Sistema Last Planner en Proyectos de Construcción: Proceso y Beneficios
- Areli Alvarez Arteaga
- hace 2 días
- 13 Min. de lectura
Los métodos de planificación de la construcción han evolucionado para mejorar la fiabilidad de los cronogramas y la colaboración en las obras. Uno de los enfoques modernos más eficaces es el sistema de planificación de última hora, una metodología de construcción eficiente que se centra en optimizar la planificación en obra. Este blog explica qué es el sistema de planificación de última hora, cómo funciona y por qué se adopta cada vez más en proyectos de construcción complejos para impulsar la comunicación, reducir el desperdicio y garantizar una ejecución más fluida en todas las fases del cronograma.
¿Qué es el sistema Last Planner?
El sistema de planificación final es un proceso de planificación colaborativo utilizado en la construcción para mejorar el flujo de trabajo y la fiabilidad de los cronogramas. Requiere la participación de las personas más cercanas a la obra, como capataces y socios comerciales, quienes participan activamente en la planificación a corto plazo.
Al identificar las limitaciones, comprometerse con tareas alcanzables y utilizar métodos de planificación pull, el sistema promueve la mejora continua y reduce los retrasos en los proyectos. Es una técnica clave de construcción eficiente para gestionar el tiempo, los recursos y los compromisos de forma más eficaz en la obra.
Un sistema de planificación final complementa y mejora el uso de los diagramas de Gantt , aunque sus propósitos son diferentes. Los diagramas de Gantt proporcionan un cronograma general basado en el tiempo que describe la secuencia general de tareas y los hitos del proyecto. El sistema de planificación final, por otro lado, se centra en una planificación fiable y a corto plazo mediante la colaboración entre los equipos de campo, lo que garantiza que las tareas estén listas para ejecutarse en el momento previsto.
Al utilizarse en conjunto, un sistema de planificación de último proyecto mejora la precisión y la practicidad de los diagramas de Gantt al incorporar restricciones reales e información in situ. Los compromisos adquiridos en las sesiones semanales de planificación de un sistema de planificación de último proyecto pueden ayudar a validar o ajustar el cronograma de Gantt , haciéndolo más realista y adaptable a las condiciones de campo. De esta manera, los diagramas de Gantt proporcionan el plan macro, mientras que el sistema de planificación de último proyecto garantiza la fiabilidad y la ejecución a nivel micro, lo que se traduce en una mejor coordinación y menos retrasos en el cronograma.
Usar el diagrama de Gantt adecuado fomentará la colaboración. ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos y portafolios de construcción con diagramas de Gantt robustos que proporcionan un cronograma visual claro y de alto nivel, fácilmente ajustable según la información en tiempo real de las sesiones de planificación semanales. Permite a los equipos alinear esos compromisos con el cronograma general del proyecto.
A medida que los equipos de campo identifican limitaciones y realizan compromisos fiables en sus planes de previsión, los gerentes pueden actualizar el diagrama de Gantt con herramientas de arrastrar y soltar para reflejar los cambios en las secuencias de tareas, la duración y los cuatro tipos de dependencias. Dado que la vista de Gantt se sincroniza con otras vistas del proyecto y se actualiza instantáneamente en toda la plataforma, garantiza la coordinación entre el plan maestro y la ejecución a corto plazo, acortando la distancia entre la planificación y la realidad de campo para reforzar los principios del sistema de planificación. Empiece hoy mismo a usar ProjectManager gratis.
Beneficios de utilizar el sistema Last Planner para proyectos de construcción
El sistema de planificación de tareas ofrece numerosas ventajas que ayudan a los equipos de construcción a mejorar la coordinación y reducir las ineficiencias. Al centrarse en una planificación realista de las tareas, facilita una mejor comunicación entre los profesionales y promueve la responsabilidad en el cumplimiento de los planes de trabajo semanales.
