En una oficina, es importante organizar los recursos disponibles y asegurar compromisos confiables en el trabajo diario. Especialmente en empresas con diferentes proyectos, es muy importante una descripción general fácil y comprensible de la asignación de recursos del plan de trabajo semanal y la anticipación. En nuestra oficina nos costó mucho organizar a los miembros del equipo que trabajan en diferentes proyectos fuera de la oficina. En algunos casos, un miembro del equipo deja de estar disponible con poca antelación o hay cambios en los proyectos que afectan la asignación de personal. En estas situaciones, debe evaluar de un vistazo quién está disponible en lugar de revisar todos los calendarios del equipo o preguntar a cada persona uno por uno.
CÓMO VISUALIZAR SUS RECURSOS
La visualización de su cronograma de anticipación de recursos se puede hacer fácilmente a través de un tablero. La junta debe reflejar qué tipo de recursos se necesitan. Estos recursos pueden ser, por ejemplo, su personal, subcontratistas o máquinas. El tablero debe ser ajustable para reaccionar a cambios a corto plazo y accesible a todos los miembros del equipo. Para solucionar este problema, revisamos varias herramientas para organizar los recursos humanos. Terminamos usando Bit Planner (1), que es una solución basada en ladrillos LEGO®. El tablero que consta de tres filas de placas montadas en la pared, que representan tres meses. Cada tablero está dividido en columnas que representan un día de la semana. Y cada miembro del equipo tiene su propia línea en el calendario. Los ladrillos de diferentes colores representan diferentes proyectos. La figura 1 muestra la placa montada y utilizada en nuestra oficina.
Figura 1: Tablero de asignación de recursos
COORDINACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO
Basándonos en su calendario, encontramos una forma de organizar nuestros recursos. Dado que tenemos proyectos con fases largas, era importante para nosotros planificar el próximo año en lugar de solo tres meses. Por eso nuestro tablero está dividido en cuatro cuartos (Figura 2), colgando en la pared de nuestra oficina con la posibilidad de rotar los cuartos a medida que se termina.
Figura 2: El tablero de recursos dividido en cuatro cuartos
Como se muestra en la Figura 3, las columnas representan las semanas que constan de cinco días. Cada miembro del equipo tiene una línea de dos botones marcados por un cartel con las iniciales al principio de la línea. También codificamos por colores cada proyecto. En el caso de que un miembro del equipo esté en un proyecto durante todo un día, se coloca una piedra de 2x1 con el color correspondiente. Si el proyecto es solo medio día, se coloca una piedra de 1x1. Además de los colores para los proyectos, las piedras transparentes marcan las vacaciones, el blanco representa las vacaciones y el negro los días de enfermedad. Además, las piedras redondas de 1x1 se utilizan para elementos de actuación especiales (por ejemplo, sesiones de programación de fases, el final del proyecto, etc.) y se colocan sobre las piedras del proyecto.
Figura 3: Detalle de un trimestre dividido en semanas
Organizamos nuestro tablero de recursos en colaboración con todo el equipo en nuestra reunión del viernes. Cada miembro del equipo presenta su semana siguiente y dice si necesita apoyo en un proyecto. Posteriormente, el moderador de la reunión señala las siguientes 3-4 semanas para ver si faltan recursos en algún momento. En nuestra experiencia, la junta es muy útil y apoya la asignación eficiente de recursos. Es fácil ver qué persona es responsable de qué proyecto. En el caso de que un miembro del equipo esté enfermo, simplemente revise el tablero e identifique si algún miembro del equipo no tiene una piedra en ese día en particular. Esto indica cuál de los miembros del equipo está disponible para completar.
REFLEXIÓN
El uso del tablero de recursos simplificó notablemente nuestra planificación de recursos. De un vistazo, verá en qué están trabajando sus colegas y si están disponibles. Los proyectos son más tangibles y el tablero es táctil y ajustable ya que los ladrillos LEGO® son móviles. Al implementar esta placa, nunca hemos overbooking ni mal asignado nuestro recurso más importante, nuestro tiempo. Con la gestión visual y sin mucho esfuerzo, podemos ver rápidamente el panorama completo y reasignar nuestro tiempo para manejar cualquier situación.
FUENTES: Planificador de bits. (2018). Casa. [en línea] Disponible en: http://www.bit-planner.com [Consultado el 24 de enero de 2018].
ACERCA DEL AUTOR:
Mark es estudiante de maestría en ingeniería civil en el Instituto de Tecnología de Karlsruhe (KIT) y analista de procesos en la consultoría de construcción y diseño Lean Refine Projects AG. Actualmente, se encuentra redactando su Tesis de Maestría en el área de Earned Value Management y Last Planner ® System en la fase de diseño.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®