones. Las reuniones no siempre son bienvenidas y no saber el por qué puede agravar el descontento de aquellas personas que preferirían estar en otro lugar. Además, la incertidumbre en algunas ocasiones puede ser difícil de gestionar y puede generar un ambiente de nerviosismo poco productivo. Por eso es importante disipar cualquier duda.

  • Determinar la duración. Marcar desde un primer momento cuánto tiempo va a invertirse en la retrospectiva evita que esta se alargue y sea contraproducente. Y, de nuevo, puede aliviar la tensión de aquellos que no se sienten cómodos estando en la reunión.


Una vez aclarados estos puntos, el siguiente paso es la participación breve. Lo habitual suele ser que en esta primera fase los miembros del equipo intervengan con menos frecuencia. Pero es importante empezar a sentar las bases y dirigir al equipo hacia una participación más activa que favorezca el debate. Y para ello, es necesario que exista participación desde el primer momento, aunque sea breve. La participación aumenta el grado de implicación en el proyecto. Si el equipo no participa desde un primer momento, tienden a no intervenir ni a contribuir más adelante, por lo que la implicación desciende.


Una buena opción pueden ser actividades que no requieran intervenir demasiado, pero que impliquen participar. Por ejemplo, la actividad Check-in, que explicaremos más adelante.

Si hemos conseguido nuestro objetivo, el siguiente paso vendrá de forma natural: la participación activa y el debate. Esta participación inicial debe evolucionar y dar pie a debates y conversaciones. Por ejemplo, trayendo a colación malas noticias o temas emocionales para observar las respuestas del equipo.

Para ello se puede recurrir a:


  • los valores. Son fundamentales para mantener interacciones sanas y productivas. Sin ellos, no hay posibilidad de conversación ni interacción. Además, sientan precedentes para futuras reuniones y para el día a día. Se puede preguntar sobre ellos y sobre su influencia para iniciar un debate o una conversación al principio de la retrospectiva.

  • los acuerdos de trabajo. También pueden generar debate, mejoran la colaboración y el comportamiento del equipo. Tal y como ocurre con los valores, pueden ser necesarios para otras retrospectivas y para el día a día. De hecho, pueden utilizarse para comprobar las preocupaciones del equipo.

En caso de que estos acuerdos no existan, es el momento de desarrollarlos. No deben ser muy numerosos (más de cinco) y pueden elaborarse mediante algún método de trabajo para acostumbrar al equipo o proporcionando distintas prácticas donde el equipo los establezca.

Actividades y ejercicios

A continuación definimos algunas actividades que pueden ser útiles en esta primera fase. Podéis descargaros la descripción e instrucciones de la primera actividad desde el botón de descarga.

Para disponer de esta y otras actividades, podéis daros de alta como centros autorizados de Scrum Manager o adquirir una licencia para uso profesional y personalización del contenido en: scrummanager.com: área profesional/licencia.

CHECK-IN

Esta actividad ayuda a concentrarse en la reunión y a expresar en voz alta lo que se espera de la retrospectiva. Consiste en preguntar de manera explícita cuáles son las expectativas de cada miembro para la retrospectiva, o dar pie a que, en pocas palabras, cada uno describa cómo se siente o si quiere tratar algún asunto.

Descargar Actividad Check-in

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ESVP

Las siglas responden a explorer, shopper, vacationer, prisoner (explorador, comprador, turista, prisionero en español). Es una actividad que suele durar entre 10 y 15 minutos.

Cada participante apunta en un papel, de forma anónima, con qué rol se identifica más dentro de la reunión:

  • Exploradores: quieren aprender tanto como puedan y ver el proyecto desde nuevas perspectivas.

  • Compradores: están en la reunión para escuchar. No harán una participación muy activa y se darán por satisfechos extrayendo al menos una nueva idea de la reunión.

  • Turistas: no tienen un interés personal ni laboral claro respecto a la reunión.

  • Prisioneros: se sienten obligados a participar y preferirían estar haciendo otra cosa.

Tras recopilar todas las respuestas, el moderador apunta y comparte en un histograma cuántas personas se identifican con cada rol.


HISTOGRAMA DE SATISFACCIÓN

Satisfaction Histogram en inglés. Es una actividad que puede usarse también en la segunda fase de la retrospectiva. Suele durar de 5 a 10 minutos.

Los miembros del equipo usan un histograma para medir la satisfacción individual y grupal. Se trata de proporcionar una imagen visual del estado del equipo en un área particular para fomentar el debate y el análisis.

La primera fase de una retrospectiva es crucial para establecer un ambiente positivo y enfocar los objetivos de la reunión. Su estructura y el tipo de actividades están enfocadas en conseguir que la participación breve evolucione hacia el debate y la discusión sana y colaborativa.

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ACERCA DEL AUTOR. Marta Berné

TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®

 

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