Tiene como objetivo lograr la confiabilidad del cronograma
El sistema de planificación de último minuto mejora la fiabilidad de los cronogramas al fomentar la planificación colaborativa entre socios comerciales y supervisores de primera línea. Durante las sesiones de planificación semanales, se identifican con antelación limitaciones como la falta de materiales o información de diseño incompleta. Esto permite a los equipos comprometerse únicamente con las tareas listas para ejecutarse. Al basar los cronogramas en expectativas realistas en lugar de escenarios ideales, el sistema reduce los retrasos y fomenta la confianza de las partes interesadas.
Facilita la colaboración comercial
El último sistema de planificación promueve la colaboración entre profesionales al involucrar a capataces, superintendentes y subcontratistas en sesiones de planificación detalladas. Cada profesional aporta información sobre el alcance de su trabajo, las necesidades de secuenciación y los posibles requisitos de transferencia. Por ejemplo, los electricistas y los instaladores de paneles de yeso se coordinan para evitar conflictos de horarios. Las reuniones semanales de planificación fomentan la responsabilidad mutua y ayudan a alinear las prioridades del equipo. El sistema crea un sentido de responsabilidad compartida y fomenta la coordinación proactiva para asegurar la eficiencia del proyecto.
Promueve la gestión de restricciones
La gestión de restricciones es una característica central del sistema de planificación de última hora. Antes de comprometerse con las tareas, los profesionales identifican y resuelven restricciones como la falta de materiales, la falta de acceso o las solicitudes de información (RFI) sin resolver. Los ingenieros de proyecto, el personal de compras y los responsables de los profesionales colaboran para eliminar estos obstáculos. Por ejemplo, un equipo de fontanería puede detectar un conflicto de diseño que debe abordarse antes de la instalación. Al identificar las restricciones con antelación, el equipo garantiza la ejecución de las tareas, lo que reduce las repeticiones de trabajo y las interrupciones de última hora que suelen afectar el cumplimiento del cronograma.
Seguimiento exhaustivo del progreso
El sistema de planificación de tareas permite un seguimiento exhaustivo del progreso mediante planes de trabajo semanales y métricas de porcentaje de finalización del plan (PPC) para medir las tasas de finalización de tareas. Los equipos de obra revisan periódicamente lo planificado y lo logrado, analizando las causas de las variaciones. Este sistema de retroalimentación disciplinado permite a los gerentes de proyecto y supervisores de campo identificar problemas recurrentes , ajustar los flujos de trabajo y mejorar los compromisos futuros.
Mayor transparencia del proyecto
El sistema de planificación de tareas fomenta una mayor transparencia del proyecto al hacer visibles los compromisos de trabajo, las limitaciones y las métricas de rendimiento para todos los miembros del equipo. Las reuniones semanales, los tableros de planificación y las herramientas de gestión visual mantienen a todos alineados con los objetivos y el estado actual. Por ejemplo, las tareas omitidas se discuten abiertamente y se analizan las causas raíz sin culpar a nadie. Esta comunicación abierta fomenta la confianza entre los profesionales, los clientes y la gerencia.
¿Quién participa en el sistema Last Planner?
El último sistema de planificación se basa en la colaboración entre los miembros clave del equipo que participan directamente en la ejecución del trabajo. Al involucrar a los más cercanos al terreno, el proceso garantiza que el cronograma refleje las condiciones reales y la experiencia del sector.
Capataces de Oficios: Los capataces de oficios son fundamentales para el sistema de planificación final, ya que conocen los requisitos prácticos de su equipo y la secuencia de tareas. Durante las sesiones de planificación, definen el trabajo necesario de los demás antes de comenzar e identifican posibles limitaciones. Su aportación garantiza que los compromisos sean realistas y que las tareas estén correctamente alineadas, lo que ayuda a evitar retrasos.
Superintendente de Construcción: Facilita el proceso del sistema de planificación y garantiza la alineación entre las operaciones de campo y el cronograma maestro. Guía las discusiones, ayuda a resolver problemas de secuenciación y mantiene la responsabilidad entre los oficios. Su supervisión garantiza que los compromisos asumidos durante las sesiones sean coordinados, realistas y estén respaldados por los recursos necesarios, lo que se traduce en una mejor ejecución de campo y menos interrupciones.
