Usar los foros de Kanban para la Gestión de Restricciones en Last Planner ® lookAhead
Una alternativa a los registros de restricción
RESUMEN: Los registros de restricciones quedan enterrados en detalles. Los tableros ágiles Kanban son altamente visuales, mejor alerta temprana, mantienen el equipo enfocado.
En mi experiencia, el trabajo rara vez "no se hace" porque la cuadrilla no sabe cómo hacer el trabajo. Más bien, es porque la tripulación a menudo se cierra debido a limitaciones, obstáculos e impedimentos externos.
El planificador del sistema Última ® de Control de Producción (LPS ® ) intentos para abordar la cuestión, centrándose en lo que puede hacer, a diferencia de lo que debe hacer. En consecuencia, trabaja constantemente para identificar y eliminar obstáculos de forma colaborativa.
Una restricción es cualquier cosa que pueda impedir que una actividad comience o, lo que es más importante, termine . Durante la fase de anticipación de LPS, tan pronto como se identifican las restricciones, se anotan en una tabla especial llamada "registro de restricciones". Normalmente, un registro de restricciones tiene una columna para la descripción de la restricción, es decir, qué está bloqueando una determinada actividad, y columnas para quién necesita resolver la restricción para cuándo , para evitar retrasos en la actividad.
Un ejemplo de registro de restricciones (fuente: LCI )
PARTE 1
Kanban ágil para la gestión de restricciones
Mi experiencia con el registro de restricciones de Last Planner ha sido un tanto mixta. Mi mayor queja es que a medida que crece el registro, se vuelve cada vez más difícil responder la pregunta fundamental para cada restricción, es decir, "¿arreglaremos esto a tiempo ?".
Y sí, puede agregar más columnas al registro, como cuándo se planteó el problema por primera vez, para monitorear el envejecimiento y algún tipo de estado o progreso, pero cuantas más columnas agregue y más problemas surjan, más confuso todo se vuelve.
Creo que he encontrado una solución mejor, un método altamente visual que ofrece información rápida sobre qué problemas están bloqueando el trabajo y qué tan bueno es el equipo para eliminarlos.
El método se llama Kanban (K mayúscula) y se toma prestado de la ingeniería de software, específicamente del marco del desarrollo de software ágil .
Llamo a este método "Agile Kanban" a propósito, para distinguirlo del kanban "original" (k minúscula) desarrollado en el Sistema de producción de Toyota. De hecho, Agile Kanban está inspirado en el kanban de Toyota. Es un método para agilizar el desarrollo de software al hacer que el proceso sea visible y limitar "las cosas que hemos comenzado pero no completadas".
El método Agile Kanban para la gestión del trabajo se centra en finalizar el trabajo de calidad, rápidamente al visualizar el trabajo y limitar el trabajo en curso.
Creo que Kanban, utilizado junto con Last Planner System, es un método mejor para solucionar las limitaciones, impedimentos, obstáculos, etc., es decir, todo lo que impide que el trabajo comience o termine.
Cómo funciona el método ágil Kanban
Haz visible el trabajo . Asegúrese de que todos sepan qué elementos de trabajo deben completarse colocando tarjetas kanban en un tablero. El tablero Kanban está dividido en columnas, y cada columna representa el estado en el que se encuentra el trabajo. El tablero kanban más simple tiene tres columnas, es decir, "POR HACER", para los elementos que están listos para comenzar, "HACIENDO" para los elementos en los que se está trabajando y "HECHO" ”Para elementos completados. Los tableros más complejos pueden tener más columnas, es decir, "REVISIÓN", "APROBACIÓN", etc.
Limite el trabajo en progreso. El trabajo avanza a través de las columnas tirando , si y solo si hay espacio para él en la columna contigua. Este es un concepto clave, si no está tirando, no está haciendo Kanban. El propósito de limitar WIP es reducir las actividades y elementos de trabajo que se inician pero nunca se completan .
Establecer políticas de proceso . Políticas de proceso son reglas simples que personas de su equipo pueden aplicar cada vez que nuevos elementos de trabajo aparecen, en forma de “Si esto ocurre, haga esto ”. Por ejemplo, ¿quién puede agregar nuevos elementos de trabajo al tablero? ¿Qué debemos hacer cuando surge un tema "urgente"? ¿Cómo sabemos cuando se este punto de trabajo hace ? Las políticas deben ser simples , transparentes y ejecutables. Cualquier miembro de su equipo debería poder decidir rápidamente qué hacer cuando surja algo nuevo.
Kanban de restricción real en uso en un proyecto. Cortesía: Pankow Construction.
Eso es. Estas tres simples reglas son todo lo que necesita para comenzar. No necesitas permiso de nadie. De hecho, Kanban se puede implementar 100% internamente. Desde el exterior, parece que te estás ocupando de los obstáculos mucho, mucho más rápido. Una vez que esté en marcha, puede comenzar a medir su eficiencia, como se muestra a continuación.
