Estrategia significa elegir qué hay que mejorar y qué competencias críticas hay que desarrollar para resolver un problema concreto como un defecto de calidad, Lean es la forma de hacerlo.
El ser humano lleva desarrollando estrategias para hacer frente a problemas abrumadores desde el principio de los tiempos. Desde las estrategias utilizadas por los antiguos generales griegos para derrotar a enemigos más grandes (utilizando hoplitas en una falange compacta) hasta las empleadas para construir catedrales (proporción y simetría), almacenar alimentos, fundar naciones y, por qué no, luchar contra las enfermedades.
El diccionario define la estrategia como “un plan de acción diseñado para alcanzar un objetivo general o a largo plazo”. Nos parece algo engañoso, ya que nos hace pensar que podemos analizar tranquilamente la situación sobre el papel, planificar la mejor manera de alcanzar el objetivo (normalmente derrotar al enemigo, vencer a la gravedad, superar la epidemia, invertir el cambio climático, etc.) y luego… simplemente ir y hacerlo.
Por desgracia, no funciona así. Las personas ven las situaciones a través del prisma de los problemas que ya conoce y las oportunidades que ya busca. Las estrategias innovadoras son consecuencias de lo que las personas ya saben hacer; simplemente se centran en un nuevo propósito o lo aplican, por casualidad, a una nueva situación. Se inventa a partir de lo que se sabe y luego se va más allá.
Las estrategias de la vida real surgen al desarrollar algo que ya se conoce para convertirlo en una nueva forma de satisfacer las demandas en una situación nueva. Los productos innovadores no surgen de la nada: son el resultado de la utilización repetitiva de técnicas ya conocidas utilizadas de una forma nunca vista. Tomemos un ejemplo: la tecnología híbrida de combustible eléctrico que Toyota utilizó para desarrollar el Prius ya era conocida por todos los fabricantes de automóviles, pero Toyota la desarrolló aún más para revolucionar el mercado automovilístico. La tecnología de baterías de Tesla es conocida por todos los competidores, pero Elon Musk la ha utilizado de nuevas formas para crear una marca de autos totalmente eléctricos.
Las estrategias de éxito no buscan decidir lo que hay que hacer, sino elegir la competencia adecuada para mejorar.
Aprendemos mejorando, no sólo haciendo. Los atletas nunca llegarán a ser competentes y los músicos nunca se convertirán en virtuosos si se les pide que realicen ejercicios repetitivos y aburridos sin el objetivo claro de mejorar en algo. Mejorar es lo que nos motiva. El progreso es lo que nos hace seguir adelante. Los contratiempos exigen resiliencia y un cambio de rumbo. Queremos mejorar las cosas, no sólo mantener los hábitos.
Lean como estrategia
Lean es un andamio estratégico para descubrir lo que tenemos que mejorar. No revela qué técnicas hay que mejorar, pero sí cómo descubrirlas. Esto ya es un buen punto de partida:
1. Empieza por mejorar la satisfacción de los clientes
Ve al centro de atención al cliente y averigua cuáles son las principales quejas de los clientes. A partir de ahí, pregúntate por qué tu proceso actual no ofrece lo que los clientes necesitan: cuál es la habilidad más débil de tu forma de hacer las cosas que crea este problema.
Si te comprometes a mejorar en este aspecto, mejorarás tu posición en el mercado y descubrirás cómo están cambiando las necesidades y gustos de tus clientes. En otras palabras, cómo evoluciona el valor.
2. Mejora tus plazos de entrega
Acércate al departamento de envíos y consulta stocks. ¿Por qué están ahí? Fíjate en las existencias de componentes. ¿Por qué hay tantos? Reducir los plazos de entrega de cualquier operación revelará inmediatamente tu falta de flexibilidad, que está incorporada al proceso porque hay cosas que sencillamente no sabemos hacer (como ocuparnos de la logística, conseguir que las personas adecuadas trabajen en el momento oportuno, encontrar los suministros adecuados, etc.).
Crear flexibilidad es fundamental para tu estrategia, ya que desarrolla las habilidades que necesitas para reconfigurar cuando cambia la demanda.
3. Mejora tu capacidad para detectar defectos y reaccionar en el acto
En cualquier puesto de trabajo, pregúntate: ¿Los detecta el cliente? ¿Se detectan en la inspección final? ¿Al final del proceso? ¿Dentro de la máquina? ¿Cuánto tiempo se tardan en reaccionar y corregirlos? La capacidad de detectar desviaciones en el momento en que se producen es la clave para ver los problemas en su contexto y averiguar qué está pasando realmente, y así aprender más profundamente sobre los procesos técnicos.
4. Mejora la capacidad de involucrar a las personas en el aprendizaje
A medida que se mejora: crear una cultura del aprendizaje depende de cuatro competencias esenciales:
1) Cargas de trabajo niveladas para que las personas tengan espacio para aprender mientras trabajan.
2) Capacitación en estándares para que se sientan seguros de lo que deben saber.
3) Resolución de problemas para desarrollar su autonomía y puedan enfrentarse a situaciones atípicas
4) Mejora en pequeños pasos para que aprendan a superar límites y a pensar de forma reflexiva y creativa.
5. Mejora los sistemas subyacentes
La capacidad de cuestionar, actualizar o cambiar constantemente los sistemas que apoyan el trabajo y permiten a las personas hacer lo que tienen que hacer.
Estos cinco objetivos genéricos de mejora no son la estrategia en sí, sino el método para descubrir esa estrategia. A medida que los practiques con paciencia y constancia, aparecerá un nuevo conjunto de problemas y oportunidades que te ayudarán a descubrir qué necesitas mejorar para afrontar el reto que tienes por delante.
La estrategia Lean se trata de averiguar qué tenemos que hacer mejor y aprender a hacerlo, mejorar lo que hacemos actualmente, ir más allá y encontrar nuevos canales. Se basa en la práctica constante de comprender cuál es realmente el problema, crear una cultura de resolución de problemas formando a las personas en el kaizen y esforzarse por reinvertir las ganancias en nuevos desarrollos.
Una estrategia de éxito consiste en mejorar las cosas correctas. Lean es el método para descubrir cuáles son esas cosas correctas y conseguir que todos mejoren juntos, creando así capacidad sobre la marcha, lo que nos permitirá progresar y tener éxito.
ACERCA DEL AUTOR.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®