Gerente de Proyecto: Alinea los compromisos a corto plazo con los objetivos generales del proyecto en el sistema de planificación. Proporciona contexto sobre el presupuesto, los plazos y las expectativas del cliente, a la vez que apoya la resolución de restricciones. Su participación garantiza que las decisiones de planificación se ajusten a los límites contractuales y estratégicos, promoviendo un enfoque unificado para la ejecución y reforzando la responsabilidad de todo el equipo del proyecto.
Subcontratistas: Comparten información crucial sobre la duración de sus trabajos, las necesidades de materiales y los requisitos de secuenciación. Su participación garantiza que la planificación refleje las condiciones reales del terreno. Al comunicar las limitaciones y verificar las entregas, ayudan a elaborar un cronograma más preciso y fiable.
Ingeniero de Proyecto: Apoya al sistema de planificación final, ayudando a identificar y resolver restricciones técnicas, como aclaraciones de diseño o solicitudes de información pendientes. Garantiza que los planos, especificaciones y presentaciones necesarios estén disponibles antes del inicio de las tareas programadas.
Cómo implementar el sistema Last Planner en un proyecto de construcción
La implementación del sistema de planificación final implica un proceso gradual que comienza con la planificación general y continúa con la ejecución semanal. Cada fase se basa en la colaboración y las aportaciones del campo para garantizar que los compromisos del proyecto sean realistas, coordinados y sin restricciones.
1. Crear un plan maestro
Un plan maestro, en el contexto del sistema de planificación de última instancia, es un cronograma general que describe los hitos principales, la duración de las fases y los resultados clave. Sirve de base para todas las iniciativas de planificación posteriores. El plan maestro define los plazos del proyecto y ayuda a coordinar a todos los participantes en torno a objetivos comunes y expectativas a largo plazo.
Para elaborar un plan maestro para el último sistema de planificación, comience por identificar los hitos del proyecto y las transferencias necesarias. Involucre a los gerentes de proyecto, superintendentes y líderes comerciales para definir la duración y la secuencia de las fases. El plan maestro no debe ser demasiado detallado, pero debe proporcionar la estructura suficiente para respaldar sesiones de planificación a corto plazo y compromisos de trabajo semanales fiables.
2. Realizar una sesión de planificación de extracción
Una sesión de planificación pull es un taller colaborativo dentro del sistema Last Planner, donde los capataces y los miembros del equipo del proyecto trabajan en reversa a partir de un hito para definir la secuencia de tareas necesarias para alcanzarlo. El término "pull" se refiere a la planificación de tareas basada en necesidades y condiciones reales, en lugar de imponerlas desde arriba a partir de un cronograma fijo.
Para llevar a cabo una sesión de planificación pull como parte del último sistema de planificación, reúna a los socios comerciales, muestre el hito objetivo y trabaje en retrospectiva con herramientas digitales. Cada socio identifica sus tareas, dependencias y limitaciones. El equipo las secuencia de forma colaborativa, garantizando la lógica y la viabilidad. Una vez finalizado, convierta el resultado en un plan prospectivo y asigne responsabilidades para supervisar la ejecución.
3. Crear un cronograma de anticipación
Un cronograma anticipado es una herramienta de planificación a corto plazo que se utiliza en el último sistema de planificación para detallar las tareas de las próximas tres a seis semanas. Divide el cronograma maestro en pasos prácticos, centrándose en identificar limitaciones y confirmar la preparación. Este cronograma garantiza que los equipos puedan comprometerse con objetivos realistas y resolver obstáculos antes de programar el trabajo.
Para crear un cronograma anticipado con el sistema de planificación de tareas, recopile la información de los capataces sobre las tareas planificadas, su duración y sus dependencias. Identifique y registre cualquier restricción, como la falta de materiales o permisos. Asigne la responsabilidad de resolver cada restricción y confirme la preparación de las tareas antes de comprometerse. Revise el cronograma semanalmente para actualizar el progreso, modificar las tareas según sea necesario y mantener la alineación con los hitos del proyecto.
