Mejorar la organización y el progreso de los proyectos es una de las prioridades de las empresas que trabajan con ellos. Una de las herramientas que hay disponibles para conseguirlo es la Project Management Office (PMO). Además de estandarizar metodologías, facilita la toma de decisiones estratégicas, mejora la colaboración entre equipos y se asegura de que los proyectos están alineados con los objetivos del negocio.
Hoy veremos en qué consiste y cómo se implementa, pero si trabajas en la gestión de proyectos o quieres especializarte en esta rama, puedes aprender más sobre esta y otras herramientas con nuestro Máster en Project Management e Innovación. Con esta formación adquirirás los conocimientos y las habilidades necesarias para hacer frente a los retos actuales en cualquier organización.
¿Qué es una PMO (Project Management Office)?
Una PMO, o Project Management Office, es una función dentro de una organización que se dedica a centralizar y optimizar la gestión de proyectos. Por tanto, no es el puesto de una persona, sino una estructura funcional que puede ser desempeñada por una o varias a la vez. En cuanto al tiempo dedicado, se le puede destinar solo un porcentaje de la carga de trabajo o tener a todo un equipo que trabaje exclusivamente en ellas.
Su uso varía también de una empresa a otra, ya que no hay un estándar universal que se aplique a todas por igual. El alcance, los servicios y el modelo de una PMO se adaptarán a la naturaleza y a las necesidades específicas que tenga cada organización. Y al ser una estructura flexible, evoluciona y se adapta a los cambios que se produzcan en aquellas.
Según el PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la PMO es “una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernanza de proyectos de una organización, facilitando el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas de gestión de proyectos”. Sin embargo, es necesario que forme parte integral de la gobernanza organizacional. En algunos modelos, puede asumir un rol más activo y trabajar junto a los jefes de proyecto o digital project managers para buscar soluciones a los problemas y desafíos que vayan surgiendo.
Tipologías de PMO
Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) puede adoptar diversas formas según diferentes factores. Cuando se atiende a la duración, pueden ser fijas o temporales, según se la necesite para algo puntual o permanente. Si es por el alcance, puede ser solo para un programa, un departamento o para el nivel estratégico.
Si nos guiamos por su campo de actuación, pueden ser de control, de soporte o directivas, y por funciones, una estación metereológica, una torre de control, un pool de recursos, etc. Mientras que unas tendrán un rol pasivo porque solo participarán cuando se solicita su ayuda, otras son más activas y colaboran directamente con los gestores de proyectos. Por tanto, resolverán problemas y harán que la gestión sea más dinámica y estratégica.
El uso de la PMO estratégica como habilitador
Uno de los tipos de una Project Management Office que hemos visto es la estratégica. Su función va más allá de ser una oficina de soporte; se posiciona como un actor clave en la dirección de la organización, y suele ir vinculada directamente con los altos cargos.
Se utiliza para conseguir servicios básicos, como la estandarización de metodologías o el seguimiento de proyectos. Pero también para otras necesidades concretas y cambiantes, ya que se adapta de manera continua.
En cuanto a su alcance, podemos decir que es transversal, puesto que gestiona el portafolio completo de proyectos de la organización. Por consiguiente, puede alinear iniciativas estratégicas, consolidar información relativa a los avances o las finanzas, y facilitar la comunicación y la gestión del cambio desde una perspectiva integral. Además, ofrece análisis objetivos y colabora con los jefes de proyecto para garantizar el éxito de las iniciativas.
En un entorno empresarial que se caracteriza por ser volátil, incierto, complejo y ambiguo, la Project Management Office debe seguir un enfoque ágil. Aunque a menudo se confunde con las metodologías de este tipo, el marco de trabajo o framework ágil es necesario para dar respuesta en poco tiempo a los cambios y así garantizar que la gestión de proyectos se mantenga flexible y eficaz.
Y dado que es un habilitador estratégico, la PMO afecta a todos los niveles organizativos. No solo es un conector de la estrategia empresarial y la ejecución del proyecto en la práctica, sino que es un aliado para conseguir los objetivos generales de la empresa.
Objetivos y funciones de un PMO manager
El rol de un PMO manager incluye diferentes funciones; su papel es optimizar la gestión de proyectos para poder alcanzar los objetivos de la organización. Estas funciones se pueden resumir en las siguientes:
Estandarización de procesos y herramientas. Se trata de implementar y supervisar el uso de metodologías, marcos de trabajo y herramientas de gestión de proyectos. Toda la organización debe adoptarlos para que haya consistencia y calidad en la ejecución.