Ingredientes de éxito
Estos cuatro principios lo ayudarán a tener éxito en su viaje Kanban.
Empiece con lo que hace ahora. Kanban es evolutivo e incremental , consistente con el enfoque lean de mejora continua.
Acepta buscar un cambio incremental . Sí, esa cosa de mejora continua nuevamente, el espíritu kaizen subyacente a todos los métodos lean.
Respete los roles y procesos actuales. Si todavía está en el negocio, debe estar haciendo algo bien, así que relájese. Llegará allí, una mejora a la vez. La evolución, no la revolución, es la clave.
Fomentar el liderazgo en todos los niveles. Si quiere ser rápido , necesita empoderar a las personas para que intervengan y se hagan cargo. Quiere que los miembros de su equipo sean emprendedores y ejerciten la iniciativa , es decir, que actúen en ausencia de instrucciones explícitas. En lugar de preguntar "¿De quién es este trabajo?" deberían estar pensando "¿Hay algo que pueda hacer al respecto?"
Gestión de restricciones y kanban
Para aplicar Kanban dentro de LPS durante la fase de anticipación, esto es lo que debe hacer tan pronto como identifique una restricción.
En primer lugar, complete una tarjeta Kanban , en forma de adhesivo post-it. Escriba lo que crea que es información valiosa sobre el problema. Como mínimo, escriba la fecha en que se planteó / identificó el problema por primera vez, el QUÉ debe resolverse, CUÁNDO y QUIÉN.
A continuación, coloque la tarjeta en la columna "POR HACER". La carta se mueve hacia la derecha en la columna HACIENDO solo si / cuando hay espacio para ella. Entonces, por ejemplo, si su política de proceso dice que su límite de HACER WIP es de cuatro tarjetas, con un máximo de una tarjeta "urgente" (acabo de inventar estos límites por ejemplo) y ya tiene cuatro elementos en su columna HACER, el problema permanece en POR HACER hasta que una carta pasa de HACER a HECHO, “tirando” de esa tarjeta de HACER a HACER.
Kanban se trata de completar el trabajo rápidamente al limitar la cantidad de elementos en los que se enfoca en un momento dado. Por supuesto, tendrá la tentación de evitar los límites de WIP que usted mismo impuso. No lo hagas. La teoría básica de las colas establece que si llegan nuevas solicitudes a intervalos aleatorios y el tiempo de servicio es variable, si aumenta los espacios de la cola de forma lineal , los tiempos de espera aumentarán exponencialmente . En otras palabras, cada vez que se sorprende diciendo "Yo también puedo aceptar este ", está ralentizando exponencialmente todos los demás trabajos en proceso.
Ahí tienes. Esta es la versión más básica de Kanban. Ahora tiene un sistema altamente visual para acelerar y eliminar obstáculos, que puede usar junto con su Last Planner System.
PARTE 2
Clases de servicio
Para una versión más avanzada, puede introducir diferentes clases de servicio si lo desea. Reconocemos que no todos los retrasos afectan su proyecto con la misma gravedad. Algunas actividades las podemos “dejar estar” por un tiempo, sin demasiados efectos negativos, mientras que otras limitaciones deben resolverse rápidamente. Por lo tanto, podemos asociar a cada restricción un Costo de demora correspondiente . Normalmente, identificamos tres tipos de CoD.
El primer tipo es el elemento "urgente" o "expedito", es decir, si no se actúa con rapidez para resolver el problema, los costos del proyecto aumentan cada vez más. Debe actuar ahora o seguir pagando un precio cada vez mayor hasta que el problema desaparezca.
El segundo tipo es el ítem de “fecha fija” o “fecha límite”. Puede ignorar el artículo con seguridad hasta una fecha determinada , después de la cual los costos aumentan muy rápidamente.
Y finalmente están los problemas "estándar". Obviamente, no puede ignorar estos elementos, pero su costo de demora aumenta lentamente.
Si decide implementar clases de servicio para sus limitaciones, entonces sus políticas de proceso, es decir, cómo mueve los elementos de trabajo a través de su tablero, deberían reflejar esto. Por ejemplo, es posible que desee asignar límites de trabajo en curso a cada clase, como "habrá como máximo una restricción de clase rápida en la columna HACER, una fecha límite y dos restricciones estándar ".
¿En papel o en línea?
La belleza y eficacia de Kanban es que es muy visual . ¡Pon ese tablero justo donde todos puedan verlo! Por eso prefiero los adhesivos de papel a las aplicaciones. Transmiten un mensaje mucho más poderoso, "en tu cara".