4. Planifique el trabajo semanalmente
La planificación semanal del trabajo con el sistema de planificación de última hora permite a los equipos de construcción adaptarse rápidamente a las condiciones de la obra y garantizar que solo se programen tareas listas y sin restricciones. Fomenta la responsabilidad mediante los compromisos asumidos por quienes realizan el trabajo. Los planes de trabajo semanales se discuten en reuniones de equipo, donde se revisan los motivos de las variaciones. Este ciclo de retroalimentación ayuda a mejorar la fiabilidad, reducir el desperdicio y fomentar la confianza entre los profesionales y los equipos de campo.
5. Realice un seguimiento del progreso mediante reuniones diarias
Las reuniones diarias son esenciales en el sistema de planificación de tareas, ya que proporcionan un foro para que el equipo se coordine con los objetivos diarios, informe el progreso y resuelva problemas en tiempo real. Los capataces, superintendentes e ingenieros se reúnen brevemente cada mañana para confirmar lo completado el día anterior y planificar las tareas del día. Estas reuniones breves ayudan a los equipos a mantener la flexibilidad, resolver problemas con prontitud y mantener el ritmo hacia los compromisos semanales y los hitos del proyecto.
6. Monitorear el porcentaje de finalización del plan
El porcentaje de finalización del plan (PPC) es una métrica utilizada en el sistema Last Planner para medir el porcentaje de tareas planificadas que se completaron según lo programado. Evalúa la fiabilidad de los planes de trabajo semanales y destaca las áreas de mejora del rendimiento. Un PPC alto indica una planificación eficaz, mientras que un PPC bajo indica problemas recurrentes o limitaciones no cubiertas.
Para monitorear el porcentaje de cumplimiento del plan, revise el plan de trabajo semanal al final de cada semana y marque las tareas completadas. Divida el número de tareas completadas entre el total planificado y multiplíquelo por 100 para calcular el PPC. Analice las tareas omitidas durante las reuniones semanales para identificar las causas y mejorar los compromisos futuros.
Sistema de planificación de último uso vs. planificación pull
El sistema de planificación de última hora es una metodología integral de planificación y control de la construcción que busca mejorar la fiabilidad del cronograma mediante la colaboración y la gestión de restricciones. La planificación pull es un componente clave del sistema de planificación de última hora, centrado específicamente en la secuenciación del trabajo desde el objetivo final hacia atrás para garantizar que las tareas estén listas y coordinadas.
Si bien la planificación pull es una técnica de planificación utilizada durante las sesiones de planificación por fases, el sistema de planificación de último trabajo también incluye la planificación anticipada, la planificación semanal del trabajo y el seguimiento diario del compromiso. En resumen, la planificación pull es un paso dentro del marco más amplio del sistema de planificación de último trabajo, que sustenta sus principios colaborativos y de compromiso.
Plantillas gratuitas de gestión de proyectos de construcción
Para quienes no estén listos para actualizar a un software de gestión de proyectos, ofrecemos plantillas gratuitas para Excel y Word que pueden ayudar con la gestión de proyectos de construcción. A continuación, encontrará algunas descargas gratuitas de las más de 100 disponibles en nuestro sitio web.
Descargue esta plantilla gratuita de lista de pendientes para registrar las tareas que deben completarse, corregirse o inspeccionarse antes de la entrega final del proyecto. Incluye elementos como trabajos incompletos, reparaciones menores o problemas de calidad, junto con las responsabilidades asignadas, los plazos y las actualizaciones de estado. Esta plantilla ayuda a garantizar que no se pase nada por alto durante el cierre del proyecto, facilita la comunicación entre contratistas y clientes y facilita una transición fluida hacia la finalización del proyecto, al registrar claramente el trabajo pendiente hasta que todos los elementos se resuelvan y aprueben.
