MODELOS, MÉTODOS Y ARTEFACTOS
La séptima edición del PMBOK tiene un capítulo sobre modelos, métodos y artefactos. ¿En qué consisten estos elementos?
Estos tres conceptos sustituyen el material que ha aparecido hasta ahora bajo los títulos de Herramientas y Técnicas.
Veamos una síntesis de aspectos de cada concepto.
Modelos: Un modelo es una representación en miniatura de una realidad compleja. Explica cómo funciona algo. Pueden referirse a proyectos, productos o cosas más generales. Se agruparán en seis categorías (liderazgo, comunicación, motivación, cambio, complejidad y desarrollo de equipo) y una de misceláneos.
Métodos: Son formas de realizar funciones comunes, en este caso en los proyectos, como recolectar y analizar datos, hacer estimaciones, conducir reuniones o realizar eventos.
Artefactos: Son elementos que ayudan a realizar el trabajo, como formatos (plantillas o templates), documentos, entregables, etc. Estan agrupados en ocho categorías (estrategia, inventarios y registros, planes, jerarquías, líneas base, visualización de datos, reportes y contratos) y una de misceláneos.
Como en cualquier proceso, el uso de modelos, métodos y artefactos tiene costos asociados relacionados con el tiempo, el nivel de conocimientos especializados y la competencia en el uso, el impacto en la productividad, etc. Los equipos de proyecto deben tener en cuenta estas consecuencias al decidir qué elementos usar. En tanto sea posible, los equipos de proyecto deben evitar utilizar cualquier cosa que:
► Duplique o agregue esfuerzos innecesarios,
► No resulte útil para el equipo de proyecto o sus interesados,
► Produzca información incorrecta o engañosa, o
► Atienda las necesidades individuales por sobre a las del equipo del proyecto.
MODELOS
Los modelos reflejan vistas simplificadas y en pequeña escala de la realidad, y presentan escenarios, estrategias o enfoques para optimizar los procesos y los esfuerzos de trabajo. Un modelo ayuda a explicar cómo funciona algo en el mundo real. Los modelos pueden dar forma al comportamiento y señalar enfoques para resolver problemas o satisfacer necesidades. Son los procesos y todos sus formas de agrupación (áreas de conocimiento, grupos de procesos, ciclos de vida, enfoque de desarrollo,...) usados en la gerencia de proyecto.
Tipos de Modelos presentados en el PMBOK®7
- Modelos de liderazgo situacional: Los modelos de liderazgo situacional son un subconjunto de una amplia gama de modelos de liderazgo. Así como los equipos de proyecto adaptan los procesos, los métodos, los ciclos de vida y los enfoques de desarrollo, los estilos de liderazgo también resultan adaptados. Los modelos de liderazgo situacional describen formas de adaptar el estilo de liderazgo de cada uno para satisfacer las necesidades del individuo y del equipo de proyecto.
- Modelos de comunicación: El éxito del proyecto depende de una comunicación efectiva. Los modelos de comunicación demuestran conceptos relacionados con la forma en que los marcos de referencia del emisor y el receptor influyen en la eficacia de la comunicación, la forma en que el medio de comunicación influye en la eficacia de la comunicación, y los tipos de desconexiones entre la realidad y las expectativas del usuario final. Con la prevalencia de equipos de proyecto multiculturales y de interesados dispersos, estos modelos proporcionan una forma de visualizar los estilos y métodos de comunicación para mejorar la eficiencia y la efectividad de la comunicación.
- Modelos de motivación: Las personas se desempeñan mejor cuando están motivadas, y las personas se sienten motivadas por cosas diferentes. Comprender lo que motiva a los miembros del equipo del proyecto y a otros interesados ayuda a adaptar las recompensas a cada persona, suscitando así un involucramiento más eficaz.
- Modelos de cambio: Muchos proyectos abarcan un aspecto de cambio de sistemas, comportamientos, actividades y, a veces, culturas. La gestión de este tipo de cambio requiere pensar en cómo pasar del estado actual al estado futuro deseado.
