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¿QUÉ SIGNIFICA BPMS Y PARA QUÉ SIRVE?


El BPMS es una herramienta que puede ser un diferencial para aquellos que quieren agilizar y facilitar las actividades dentro de una empresa.


BPMS son las siglas de Business Process Management Suite (o System), una herramienta que automatiza la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y la asiste en todas sus etapas: desde el mapeo y modelado de los procesos hasta la supervisión del rendimiento y la optimización de los mismos.

Esta herramienta puede ser un diferencial para aquellos que quieren agilizar y facilitar las actividades dentro de una empresa constructora hacia la consecución de sus objetivos organizativos. Al fin y al cabo, tener una gestión más eficiente y con procesos bien definidos es una de las claves para ganar competitividad en el mercado.

¿Quieres entender mejor qué es el BPMS y cómo funciona en la práctica?


¿Qué es un proceso?

Primero que nada, tenemos que entender qué es un proceso dentro de una organización. A partir de ahí, hablaré de lo que es la Gestión de Procesos y luego explicaré todo lo que necesitas saber sobre el BPMS.

El proceso de negocio es un conjunto de actividades realizadas por profesionales o máquinas para llegar a un resultado final que añada valor al cliente y a la estrategia de negocio, aunque sea indirectamente.

Todo lo que se lleva a cabo en una empresa forma parte de un proceso, aunque en muchas empresas éste es desorganizado y se realiza de forma manual.

Un ejemplo de proceso empresarial sería la fabricación de un producto (edificación), que comienza con la compra o producción de materias primas, que a su vez sufren una transformación y que posteriormente se convierten en el producto en concreto.


¿Qué es el flujo de trabajo (workflow) del proceso?

Workflow puede traducirse como flujo de trabajo. Y se refiere a una secuencia de acciones que, realizadas conjuntamente, tienen la intención de alcanzar un resultado. El flujo de trabajo del proceso, por lo tanto, sería este flujo de trabajo aplicado a BPM.


¿Qué es el BPM?

Para hacer posible la gestión del ciclo de vida de estos procesos - que suelen ser numerosos y muy complejos, según el tamaño de la organización - existe el BPM, Business Process Management.

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina de gestión que tiene como objetivo acelerar la mejora del rendimiento de las empresas y, por consiguiente, obtener ganancias en competitividad, eficiencia y reducción de costos.

Para ello, no se centra en una organización segmentada en departamentos, sino en una visión conjunta que abarca todos los procesos implicados. Así, de punta a punta, es posible:

1.- Diseño

2.- Modelado (AS IS)

3.- Ejecución

4.- Supervisión y control

5.- Optimización

Y seguir esta lógica en un ciclo de mejora continua. Es decir, al optimizar un proceso, todavía es posible reevaluarlo para poder transformarlo y corregirlo de nuevo para responder a los cambios del mercado o a las oportunidades internas.


Gestión de procesos y gestión por procesos

Aunque a primera vista puedan parecer lo mismo, en la práctica la gestión de procesos es bastante diferente de la gestión por procesos.

Una organización que lleva a cabo una gestión de procesos tiene como objetivo mejorar los flujos de trabajo y realizar mejoras estratégicas.

La gestión por procesos, en cambio, va más allá y transforma toda la cultura organizativa, pues gracias a ella el funcionamiento de la empresa pasa a basarse en los procesos. Por su parte, los sectores y funciones verticalizados dan paso a un funcionamiento donde el proceso es el protagonista y todos trabajan con el objetivo de ejecutarlo y optimizarlo.

Así, la empresa dejará de tener una visión funcional para tener una visión horizontal basada en los procesos, orientando su estrategia hacia la calidad de la entrega al cliente.


¿Cuál es la diferencia entre BPM, BPMN y BPMS?

Ya hemos hablado de BPM y, a continuación, entenderás todo lo relacionado con BPMS. Pero dentro del contexto de la Gestión de Procesos, es importante entender también la notación BPMN.

