La metodología de las 5S es una técnica de gestión japonesa que viene del sector de la automoción (Toyota, 1960) basada en cinco principios simples. Cada uno de ellos se corresponde con una palabra cuya inicial es la letra “S”, de ahí su nombre.
Su objetivo se centra en implicar a los equipos de trabajo para conseguir lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y limpios de forma permanente, logrando con ello una mayor productividad, seguridad y, en general, un mejor entorno laboral en todos los ámbitos de la organización.
Como herramienta Lean se ha implantado con éxito en la industria, en empresas de todos los segmentos, en diferentes entornos laborales e incluso en el ámbito doméstico. Así que su adaptación al sector de la construcción es un paso lógico cuando se busca una mejora de la eficiencia, la calidad y la productividad.
LOS 5 PRINCIPIOS DE LAS 5S
La herramienta está basada en 5 principios que dan respuesta a diferentes objetivos:
SEIRI (IDENTIFICAR)
Este principio implica una reflexión inicial sobre la eficiencia y el desperdicio. Consiste en identificar, separar y eliminar los materiales innecesarios o inútiles.
SEITON (ORGANIZAR)
Ordenamos y organizamos el espacio de trabajo de forma eficaz bajo la idea de “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
SEISO (LIMPIEZA)
Suprimimos la suciedad para mantener limpia la zona de trabajo.
SEIKETSU (ESTANDARIZAR)
Crea la metodología que permite mantener las 3 primeras S. Para ello se establecen normas y procedimientos para evitar la suciedad y el desorden. Distingue fácilmente, con un golpe de vista, que las cosas estén organizadas, ordenadas y limpias.
SHITSUKE (CREAR HÁBITO)
Es la fase más complicada pero más gratificante en sus resultados. Consiste en crear el hábito, trabajando con el equipo según el procedimiento acordado para consolidar las 3 primeras S. Se apoya en el concepto de mejora continua.
CÓMO IMPLANTAR CON ÉXITO LA METODOLOGÍA 5S
La aplicación de esta herramienta está basada en ideas y conceptos sencillos y fácilmente asumibles que no requieren previamente de un conocimiento complejo. Tampoco presuponen un coste importante que deba suponer un freno a su implantación. Sin embargo, es importante tener en cuenta que requiere de una metodología y, sobre todo, de esfuerzo, motivación y perseverancia para mantenerla en el tiempo y evitar que se regrese a las prácticas anteriores.
Su implantación empieza con el compromiso de la organización en avanzar hacia la excelencia. A partir de ese punto fundamental, podemos definir una serie de pasos básicos para llevarla a cabo con el objetivo además de lograr motivar e implicar a todos los equipos de trabajo en su desarrollo, logro y beneficios:
PASO 1.
Empezamos aplicando SEIRI. Para ello realizamos un recorrido por la obra con el equipo. El objetivo es detectar el material restante de trabajos previos que aún no ha sido retirado y todo aquello que estorba en la zona de trabajo ya que ocupa un espacio que requiere ser utilizado para otras tareas. Vamos a optimizar el espacio y para ello nos quedamos sólo con el material imprescindible que vamos a seguir utilizando, pero además le encontramos y asignamos un espacio adecuado ubicándolo allí.
PASO 2.
Seguimos con SEITON. En función de las siguientes fases por las que vamos pasando en una obra se establecen y se delimitan, implicando al equipo en ello, las mejores zonas que van a destinarse a las ubicaciones para el acopio, los medios auxiliares, el material que hay que reutilizar o devolver, los escombros y residuos entre otros…
PASO 3
Avanzamos con SEISO. Limpiamos, organizamos y señalizamos con ayuda de materiales adecuados, las zonas que hemos definido anteriormente con el equipo, marcando las zonas de acopio, de almacenaje o de paso. Delimitamos las zonas colocando, además, la cartelería de gestión visual donde se indica qué es ese lugar, a qué uso se destina y qué cosas deben entrar ahí.
PASO 4.
El siguiente paso, SEIKETSU, consiste en explicar a todo el equipo el funcionamiento. Es decir se crea el procedimiento para posteriormente generar el hábito. De esta manera, y por citar un ejemplo: si alguien está trabajando con una escalera o un andamio, al acabar su jornada de trabajo, debe llevarlo al lugar establecido como “zona para elementos auxiliares”. De este modo, cuando regrese alguien de su equipo o se incorpore el siguiente turno sabe dónde encontrarlo sin tener que perder tiempo buscando por toda la obra. Lo mismo ocurre con los utensilios de limpieza u otros materiales de trabajo.
PASO 5
En la fase SHITSUKE debemos generar el hábito. Para ello semanalmente nos reunimos con el equipo, se reparten zonas y actividades de las que se responsabilizan cada uno, para que todo esté organizado, limpio y ordenado. Y de este modo se van involucrando en esta metodología a los diferentes gremios que se van incorporando según el avance de cada obra. El objetivo es que no sea una situación puntual, sino que se consoliden y normalicen durante toda la ejecución. Para ello, además, se establecen sistemas de evaluación que monitorear los puntos que deben mejorarse en todo el proceso.
QUÉ CONSEGUIMOS CON LA METODOLOGÍA DE LAS 5S
Es fácil imaginar los beneficios que aporta la implementación de estar herramienta en las diferentes fases por las que atraviesa un proceso de construcción. Podríamos destacar:
Lugares de trabajo organizados en los que se sabe en todo momento dónde está cada herramienta o material evitando pérdidas innecesarias de tiempo y recursos.
Espacios limpios, con utensilios de limpieza organizados y disponibles para que el operario, al finalizar el trabajo, pueda dejar la zona de trabajo limpia y recogida, colocando los residuos o basuras en el lugar adecuado.
Cambia la actitud. Los equipos de trabajo se involucran. Los operarios se responsabilizan de mantener el orden y la limpieza. Esto deja de ser una imposición y se convierte en algo participativo; quieren hacerlo, disfrutan directamente de los beneficios y van asumiendo esta actividad de forma voluntaria.
Mejora la motivación y la moral del equipo al trabajar en entornos mejorados.
Se identifica y elimina más fácilmente el desperdicio.
Se reducen los tiempos muertos, el traslado de materiales y su almacenaje caótico e innecesario.
Espacios de trabajo más seguros, en los que se reducen los accidentes y es más fácil implantar con éxito las normativas sanitarias o de seguridad.
Todo ello nos lleva tanto a una mejora de la productividad como de los niveles de calidad. Por ello, en nuestra experiencia, hemos visto como las empresas que han implementado con éxito esta herramienta en un proyecto concreto, terminan normalizando su implantación en el resto de obras e incluso en la propia organización mejorando con ello su compromiso de mejora continua.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®