Seguimiento y control. Los proyectos se deben monitorear a medida que van avanzando. Por ejemplo, los costes, los riesgos, el impacto o business case y los cronogramas. También se evaluarán los indicadores de desempeño o KPIs para que se estén consiguiendo los objetivos estratégicos.
Gestión de riesgos y stakeholders. Consiste en identificar, analizar y mitigar riesgos, pero también facilitar la comunicación con los stakeholders y resto de partes interesadas.
Apoyo en la gestión del cambio. Ayudar a gestionar el cambio organizacional que los proyectos generan y promover la adaptación de procesos, estructuras y personas a las nuevas dinámicas que se hayan establecido.
Comunicación y transparencia. El PMO manager debe ser un puente de comunicación entre los proyectos, la dirección y el resto de la organización. Es decir, que tendrá que dar informes claros y comprensibles, favorecer la transparencia y mejorar la colaboración en todos los niveles.
Apoyo integral en el ciclo de vida del proyecto. Dar apoyo continuo a los gestores de proyectos en todas las fases para resolver problemas y optimizar recursos.
En cuanto a este perfil profesional, el PMO manager debe tener experiencia en gestión de proyectos y conocimientos avanzados sobre metodologías y herramientas del área en cuestión. Pero también necesitará habilidades en liderazgo, comunicación y gestión del cambio para coordinar equipos, facilitar procesos y alinearse con la estrategia corporativa. Son agentes del cambio.
Si este profesional está capacitado para su puesto, además de mejorar la tasa de éxito de los proyectos, también impulsará la colaboración, la transparencia y la entrega de valor en toda la organización.
Consejos a seguir durante la implantación de una PMO
Para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es necesario tener una buena planificación y un compromiso, así como una visión clara de los objetivos. A continuación, vamos a ver algunos consejos que pueden servir de ayuda para que la implementación sea un éxito.
Definir los objetivos y el alcance
Antes de empezar, debemos tener una idea clara de lo que se espera lograr con la PMO. ¿Se enfocará en la gestión de proyectos, portafolios, o programas? ¿Qué resultados espera la organización? Hay que establecer los objetivos y alinearlos con la estrategia empresarial.
Contar con el respaldo de la alta dirección
La implementación de una Project Management Office requiere el apoyo de quienes lideran la organización. Estos promoverán la iniciativa y serán clave para superar posibles resistencias al cambio y para garantizar que se cuenta con los recursos necesarios.
Diseñar la PMO según las necesidades de la organización
Cada PMO tiene sus propias características. Por tanto, se tendrá que adaptar a la cultura, estructura y prioridades estratégicas de la empresa. Para ello, hay que determinar si la Oficina será de soporte, control o directiva.
Comunicar el propósito y los beneficios
Para conseguir apoyo y generar confianza, se debe comunicar a toda la organización, sin exceptuar a ningún nivel, el motivo por el que se crea la PMO, los beneficios que traerá y cómo afectará a cada área de trabajo.
Empezar de forma gradual
Para incrementar la probabilidad de que la integración tenga éxito, se recomienda empezar con un enfoque simple y escalable, que se centre en los objetivos prioritarios. A medida que la PMO vaya demostrando su valor, se ampliarán sus funciones y responsabilidades de forma progresiva.
Invertir en formación y herramientas
Tanto el equipo de la PMO como los jefes de proyecto deben estar capacitados para su trabajo y contar con las herramientas necesarias para desempeñar sus roles. Dentro de estas últimas se incluye la formación en metodologías, software y habilidades de gestión del cambio.
Medir y ajustar constantemente
Como vimos, medir y monitorear es imprescindible. Se deben establecer indicadores de desempeño (KPIs) para evaluar la eficacia de la PMO y realizar ajustes según sea necesario. Para que la Project Management Office se mantenga alineada con los objetivos, hay que apostar por la flexibilidad y la mejora continua.
Fomentar una cultura de colaboración
Una PMO eficaz se centra tanto en los procesos como en las personas. Promueve una cultura de colaboración, una comunicación abierta y trabajo en equipo, para que el impacto positivo de su existencia llegue a toda la organización en su conjunto.
Implementar una Project Management Office y tener los conocimientos adecuados para la gestión de proyectos digitales permite centralizar y optimizar los procesos organizativos. Si quieres aprender a utilizarlas para impulsar tu carrera profesional, aprende esta y otras herramientas con nuestro máster.
ACERCA DEL AUTOR.
Oscar García Escarda
Profesor del Máster en Digital Project Management & Director de PMO en TK Elevator
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®