BPMN son las siglas de Business Process Model and Notation y es la forma de representar y diseñar (modelar) los procesos dentro de la empresa, de forma que las personas implicadas en ellos entiendan qué hacer, cómo hacerlo, en qué momento y con qué información.

La notación es una representación gráfica, conformada por símbolos normalizados en todo el mundo y comprensibles incluso para quienes no son profesionales de la informática. Y aquí es donde entra en juego el BPMS.

Para optimizar continuamente los procesos, especialmente dentro de las empresas complejas, es importante automatizarlos. El BPMS es la herramienta que hará posible esta automatización, ayudando a que la implementación del BPM sea más práctica y controlada. Y BPMN es la notación utilizada para ello.

Al acceder al sistema BPMS, el profesional puede ver toda la operación, así como sus tareas y resultados. Detrás de todo esto hay un diagrama de proceso automatizado que utiliza la notación BPMN.

Después de todo, ¿qué es un sistema BPMS?

Para que entiendas lo que significa BPMS, partamos del concepto presente en la guía BPM CBOK: "Los BPMS son soluciones de aplicaciones de software integradas para la gestión de procesos de negocio".

Así, podemos definir BPMS (Business Process Management Suite) como la herramienta que permite, de forma automatizada, mapear los procesos de una empresa de punta a punta, modelar soluciones, ejecutar, controlar y monitorear los procesos, buscando la mejora constante.

En BPMS es posible diseñar flujos de trabajo con la notación BPMN (Business Process Model and Notation), mediante la cual podemos representar de forma estandarizada e intuitiva las características del proceso, como, por ejemplo, sus actividades, orden de ejecución y responsables.

El BPMS incluso permite la automatización y el seguimiento de la ejecución de los procesos a través de recursos como formularios electrónicos, definición de reglas de negocio, integración con otros sistemas e informes diversos, permitiendo la agrupación de toda la información y de las personas involucradas en la empresa por objetivos organizativos comunes.

¿Es correcto decir que un sistema de gestión de flujo de trabajo es también un BPMS?

Es importante entender que un BPMS es mucho más que un sistema de gestión de flujo de trabajo, ya que permite la integración de diferentes soluciones tecnológicas dentro del sistema, la recolección de datos de los procesos, el análisis de ellos y otras funcionalidades.

El workflow forma parte del BPM, ya que la gestión necesita una lógica secuencial y ordenada para existir. Pero, por otro lado, es posible hacer BPM sin un sistema de gestión de flujo de trabajo automatizado.


Beneficios de un BPMS: ¿por qué invertir en la automatización de procesos?

Como hemos visto, el BPMS es un sistema que permite modelar y automatizar los procesos de forma personalizada, según las necesidades y la realidad de tu negocio. La tecnología aplicada a las herramientas BPM y BPMS:

  • Hacen que todos los procesos sean transparentes y visibles para los implicados, de modo que puedan actuar y controlarlos en tiempo real.

  • Proporcionan una visión integral de los procesos, lo que ayuda a motivar a los empleados a la hora de realizar sus tareas, ya que comprenden todo el flujo de su trabajo.

  • Ayudan a reducir el tiempo invertido, los costos y los residuos, ya que eliminan los pasos prescindibles y permiten detectar los excesos en cada proceso.

  • Aportan agilidad a las operaciones diarias.

  • Contribuyen al seguimiento del rendimiento del proceso, con datos e indicadores claros. Esto es muy importante para tomar decisiones con conocimiento de causa.

  • Facilitan la designación de responsables y la priorización de procesos.

Aunque el BPM ya sea una disciplina consolidada, el 75% de las empresas aún están en proceso de automatización y estandarización. El 25% de las organizaciones que ya están orientadas a los procesos "tienen éxito porque saben qué resultados empresariales deben conseguir en los próximos años para seguir siendo competitivas".

Se han identificado importantes beneficios del BPM, por ejemplo:

  • Aumento del 50% de la productividad

  • Reducción del 90% del plazo de entrega

  • Mejora del 80% en la calidad

  • Reducción del 75% en la utilización del espacio

  • Aumento del 20% del volumen de ventas

  • Aumento del 40% de los ingresos

 
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