Una palanca para la gestión del cambio
El “qué”: la matriz ILUO o “matriz de capacitación” es una herramienta propia de los departamentos de gestión de personas, aunque también puede ser utilizada por mandos intermedios que tengan personas bajo su responsabilidad.
Con esta matriz se obtiene una imagen clara del nivel de capacitación de las personas. Su utilidad es clave, por ejemplo, cuando una organización define su orientación estratégica y los retos que pretende conseguir, ya que permite identificar las necesidades formativas y de desarrollo del personal. Esta información es básica para diseñar o reorientar el plan de formación, realizar rotaciones de puestos de trabajo o cubrir bajas y vacantes, etc., todo ello sin perjudicar los niveles de calidad del producto o servicio.
El “dónde”: aunque se aplica en todos los sectores económicos, su uso está más extendido en la industria. Esto se debe, entre otros aspectos, a que en este sector se requiere una mayor flexibilidad de movimiento del personal, lo que exige gestionar eficazmente los cambios de puestos de trabajo por fluctuaciones en la demanda, o las rotaciones en trabajos pesados o repetitivos en beneficio de la salud física y emocional de los empleados. En cualquier caso, se trata de una potente herramienta que toda organización debería tener en cuenta independientemente de la actividad que desarrolle.
El “para qué”:
Facilita la anticipación en la definición de acciones formativas.
Reduce el riesgo de pérdida de know-how.
Facilita el trabajo de los mandos intermedios (jefes/as de turno, jefes/as de planta, supervisores/as, etc.).
Aumenta la polivalencia del personal y mejora la flexibilidad en los cambios de puestos de trabajo.
Garantiza la continuidad operativa y los requisitos de calidad y costes del producto o servicio.
Limita los desperdicios.
Limita el riesgo de accidentes.
Mejora la motivación y el sentido de pertenencia de las personas a la organización.
La implementación de la matriz ILUO puede llevar a lograr una importante ventaja competitiva, ya que permite identificar de forma rápida y ágil las fortalezas y las carencias competenciales del personal e impulsar así el proceso de gestión del cambio organizacional.
El “cómo”: el nombre ILUO surge a partir de la imagen que resulta de la representación gráfica de los cuatro niveles de desarrollo competencial.
Nivel 1 (I): Persona que no está capacitada para desarrollar la actividad.
Nivel 2 (L): Persona que está capacitada para desarrollar la actividad con calidad pero bajo supervisión.
Nivel 3 (U): Persona que es capaz de desarrollar la actividad de forma autónoma cumpliendo los requisitos de la producción o servicio.
Nivel 4 (O): Persona capacitada para desarrollar la actividad que además puede formar a otras personas.
Ejemplo de una matriz ILUO una vez completada:
Los niveles definidos pueden adaptarse según las necesidades de cada organización, así como el diseño de la matriz, incorporando, por ejemplo, la valoración numérica de los niveles de capacitación o desconocimiento de cada persona, así como la de cada actividad. De este modo, es posible medir las mejoras en el desarrollo competencial, algo muy interesante para aquellas organizaciones certificadas por la norma ISO 9001 de gestión de la calidad y/o que deseen cuantificar la eficacia de sus acciones formativas.
El “cuándo”: aunque no se ha definido a partir de qué momento sería necesario implementar esta herramienta, es evidente que, a medida que aumenta el número de personas que hay que gestionar o el número de actividades, más necesario se vuelve el uso de la matriz ILUO para garantizar una gestión eficaz y eficiente.
Escrito por José María López Consultor Comtec
Tras años dedicándose a la Arquitectura, José María López dio un giro a su carrera profesional en 2011, cuando decidió apuntarse al Master en Gestión de la Calidad de la Empresa de la Universidad Politécnica de Catalunya, imbuyéndose de lleno en la consultoría de calidad, primero en The Flow Factory y después en Comtec. Además, José María es Lean Practitioner por el Instituto Lean está certificado como evaluador acreditado de EFQM y como auditor interno en sistemas de gestión de la calidad ISO 9001. Su principal área de especialización es la gestión por procesos.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®