- Modelos de complejidad: Los proyectos existen en un estado de ambigüedad y requieren interacciones entre múltiples sistemas, a menudo con resultados inciertos. La complejidad es un desafío con el que hay que trabajar.
- Modelos de desarrollo del equipo del proyecto: Los equipos de proyecto se mueven a través de diferentes etapas de desarrollo. El entendimiento de la etapa del equipo en su desarrollo ayuda a los directores de proyecto a apoyar al equipo del proyecto y su crecimiento.
- Otros modelos
MÉTODOS
Un método es un medio para lograr un efecto, salida, resultado o entregable del proyecto. Son todas las técnicas y herramientas con sus dinámicas de aplicación usadas en la gerencia de proyecto.
Clasificación de los Métodos
- Recopilación y análisis de datos: Los métodos de recopilación y análisis de datos son utilizados para recopilar, valorar y evaluar datos e información con el fin de obtener una comprensión más profunda de una situación.
- Estimación: Los métodos de estimación son utilizados para desarrollar una aproximación del trabajo, tiempo o costos en un proyecto.
- Reuniones y eventos: Las reuniones son un medio importante para involucrar al equipo del proyecto y a los otros interesados. Constituyen un medio de comunicación primario en todo el proyecto.
- Otros métodos
ARTEFACTOS
Un artefacto es una plantilla, documento, salida o entregable del proyecto. Son todos los entregables posibles independientes de su modelo usado en la gerencia de proyectos.
Los artefactos más comúnmente utilizados son:
- Artefactos de estrategia: Documentos que son creados antes o al comienzo del proyecto que abordan información estratégica, de negocio o de alto nivel sobre el proyecto. Los artefactos de estrategia son desarrollados al comienzo de un proyecto y normalmente no cambian, aunque pueden ser revisados a lo largo del proyecto.
- Bitácoras y registros: Se utilizan registros para documentar los aspectos en continua evolución del proyecto. Son actualizados a lo largo del proyecto. Los términos bitácora y registro se podrían utilizar indistintamente. Podría verse el término registro de riesgos o bitácora de riesgos refiriéndose al mismo artefacto.
- Planes: Un plan es un medio propuesto para lograr algo. Los equipos de proyecto desarrollan planes para los aspectos individuales de un proyecto y/o combinan toda esa información en un plan global para la dirección del proyecto. Los planes generalmente son documentos escritos, pero también pueden verse reflejados en pizarras visuales/virtuales.
- Diagramas jerárquicos: Los diagramas jerárquicos comienzan con información de alto nivel que es descompuesta progresivamente en niveles más detallados. La información de los niveles superiores abarca toda la información de los niveles inferiores o subsidiarios. Los diagramas jerárquicos suelen elaborarse progresivamente en mayores niveles de detalle a medida que se conoce más información sobre el proyecto.
- Líneas base: Una línea base es la versión aprobada de un producto de trabajo o plan de trabajo. El desempeño real se compara con las líneas base para identificar las variaciones.
- Datos e información visuales: Los datos e información visuales son artefactos que organizan y presentan los datos y la información en un formato visual, tal como tablas, gráficos, matrices y diagramas. La visualización de los datos facilita la absorción de los datos y su conversión en información. Los artefactos de visualización son producidos a menudo después de que los datos se hayan recogido y analizado. Estos artefactos pueden ayudar en la toma de decisiones y en la determinación de prioridades.
- Informes: Los informes son registros o resúmenes formales de la información. Los informes comunican información pertinente (generalmente a nivel de resumen) a los interesados. A menudo se dan informes a los interesados que se interesan por el estado del proyecto, como los patrocinadores, los propietarios de empresas o las PMOs.
- Acuerdos y contratos: Un acuerdo es cualquier documento o comunicación que defina las intenciones de las partes. En los proyectos, los acuerdos adoptan la forma de contratos u otros entendimientos definidos. Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a pagar por él. Existen diferentes tipos de contratos, algunos de los cuales entran dentro de una categoría de contratos de precio fijo o de costo reembolsable.
- Otros artefactos