Utilice esta plantilla gratuita de plan de acción para desglosar tareas complejas, como mejoras de seguridad, planes de recuperación de proyectos o iniciativas de control de calidad, en acciones claras y manejables. Al definir quién hace qué y cuándo, una plantilla de plan de acción ayuda a los equipos a rendir cuentas, garantiza la coordinación entre ellos y facilita la ejecución oportuna de actividades críticas en la obra.
Esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt describe las tareas del proyecto a lo largo de un cronograma, mostrando las fechas de inicio y fin, así como su duración. En la construcción, se utiliza para programar y supervisar fases como la preparación del terreno, la cimentación, la estructura y las inspecciones, garantizando que cada paso se realice en la secuencia correcta. Con una plantilla de diagrama de Gantt, los equipos pueden planificar fácilmente los flujos de trabajo, supervisar el progreso y ajustar los cronogramas según sea necesario para mantener el proyecto dentro del cronograma y cumpliendo los plazos.
ProjectManager es un software avanzado de gestión de proyectos de construcción
Aunque se podrían usar plantillas estáticas para gestionar proyectos de construcción, ¿por qué lo harían? Estos documentos estáticos no son herramientas eficientes ni eficaces para la gestión de proyectos de construcción. ProjectManager es un software avanzado de gestión de proyectos de construcción que ofrece múltiples vistas de planificación (diagrama de Gantt, lista de tareas, tablero kanban, hojas de cálculo y calendario) para respaldar cada fase de un proyecto de construcción, desde la preconstrucción hasta el cierre.
Estas vistas están completamente integradas y se actualizan en tiempo real, lo que permite a los gerentes de proyecto planificar cronogramas detallados, monitorear el progreso y coordinar a los equipos con precisión. El diagrama de Gantt es ideal para crear y ajustar el cronograma del proyecto con dependencias e hitos, mientras que las listas de tareas y los tableros kanban ayudan a los equipos de campo a gestionar el trabajo diario y el flujo de trabajo. La vista de calendario mantiene a todos al tanto de las próximas fechas límite, inspecciones y entregables.
Obtenga visibilidad en tiempo real con funciones robustas de gestión de recursos
Las funciones avanzadas de gestión de recursos de ProjectManager lo hacen ideal para proyectos de construcción, ya que ofrecen visibilidad y control en tiempo real sobre la asignación de mano de obra, equipos y personal. Con herramientas como la página de equipo, los gerentes pueden ver la disponibilidad, los roles y la carga de trabajo actual de toda la plantilla. El gráfico de carga de trabajo con código de colores ayuda a equilibrar las asignaciones, mostrando al instante quién tiene exceso o defecto de asignación, lo que previene el agotamiento y el tiempo de inactividad.
Además, los gerentes pueden tener en cuenta las horas de trabajo, el tiempo libre y las tarifas por hora para garantizar que la planificación de recursos se ajuste al cronograma y presupuesto del proyecto. Estas funciones permiten a los equipos de construcción optimizar la distribución del personal, reducir los retrasos y mantener los proyectos funcionando de forma fluida y eficiente desde la oficina hasta el campo.
Realice un seguimiento de las métricas del proyecto con paneles, informes y hojas de horas en vivo
Los paneles dinámicos, informes y partes de horas de ProjectManager son herramientas potentes para gestionar proyectos de construcción con precisión y transparencia. Los paneles en tiempo real ofrecen visibilidad instantánea de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el progreso de las tareas, el uso de recursos y el estado del cronograma, lo que ayuda a los administradores de obra y a las partes interesadas a detectar problemas antes de que se agraven.
Los informes personalizables permiten a los equipos generar información detallada sobre el estado del presupuesto, los costos laborales, el seguimiento de hitos y la productividad, todo ello adaptado a roles o fases específicas del proyecto. Por otro lado, las hojas de horas seguras garantizan un seguimiento preciso y actualizado de las horas de la tripulación, lo que se incorpora directamente a los informes de costos y la planificación de recursos. Esto agiliza la comunicación, mejora la rendición de cuentas y permite que los proyectos de construcción se ajusten a los plazos y al presupuesto.
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ACERCA DEL AUTOR. https://www.projectmanager.com/blog
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