Desafortunadamente, existen límites para la solución analógica fuera de línea. Por ejemplo, ¿Qué pasa si no todos los miembros de su equipo comparten la ubicación? O, ¿Qué pasa si tienes demasiados adhesivos?
En este caso, hay muchas aplicaciones en línea que ofrecen planificación Kanban colaborativa, ya sea gratis, para comenzar de inmediato, o por un costo razonable por puesto. El más famoso es Trello, que está disponible para iOS, Android y como aplicación web. La mayoría de las funciones necesarias para realizar un seguimiento de las limitaciones de búsqueda anticipada de LPS se incluyen en la versión gratuita, con la opción de actualizar a una versión más potente por US $ 5 por usuario al mes.
Trello , la aplicación Agile / Kanban más popular
¿Cómo vamos? Medir la eficiencia del equipo
Aquí es donde una aplicación realmente ayuda, en comparación con un sistema totalmente manual. Hay dos métricas importantes en Kanban, y están fácilmente disponibles si usa Kanban en línea.
La primera métrica es el tiempo de ciclo , es decir, cuánto tiempo pasa una tarea "en progreso", es decir, el promedio de días desde HACER hasta HECHO. Solo las tareas que se inician contribuyen al tiempo de ciclo, que es diferente del tiempo de entrega, es decir, el tiempo transcurrido entre el momento en que identifica por primera vez una restricción y el momento en que la resuelve. Si el tiempo de su ciclo es bajo, significa que está brindando valor al eliminar las restricciones, mientras que si el tiempo de su ciclo aumenta, indica que hay algo en el proceso que está estancando el progreso. Al realizar un seguimiento del tiempo de su ciclo, está prediciendo a) si está mejorando, porque su CT se acelera yb) lo que sus clientes deben esperar en el futuro en términos de tiempo de finalización.
La segunda métrica es el rendimiento , que se define como el número de tareas completadas por unidad de tiempo, es decir, restricciones / semana. Un rendimiento constante es bueno, uno en aumento es mejor, obviamente, y un rendimiento descendente podría indicar que algo le impide ofrecer valor.
Finalmente, la última métrica fundamental del método Kanban es el Diagrama de flujo acumulativo (CFD), que muestra cuántos elementos de trabajo hay en cada etapa de la canalización en un momento dado.
Ejemplo de diagrama de flujo acumulativo (fuente Wikimedia Commons )
Este gráfico le brinda rápidamente una vista de alto nivel de su proceso. Si la pendiente en la curva HECHO está aumentando, está entregando valor más rápido , mientras que si la pendiente HACIENDO / EN CURSO está aumentando, significa que tiene un cuello de botella en su proceso. Siguiendo el mismo razonamiento, un aumento en la pendiente DE HACER significa que su equipo se está acercando a su capacidad porque los problemas llegan más rápido de lo que puede verlos.
Conclusiones
Ahora uso Kanban casi exclusivamente para la gestión de restricciones en lugar de registros de restricciones. En mi opinión, sus principales ventajas son:
Sistema altamente visual. La naturaleza del tablero Kanban es tal que transmite un mensaje mucho más rico sobre dónde estamos, de forma rápida e intuitiva. Si ve la columna HACIENDO llena de adhesivos, puede adivinar que hay un problema a 5 metros de distancia, incluso si no puede leer el texto en las tarjetas individuales.
Mejor alerta temprana. Es mucho más fácil detectar tareas que envejecen , cosas que han estado ahí durante demasiado tiempo y están a punto de convertirse en un gran dolor de cabeza. Para que esto sea aún más obvio, recomiendo marcar las tarjetas con un punto o una cruz todos los días que se sientan en la columna HACIENDO, para enfatizar el hecho de que no estamos cumpliendo con ese tema.
Mantiene al equipo más concentrado. Al limitar el trabajo en progreso, nos vemos obligados a concentrarnos en lo que ya está en la columna HACIENDO, en lugar de intentar meter más tareas en ella. Violar sus propios límites de WIP simplemente aumenta la cantidad de tareas no completadas.
Una recomendación final mía: iterar, iterar, iterar . Pruebe Kanban como lo entiende ahora durante un tiempo acordado y no se preocupe demasiado por los pequeños detalles. Solo hazlo por un tiempo y cuando hayas terminado, reflexiona sobre ello. ¿Qué funcionó y qué no? ¿Qué debemos seguir haciendo? ¿Qué deberíamos dejar de hacer? ¿Qué deberíamos hacer más a menudo ? Kanban es evolutivo , no prescriptivo. No existe una "práctica Kanban" como tal. Depende de usted entregar versiones cada vez más eficientes de su Kanban, así que hágalo.
ACERCA DEL AUTOR. Por Luca Cotta Ramusino (Florencia, Italia), Entrenador de construcción ajustada, Propietario de producto Scrum ( https://www.linkedin.com/in/lucacr/ ) Revisado por pares.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®